如何實(shí)現(xiàn)科技期刊快遞單據(jù)的批量打印

周　麗

（重慶市衛(wèi)生信息中心，重慶　401120）

如何實(shí)現(xiàn)科技期刊快遞單據(jù)的批量打印

周麗

（重慶市衛(wèi)生信息中心，重慶401120）

本文以科技期刊郵寄的快遞單據(jù)批量打印為例，應(yīng)用Word軟件自帶的“郵件合并”與EXCEL表格功能相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了作者投稿數(shù)據(jù)導(dǎo)入、替換、打印等批量操作，避免重復(fù)機(jī)械勞動(dòng)，使編輯工作更加高效與便捷。

科技期刊；快遞單據(jù)；郵件合并

早期科技期刊從稿件的錄用通知書的發(fā)放、期刊訂閱、匯票單等，一般都是編務(wù)們通過(guò)郵局平郵方式實(shí)現(xiàn)的。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展及“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的科技期刊雜志社及編輯部為了提高工作效率及樣刊收到率都紛紛選擇了快遞來(lái)替代普通平郵的方式。例如，國(guó)內(nèi)的順豐、圓通、EMS等快遞業(yè)務(wù)可以更加快捷地完成當(dāng)期作者樣刊投遞等業(yè)務(wù)，提高了編輯部的工作效率。但隨之而來(lái)的繁雜的工作量使編輯部的編務(wù)們抓狂，一張又一張重復(fù)機(jī)械勞動(dòng)的手寫快遞單，然后粘貼快遞單等一系列流程，對(duì)于編務(wù)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)繁雜而又巨大的工作。雖然目前較多的科技期刊雜志社、編輯部的投稿系統(tǒng)可以將每期的作者群對(duì)應(yīng)的信息以Excel表格的形式儲(chǔ)存，但是如何將作者EXCEL表格信息內(nèi)容與快遞單打印內(nèi)容相聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)批量打印，成為各個(gè)期刊社、編輯部需要解決的首要難題。［1，2，3，4，5］

筆者翻閱資料發(fā)現(xiàn)可以利用Excel中的函數(shù)和宏自帶功能，利用書寫VBA計(jì)算機(jī)編程代碼來(lái)實(shí)現(xiàn)科技期刊單據(jù)的批量打印，或者可根據(jù)word軟件自帶的郵件合并功能，［6，7］通過(guò)郵件合并的“域”的運(yùn)用，應(yīng)用到稿件錄用通知、作者郵寄地址模板整理打印等諸多方面，但很少有研究者總結(jié)如何實(shí)現(xiàn)快遞單據(jù)的批量打印的過(guò)程，尤其是科技期刊當(dāng)期郵寄樣刊快遞單這種較為繁雜的重復(fù)機(jī)械勞動(dòng)，可以利用Word郵件合并中的“域”來(lái)實(shí)現(xiàn)其批量替換打印，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的反復(fù)嘗試及摸索，筆者總結(jié)出通過(guò)應(yīng)用Word“郵件合并”與EXCEL表格功能相結(jié)合實(shí)現(xiàn)批量打印快遞單據(jù)的簡(jiǎn)便方法。

本文以給作者郵寄當(dāng)期樣刊的快遞單為例，流程如下：

第一，準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源可以是Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Excel文件、Word文檔等多種格式。以編輯部投稿系統(tǒng)的作者信息Excel表格文件為例，作為數(shù)據(jù)源。

第三，模板與數(shù)據(jù)源相互關(guān)聯(lián)。先單擊“工具”→“信函與郵件”→“顯示郵件合并工具欄”；再單擊“打開數(shù)據(jù)源文件”（見(jiàn)圖1）。

圖1　模板與數(shù)據(jù)源相互關(guān)聯(lián)

“數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇事先做好的數(shù)據(jù)源，并在“選擇表格”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)所在的工作表（見(jiàn)圖2）。

第四，在模板中依次插入Merge Field域。選中要自動(dòng)替換的內(nèi)容，然后單擊“插入域”，“插入合并域”對(duì)話框被打開，點(diǎn)擊工具欄中的“插入域值”按鍵，“插入合并域”對(duì)話框被打開。因?yàn)榈谝豁?xiàng)“文章編號(hào)”對(duì)應(yīng)“數(shù)據(jù)源”的“L12345678”，我們選擇這一項(xiàng)，點(diǎn)擊“插入合并域”，看見(jiàn)插入合并域選項(xiàng)中，有插入地址域和數(shù)據(jù)庫(kù)域，請(qǐng)選擇數(shù)據(jù)庫(kù)域，域值就是開始我們列出的那5項(xiàng)，依次為文章編號(hào)、作者名稱、郵寄地址、郵編、電話號(hào)碼，點(diǎn)擊“插入”按鍵，然后點(diǎn)擊“關(guān)閉”，可以看到發(fā)生變化為文章編號(hào)根據(jù)之前EXCEL里面的數(shù)據(jù)內(nèi)容自動(dòng)替換新的文章編號(hào)，同理完成其他地方“作者名稱”“郵寄地址”“郵編”“電話號(hào)碼”的插入域工作，尤其要注意頁(yè)眉里的編號(hào)也要操作。

第五，預(yù)覽并輸出快遞單信息。先單擊“查看合并數(shù)據(jù)”，預(yù)覽快遞單信息。其中，在工具欄中插入Word域后面的查看合并數(shù)據(jù)按鍵中顯示的數(shù)字為第XX份，可以點(diǎn)旁邊兩邊的箭頭預(yù)覽。然后調(diào)整快遞單的排版信息。例如，可能這5項(xiàng)在快遞單頁(yè)面中沒(méi)有居中，預(yù)覽時(shí)可以調(diào)整。最后即為輸出快遞單。單擊“合并到新文檔”，彈出“合并到新文檔”對(duì)話框，選擇“全部”，所有的分報(bào)告會(huì)輸出到一個(gè)Word文檔里，保存、打?。ㄒ?jiàn)圖3）。

以上流程就可以實(shí)現(xiàn)Word“郵件合并”與EXCEL表格相結(jié)合自動(dòng)生成快遞單功能，只需中間個(gè)別地方的批量替換，并將郵寄樣刊的當(dāng)期作者信息EXCEL表格數(shù)據(jù)源引入進(jìn)來(lái)即可，這樣就快速匯總了當(dāng)期樣刊作者的快遞單信息，然后點(diǎn)擊打印按鍵即可實(shí)現(xiàn)批量操作。

綜上所述，Word自帶的“郵件合并”與EXCEL表格相結(jié)合實(shí)現(xiàn)快遞單、稿件錄用通知單、匯票單等批量打印功能，提高了編輯部的工作效率，方法簡(jiǎn)單易行，減輕了編輯部的人力和財(cái)力，適合多數(shù)科技期刊社、編輯部?jī)?nèi)部使用。［8，9，10］同時(shí)，我們?cè)诠ぷ髦新偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索出更加便利的批量打印、發(fā)送方式。例如，可根據(jù)科技期刊社自己的內(nèi)部需求更換word信息及對(duì)應(yīng)的作者群Excel數(shù)據(jù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)快捷操作。此項(xiàng)操作能極大地提高編輯的工作效率，值得其他編輯部學(xué)習(xí)與推廣。［11］

圖2　數(shù)據(jù)源選取

圖3　合并新文檔

［1］ 方玉桂，吳艷妮.利用快遞平臺(tái)多快好省地做好期刊發(fā)行——以《護(hù)理學(xué)報(bào)》為例［J］.編輯學(xué)報(bào)，2012，24（2）：156-157.

［2］ 縱奇志，杜民榮.Word和Excel軟件的實(shí)用技巧談［J］.山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2012，32（2）：51-53.

［3］ 李翠薇.科技期刊編輯的專業(yè)能力探討［J］.重慶工商大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2006，24（3）：320-322.

［4］ 付小強(qiáng).借助Word 郵件合并功能實(shí)現(xiàn)卡片批量制作方法探討［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2012，8（27）：6637-6641.

［5］ 吳洋意.利用Word 軟件實(shí)現(xiàn)編輯工作信件的批量制作［J］.中國(guó)科技信息，2012，20（5）：114.

［6］ 林慕嬋.一種Word和Excel結(jié)合制作打印模板實(shí)現(xiàn)批量套打的方法［J］.辦公自動(dòng)化（綜合月刊），2010（3）：47-48.

［7］ 朱翠英.Word的“郵件合并”功能在函授管理中的應(yīng)用［J］.山東教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，22（6）：91-92.

［8］ 杜燕華，蔡華仙.Word中的郵件合并功能［J］.昆明冶金高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2006（5）：98-102.

［9］ 陳蒙.利用word的“郵件合并”功能提高辦公效率［J］.中國(guó)西部科技，2006，5（35）：23-24.

［10］趙宏.利用Word和Excel快速生成批量數(shù)控程序［J］.機(jī)械制造，2010，17（3）：51-53.

［11］何浩平，潘偉珍.巧用Word和Excel批量打印成績(jī)單［J］.發(fā)明與創(chuàng)新：教育信息化，2016（2）：58-59.

G235

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1674-8883（2016）12-0288-02

第二，創(chuàng)建模板，一個(gè)作者的投稿系統(tǒng)信息里面變動(dòng)的內(nèi)容為：、作者名稱、郵寄地址、郵編、電話號(hào)碼這5項(xiàng)。先從第一項(xiàng)

來(lái)整理模板，我們先將其他固定不變的部分修改好，模板就完成了。例如，雜志社本身的地址、郵編、電話是固定不變的。