大數據時代背景下的檔案管理探討

劉琦寧波市規劃與地理信息中心

大數據時代背景下的檔案管理探討

劉琦
寧波市規劃與地理信息中心

互聯網信息化的時代，導致全球信息量在逐步增加，據資料調查顯示，全球的信息量正在以每年0.5倍的速度增加，人們每天接收的信息雜亂無章、冗長多余，僅僅接收信息并進行簡單的消化就比上班工作還要累，在這樣的信息爆炸的時代，在大數據背景的影響下，檔案管理也必須要進行變革，本文通過對大數據時代背景下檔案管理的研究，找到檔案管理變革的新契機，同時對檔案管理也提出了更高的要求，有助于推動大數據時代背景下檔案管理的革新。

大數據；檔案管理；契機；變革

大數據時代是在互聯網信息化之后的又一重大技術變革，而且在眾多領域已經引起了巨大變革，當然，在這樣的大背景下，檔案管理如果還采用傳統的方法和模式，就會很難適應時代的變化，甚至被淘汰，所以檔案管理必須進行順應時代變化的變革，信息爆炸時代也是對檔案管理提出了更高的要求，除了要抓住大數據時代帶給檔案管理的契機，不斷調整變化跟上時代的步伐，同時更要在原有的基礎上改變技術和流程，加快檔案管理效率，優化檔案管理。

一、大數據概念研究

大數據，顧名思義，就是所蘊含的信息數據量非常多，所以又把它稱為巨量資料，“大數據”這個詞匯最早起源于美國，大約在2009年逐步開始活躍在人們的視線范圍內，之后便一發不可收拾，成為全球熱搜詞匯之一，信息量在逐步增加，尤其是在20世紀末互聯網出現導致大量信息幾何倍增的情況下，2011年由國際數據公司發布的關于信息量的數字宇宙研究報告中指出2011年全球信息量共有1.82ZB，相對于2010年同比增長大于1ZB，同時還預測至2020年該數據將增長到35ZB，可見全球信息量增長巨大。

專業角度來講，大數據就是指那些更加直觀、更具有穿透性和話題性，且數量上呈現高增長率、復雜多變的信息資產；通俗一點來說，就是信息數據的超強累加，舉個例子來說，在大數據出現之前，人們所獲得和傳遞信息數據的途徑非常有限，而且數量上比較匱乏，一般都是通過書本、語音、報紙等，而信息網絡化時代開啟了數據變化傳播的新時代，途徑和數量都在以倍數遞增，互聯網的途徑弱化了人們傳統的傳遞信息的方式，微信、微博、各種論壇、網頁、軟件等等，傳遞信息便捷快速，就加大了在傳遞信息過程中的積累，而且互聯網思維越廣泛，這種數據信息的積累就要多。

二、大數據時代帶給檔案管理的契機

1.檔案數據的儲存與備份更為簡潔

傳統的電子數據在儲存和備份數據方面，經常會出現無法存入新的檔案數據，這是因為長時間向數據庫存入大量的數據導致內存空間不足，尤其是對于政府部門和企事業單位的檔案資料數量是非常大的,這樣所占的儲存空間非常大,而且管理起來也是相當繁雜,時間久遠就很難保證數據的完整,而且由于儲存空間問題而不得不將存儲時間較長的檔案資料銷毀,這極大地降低了檔案儲存的重要性,造成了貴重資料的損失，而大數據不僅數據資料巨大，還有非常大的儲存容量，能夠及時儲存所需檔案資料，免去由于空間不足要銷毀的困擾。

2.檔案管理的技術手段得到提升

隨著數據庫存儲數據資料不斷增多，在數據庫檢索和查找過程中也會非常困難，耗時較長不易于檢索，而大數據處理技術能夠輕松解決傳統檔案管理檢索困難的難題，同時在用戶檔案建立過程中較之傳統數據存儲收集到更多數據信息，采用大數據處理技術能夠構建檔案館的新型知識服務引擎，該技術引擎能夠根據用戶需求獲取多層次、多維度的信息數據，同時還能自動分析、組織和決策等，詳見圖1。

圖1　

三、大數據時代背景下對檔案管理的要求

1.檔案數據資料統一管理、統一備份

檔案管理中要統一管理和備份，能夠提升檔案管理的工作效率和準確性，而且大數據技術支持巨大數據的統一儲存和備份，所以應該順應大數據時代的要求應該統一建立檔案數據庫。目前也有部分地區已經建設完成。例如陜西省西咸新區的灃西大數據產業園，根據規劃，灃西大數據產業園將實現數據的規模化集中吞吐、深層次整合分析、多領域社會應用、高效益持續增值，成為國家政務資源后臺處理與備份中心、國家級大數據處理中心以及國內最大的信息資源聚集服務區，中國聯通、中國移動和中國電信三大運營商以及全國人口數據處理與備份（西安）中心、陜西廣電網絡等項目已入區①。所以建立統一管理的數據庫不僅便于信息資源的統一掌控，也有助于統一備份。

2.與大數據開發公司合作，便于開發出檔案行業的數據處理技術

大數據處理技術極大地解決了傳統檔案管理工作的難題，但是目前存在的一些大數據處理技術并不能完全適用于檔案管理，所以必須積極與大數據開發公司合作，在工作中積極配合共同研發出適合檔案管理的大數據處理技術，同時把更多的大數據技術引導檔案管理中。

3.加強培訓，提升檔案管理人員的素質和技能

大數據時代對檔案管理人員的素質和技能提出更高的要求，所以必須加大培訓力度，從從業理念、基本理論知識和技能等方面進行嚴格詳實的培訓，從而培養更多檔案管理技術人才，有助于更好地進行檔案管理工作，所以大數據時代對檔案管理工作人員提出了更高的挑戰。

四、結語

在大數據時代的背景下，檔案管理積極運用大數據技術，抓住新的契機，同時也要不斷優化，迎接更高的挑戰，同時也要規避在運用大數據技術的過程中出現信息泄露、篡改等的風險，通過嚴密的操作和法律措施等將風險降為最低。

注釋：

①郭濤.灃西大數據產業模式初探[N].中國計算機報，2012，12(24):032.

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討.云南檔案，2013年06期.

[2]施永利.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].商，2012(11):145.

[3]郭濤.灃西大數據產業模式初探[N].中國計算機報，2012，12(24):032.