大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

劉琦寧波市規(guī)劃與地理信息中心

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

劉琦
寧波市規(guī)劃與地理信息中心

互聯(lián)網(wǎng)信息化的時代，導(dǎo)致全球信息量在逐步增加，據(jù)資料調(diào)查顯示，全球的信息量正在以每年0.5倍的速度增加，人們每天接收的信息雜亂無章、冗長多余，僅僅接收信息并進(jìn)行簡單的消化就比上班工作還要累，在這樣的信息爆炸的時代，在大數(shù)據(jù)背景的影響下，檔案管理也必須要進(jìn)行變革，本文通過對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的研究，找到檔案管理變革的新契機(jī)，同時對檔案管理也提出了更高的要求，有助于推動大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的革新。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；契機(jī)；變革

大數(shù)據(jù)時代是在互聯(lián)網(wǎng)信息化之后的又一重大技術(shù)變革，而且在眾多領(lǐng)域已經(jīng)引起了巨大變革，當(dāng)然，在這樣的大背景下，檔案管理如果還采用傳統(tǒng)的方法和模式，就會很難適應(yīng)時代的變化，甚至被淘汰，所以檔案管理必須進(jìn)行順應(yīng)時代變化的變革，信息爆炸時代也是對檔案管理提出了更高的要求，除了要抓住大數(shù)據(jù)時代帶給檔案管理的契機(jī)，不斷調(diào)整變化跟上時代的步伐，同時更要在原有的基礎(chǔ)上改變技術(shù)和流程，加快檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理。

一、大數(shù)據(jù)概念研究

大數(shù)據(jù)，顧名思義，就是所蘊(yùn)含的信息數(shù)據(jù)量非常多，所以又把它稱為巨量資料，“大數(shù)據(jù)”這個詞匯最早起源于美國，大約在2009年逐步開始活躍在人們的視線范圍內(nèi)，之后便一發(fā)不可收拾，成為全球熱搜詞匯之一，信息量在逐步增加，尤其是在20世紀(jì)末互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)導(dǎo)致大量信息幾何倍增的情況下，2011年由國際數(shù)據(jù)公司發(fā)布的關(guān)于信息量的數(shù)字宇宙研究報告中指出2011年全球信息量共有1.82ZB，相對于2010年同比增長大于1ZB，同時還預(yù)測至2020年該數(shù)據(jù)將增長到35ZB，可見全球信息量增長巨大。

專業(yè)角度來講，大數(shù)據(jù)就是指那些更加直觀、更具有穿透性和話題性，且數(shù)量上呈現(xiàn)高增長率、復(fù)雜多變的信息資產(chǎn)；通俗一點(diǎn)來說，就是信息數(shù)據(jù)的超強(qiáng)累加，舉個例子來說，在大數(shù)據(jù)出現(xiàn)之前，人們所獲得和傳遞信息數(shù)據(jù)的途徑非常有限，而且數(shù)量上比較匱乏，一般都是通過書本、語音、報紙等，而信息網(wǎng)絡(luò)化時代開啟了數(shù)據(jù)變化傳播的新時代，途徑和數(shù)量都在以倍數(shù)遞增，互聯(lián)網(wǎng)的途徑弱化了人們傳統(tǒng)的傳遞信息的方式，微信、微博、各種論壇、網(wǎng)頁、軟件等等，傳遞信息便捷快速，就加大了在傳遞信息過程中的積累，而且互聯(lián)網(wǎng)思維越廣泛，這種數(shù)據(jù)信息的積累就要多。

二、大數(shù)據(jù)時代帶給檔案管理的契機(jī)

1.檔案數(shù)據(jù)的儲存與備份更為簡潔

傳統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)在儲存和備份數(shù)據(jù)方面，經(jīng)常會出現(xiàn)無法存入新的檔案數(shù)據(jù)，這是因為長時間向數(shù)據(jù)庫存入大量的數(shù)據(jù)導(dǎo)致內(nèi)存空間不足，尤其是對于政府部門和企事業(yè)單位的檔案資料數(shù)量是非常大的,這樣所占的儲存空間非常大,而且管理起來也是相當(dāng)繁雜,時間久遠(yuǎn)就很難保證數(shù)據(jù)的完整,而且由于儲存空間問題而不得不將存儲時間較長的檔案資料銷毀,這極大地降低了檔案儲存的重要性,造成了貴重資料的損失，而大數(shù)據(jù)不僅數(shù)據(jù)資料巨大，還有非常大的儲存容量，能夠及時儲存所需檔案資料，免去由于空間不足要銷毀的困擾。

2.檔案管理的技術(shù)手段得到提升

隨著數(shù)據(jù)庫存儲數(shù)據(jù)資料不斷增多，在數(shù)據(jù)庫檢索和查找過程中也會非常困難，耗時較長不易于檢索，而大數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠輕松解決傳統(tǒng)檔案管理檢索困難的難題，同時在用戶檔案建立過程中較之傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲收集到更多數(shù)據(jù)信息，采用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠構(gòu)建檔案館的新型知識服務(wù)引擎，該技術(shù)引擎能夠根據(jù)用戶需求獲取多層次、多維度的信息數(shù)據(jù)，同時還能自動分析、組織和決策等，詳見圖1。

圖1　

三、大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理的要求

1.檔案數(shù)據(jù)資料統(tǒng)一管理、統(tǒng)一備份

檔案管理中要統(tǒng)一管理和備份，能夠提升檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性，而且大數(shù)據(jù)技術(shù)支持巨大數(shù)據(jù)的統(tǒng)一儲存和備份，所以應(yīng)該順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求應(yīng)該統(tǒng)一建立檔案數(shù)據(jù)庫。目前也有部分地區(qū)已經(jīng)建設(shè)完成。例如陜西省西咸新區(qū)的灃西大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，根據(jù)規(guī)劃，灃西大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園將實現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)模化集中吞吐、深層次整合分析、多領(lǐng)域社會應(yīng)用、高效益持續(xù)增值，成為國家政務(wù)資源后臺處理與備份中心、國家級大數(shù)據(jù)處理中心以及國內(nèi)最大的信息資源聚集服務(wù)區(qū)，中國聯(lián)通、中國移動和中國電信三大運(yùn)營商以及全國人口數(shù)據(jù)處理與備份（西安）中心、陜西廣電網(wǎng)絡(luò)等項目已入?yún)^(qū)①。所以建立統(tǒng)一管理的數(shù)據(jù)庫不僅便于信息資源的統(tǒng)一掌控，也有助于統(tǒng)一備份。

2.與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，便于開發(fā)出檔案行業(yè)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)

大數(shù)據(jù)處理技術(shù)極大地解決了傳統(tǒng)檔案管理工作的難題，但是目前存在的一些大數(shù)據(jù)處理技術(shù)并不能完全適用于檔案管理，所以必須積極與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，在工作中積極配合共同研發(fā)出適合檔案管理的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，同時把更多的大數(shù)據(jù)技術(shù)引導(dǎo)檔案管理中。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)和技能

大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員的素質(zhì)和技能提出更高的要求，所以必須加大培訓(xùn)力度，從從業(yè)理念、基本理論知識和技能等方面進(jìn)行嚴(yán)格詳實的培訓(xùn)，從而培養(yǎng)更多檔案管理技術(shù)人才，有助于更好地進(jìn)行檔案管理工作，所以大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作人員提出了更高的挑戰(zhàn)。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，抓住新的契機(jī)，同時也要不斷優(yōu)化，迎接更高的挑戰(zhàn)，同時也要規(guī)避在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中出現(xiàn)信息泄露、篡改等的風(fēng)險，通過嚴(yán)密的操作和法律措施等將風(fēng)險降為最低。

注釋：

①郭濤.灃西大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)模式初探[N].中國計算機(jī)報，2012，12(24):032.

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討.云南檔案，2013年06期.

[2]施永利.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].商，2012(11):145.

[3]郭濤.灃西大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)模式初探[N].中國計算機(jī)報，2012，12(24):032.