辦公室精細化管理方法探微

梁書英 王春霞

摘要：高校辦公室在高校的日常運轉(zhuǎn)中承擔著重要的樞紐職能，其通過各項職能的發(fā)揮，使高校決策得以向各部門傳達。因此，辦公室必須通過標準化管理流程，踐行自身的精細管理之路，從而保證辦公室工作在高校良性運轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮最大作用。為此，本文從精細化管理的概念與意義入手，分析高校推進精細化管理要把握的理念，并就高校辦公室精細化管理的方法展開論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：精細化管理 科學管理 人本管理

精細化管理是現(xiàn)代企業(yè)的一種先進管理文化，已經(jīng)逐步被引進到高校管理中來?，F(xiàn)今，隨著高等教育深化改革的不斷深入，高校在日常運轉(zhuǎn)過程中的行政任務(wù)日漸增多，進而使得辦公室的地位更顯重要。精細化管理模式的引入，是提升辦公室行政辦公效率、確保高校實現(xiàn)良性運轉(zhuǎn)的保證。因而，研究高校辦公室精細化管理具有重要的理論價值與現(xiàn)實意義。

一、精細化管理概述

1.精細化管理的概念

精細化管理最初由上世紀中葉的日本企業(yè)提出，此種理念體現(xiàn)了對社會分工的精細劃分，進而依托此種劃分提升了企業(yè)的整體服務(wù)質(zhì)量。從實踐角度來看，精細化管理有效地使企業(yè)在運行中所耗費的管理成本得以下降?；诠芾韺W理論來看，科學管理涵蓋了規(guī)范化、精細化以及個性化三個層面的管理模式。

2.精細化管理的意義

精細化管理是一種科學的管理方法，也是一種管理文化。精細化管理是一種規(guī)范化的管理模式，是辦公室工作效率和質(zhì)量的保證。對于企業(yè)而言，精細化管理是其生命力所在，對于高校辦公室而言，精細化管理也是必不可少的管理方式。因此高校辦公室必須更新理念，增強責任意識和質(zhì)量意識，積極采取有效措施，建立規(guī)范、高效的學校行政管理體制和運行機制，從細微處入手，實施精細化管理，確保各項工作高效率、零失誤，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

二、高校推進精細化管理要把握的理念

高校推進精細化管理要把握科學管理和人本管理等理念。

1.科學管理

高校的日常管理離不開制度建設(shè)，而規(guī)范化的規(guī)章制度是高校得以踐行精細化管理的前提條件。因此，國內(nèi)各大高校應(yīng)當立足于自身實情，制定和完善規(guī)章制度，注重對教師的培訓工作，健全人才培養(yǎng)模式，使高校的各項制度能夠同自身的戰(zhàn)略發(fā)展愿景相契合，從而使高校走上科學發(fā)展之路。

2.人本管理

人本管理就是以人為本或以人為中心的管理。人本管理不同于見物不見人或把人作為工具、手段的傳統(tǒng)管理模式，而是在深刻認識人在社會經(jīng)濟活動中的作用的基礎(chǔ)上，突出人在管理中的地位，實現(xiàn)以人為中心的管理。在全球都進入了人本管理新時代的背景下，高等院校作為管理組織體系的一個重要組成部分，也不可避免地被卷入到人本管理的浪潮中。尤其是精細化管理過程中，更需要引入人本管理理念。作為高校中樞位置的學院辦公室，只有與時俱進，積極響應(yīng)黨中央的號召，在精細化管理過程中貫徹以人為本的管理理念，才能提高管理水平和工作效率。

三、高校辦公室精細化管理的方法

高等學校學院辦公室承擔著日常管理、組織協(xié)調(diào)、輔助決策、后勤保障等工作。由于工作內(nèi)容繁雜，所以更需要進行精細化的管理。為此，高校辦公室應(yīng)該完善辦公室各項工作制度，明確辦公室各崗位職責，規(guī)范與優(yōu)化辦公室工作流程，使各項工作細化、量化、標準化。

1.完善辦公室各項工作制度

高校辦公室精細化管理工作的開展離不開制度的支撐，尤其需要完善的工作制度，這樣才能使辦公室工作有章可循、有規(guī)可依，才能保證精細化工作流程順利開展。完善辦公室的各項制度要做到以下幾點，首先，要簡化辦公室工作各個崗位的職責體系，保證各個崗位分工明確、職責清晰，每個人可以建立個人工作日志，這樣有助于他們了解自己的職責范圍，及時掌握自己的工作進度，進而更好地完成工作。如果辦公室工作人員都能各司其職，發(fā)揮各自的作用和價值，就能清除辦公室的工作死角，使每項工作都能順利開展。其次，完善辦公室考核機制。確定了每個崗位、每個工作人員的具體職責后，要建立相應(yīng)的考評機制，制定量化考核標準，包括出勤狀況、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、責任心、團隊意識、組織協(xié)調(diào)能力等，當然考核結(jié)果要與每個人的工資、獎金掛鉤。通過定期考核，既可以檢查每個人的工作完成情況，也能增強他們的責任心，提高他們的工作效率，進而促進辦公室精細化管理工作的有序進行。

2.明確辦公室各崗位職責

辦公室在實現(xiàn)精細化管理過程中，必須做到明確界分責任，做到責任能夠落實到具體的職工身上，以此使高校辦公室職工形成高度崗位責任感，在日常的工作和教學活動中勤勉履職。同時，依托對責任內(nèi)容的細化，使高校辦公室職工明確自身的崗位責任，進而在日常工作中更為投入，從而為高校的戰(zhàn)略愿景實現(xiàn)貢獻出個體力量。

3.規(guī)范與優(yōu)化辦公室工作流程

高校的各個部門、各個科室都是一個小型的管理團隊，雖然各個團隊都有自己的職責和工作范圍，但是它們之間也有密切的工作往來。為了提高辦公室的工作效率，在精細化管理過程中，要規(guī)范與優(yōu)化辦公室的工作流程，精簡工作程序，保證各個環(huán)節(jié)順暢進行。首先，辦公室的核心職責是輔助學校的決策，并圍繞具體的決策進行辦公室各個環(huán)節(jié)的工作，包括調(diào)研、實施、信息反饋、綜合測評，以及后續(xù)的補充和完善。因此，辦公室要根據(jù)決策的真正意圖，合理及時地給各個科室和部門分配具體任務(wù)，隨時監(jiān)督和掌握各科室和部門的完成情況，以便及時解決他們在完成任務(wù)中遇到的問題，調(diào)節(jié)因工作重心不同造成的分歧。其次，各個部門和科室明確了相應(yīng)的職責后，還要照章辦事，這樣才能使各個部門相互協(xié)調(diào)，使各項工作環(huán)環(huán)相扣、有序進行。因此，每個人都要在自己職權(quán)范圍內(nèi)開展工作，不能違規(guī)操作、越權(quán)操作，否則會打亂辦公室的工作流程，影響他人或者其他部門和科室的工作。

4.各項工作細化、量化、標準化

對辦公室崗位責任的細化，實際上便是對工作內(nèi)容的細化，同時在細化過程中，應(yīng)當對不同的職位制定與之對應(yīng)的職責權(quán)利標準和要求，并據(jù)此制定辦公室職位績效考核標準，通過績效考核的模式，推動辦公室實現(xiàn)精細化管理。

從具體的管理內(nèi)容來看，精細化管理注重對管理活動所涵蓋的各項內(nèi)容實現(xiàn)精細化操作，依托此種精細化管理內(nèi)容操作，使每一個管理節(jié)點均能按照預先設(shè)定的要求和標準完成自身所擔負的職能，進而形成系統(tǒng)化的管理模式，實現(xiàn)高校管理活動對高校內(nèi)部組織行為的全方位控制。

四、結(jié)語

推進高校辦公室精細化管理是提升辦公室管理協(xié)調(diào)服務(wù)價值、政策研究價值和督察督辦價值的必由之路。高校辦公室在高等教育深化改革的時代背景下，面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)。有鑒于此，基于提升辦公室辦公效率和服務(wù)質(zhì)量的考量，應(yīng)當依托精細化管理模式促進辦公室工作質(zhì)量的提升。需要指出的是，不僅是辦公室要進行精細化管理，高校也應(yīng)積極推進精細化管理，以高度的責任意識投入到高校的日常教學和管理之中，進而使高校依托精細化管理建設(shè)而更具競爭力。

參考文獻

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