基層人社檔案管理中的問題及對策探討

楊建偉

摘要：基層人社檔案管理極為重要，與社會的眾多層面都有著密切關聯，切實有效的管理能為社會服務保障體系完整地推進起到極強的助力作用，從根本上做到服務民生。但實踐期間依舊存在較多問題亟待改善。基于此，本文分析了基層人社檔案管理現有問題并出具了完善對策，望為我國人社工作的優化予以相應參考。

關鍵詞：基層;人社;檔案管理

前言：

現今社會同以往截然不同，接受高學歷教育的人數驟增，基層人社檔案信息規模持續拓張，加之個人發展及工作經歷會不斷變化，也將產生更為多元的檔案，如此也就使得基層人社檔案管理難度攀升。而且，新時期下任意事物都會不斷發展，基層人社檔案管理工作也在發展中凸顯問題，如管理機制難以統一、信息化建設止步不前等等，對管理實效影響頗深。對此，便需基于現有管理問題加以分析，出具合理改進建議，從而為人們給予更加優質的服務。

一、基層人社檔案管理現有問題分析

在查閱相關文獻資料并與部分工作人員交流后獲知，基層人社檔案管理現有問題大致體現為如下幾點：

（一）管理機制未能統一

現如今，因檔案數量只增不減、類型多元，所以基層人社檔案的管理依舊以分類存放方式為主，劃分類型移交至對應的經辦部門存放，以確保工作專業性。但實質上，如此管理弊病較多：首先，因受人員、工作條件等因素所擾，某些部門不具備單獨配備檔案室、管理員的能力，無法確保檔案存放的規范性，如城鄉居民醫保參保檔案多為鄉鎮勞動保障部整理存放，但辦公用房以及人員稀缺，最終使檔案僅能存放于辦公場所，不但存放條件不達標，且很容易丟失破損;其次，某些部門配備的檔案室設施老舊，管理方式滯后，僅能確保檔案不遺失，安全隱患以及不利因素較多;再者，資源利用率不高，因不同部門檔案數量不同，具有檔案資料閑置抑或部分設備擱置的現象，耗損了基層人社檔案管理成本;最后，管理不同意，不管是檔案的采集、整理還是歸檔都隨意而為，匱乏統一性，使得材料客觀精確性等不足，更有甚者私自修改資料，這都會對人們的個人權益產生侵害。

（二）信息化建設止步不前

眾所周知，基層人社檔案管理工作依舊以紙質檔案為主，往往選擇人力檢索。而切實開展工作期間，人們辦理的業務較為多元，不但需要查閱不同時間的檔案資料，還需要復制，不但工作量大，也會對原始檔案資料構成磨損，更難以實現新時期下人社工作發展實際需要。再加上因基層人社檔案管理未對先進技術加以利用，部門和部門無法快速暢通的進行信息交流，資料共享，使得業務辦理流程繁瑣復雜，拉低了辦事效率。

（三）高素質人才匱乏

現如今，基層人社部配備的檔案管理工作者多為其他部門人員兼職，工作經驗不足且精力有限。具體表現為：基層人社管理者以及業務人員沒能充分認知檔案管理的意義，對該項工作缺乏關注度。人社局旗下大多數業務部均為兼職檔案管理人員，崗位流動性大，職業素養參差不齊，對檔案資料的管理極為不利，更甚者導致私密信息泄露;人才選拔以及培訓方面問題較大，本就缺乏專業工作人員的隊伍平時不注重培訓，且專職人員年齡偏高，匱乏較好工作熱情，對新鮮事物接受能力不足，難以使用先進技術開展工作。

二、基層人社檔案管理優化策略

（一）配備統一管理型檔案室并對資源有效整合

對人社系統所有業務辦理部現有檔案室予以整合，以統一化管理、分類存放這一原則為基礎，介于縣級構建標準化人社檔案室，對現有資源科學整合，如業務人員、設施等，統一管理檔案。位于檔案室內部，依照不同業務特征，依據鄉鎮、村居、村組、時間等合理分類，確保檔案資料的秩序性，方便今后檢索查詢;就工作流程來看，不管是檔案的收集、整理抑或者存放、鑒定等，均應和對應業務部門有效聯系，對各部門采集資料的有效性、精準性予以強化，為所有檔案完整有效存放加以保障。同時，對檔案流向嚴加管控，對檔案室藏不斷優化。可以說，對基層人社檔案管理予以統一、規范，不但能對資源有效利用，也能對業務辦理人員工作能力加以提升，確保資源充分展現自身作用，給業務辦理申請方予以優質服務。

（二）推動信息化建設

基層人社檔案管理注重實體管理期間，也應注重信息化建設，構建完善的電子檔案管理機制。首先，對保存時間常且高利用率等檔案作為首要掃描任務，轉換成電子檔分門別類存放，便于后續利用;其次，對人社檔案管理信息化系統予以開發、構建，依照社會保障卡號針對個人構建電子檔案，并產生數據庫，內容囊括參保、就業、人事等多項信息，用戶能基于自身社保卡號碼檢索相關信息，確保檔案信息檢索利用效率及效果;最后，對內部信息共享機制加以構建。在管理人社電子檔案目錄期間，應以動態化管理為主，主管部應和其他業務辦理部有效交流，信息互享，逐漸實現基于檔案材料便能提供相應證明的目標，無需同以往一樣轉遞檔案，只要是能檢索到的資源便無需業務申請人提供。可見，經由基層人社檔案信息化平臺，能對業務辦理部門工作效率加以改善，讓群眾僅需通過一張身份證抑或社保卡辦理全部事項，對人社服務質量、水平予以優化提升。

（三）強化培訓，對從業人員專業素質予以提升

眾所周知，人社檔案與個體薪酬待遇、崗位晉升、參保繳費等眾多層面息息相關，檔案內記載的所有信息均和個體生活、工作關聯密切，故而必須確保檔案資料的精準性、客觀性。可以說，基層人社檔案管理從業人員專業素養正是對檔案精準性予以保障的關鍵所在。對此，我國基層人社部需盡快構建專業的從業隊伍，并實施統一化管理。同時，還應以人社檔案從業人員現有知識結構、業務難題為基礎，組織實施目標性業務培訓以及思政教育，如依照業務類型等選派從業人員前往其他省市觀摩學習，對從業人員整體素養以及工作水平不斷強化。此外，還應構建適宜且極具科學合理性的檔案目標管理體系，對與檔案管理有關的所有工作機制加以優化改進，明確檔案管理各環節權責義務，確保所有從業人員權責統一化，并以極強的監督執行力以及科學規范的制度，防范檔案在存放整理期間破損、修改等不良現象滋生。

三、結束語

本文對基層人社檔案管理現有問題予以分析且提出了相應改進策略，如配備統一管理型檔案室并對資源有效整合、推動信息化建設、強化培訓，對從業人員專業素質予以提升等，望以此為基層人社檔案管理事業更好的服務于民予以參考。

參考文獻

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