信息化手段下海洋檔案信息資源的整合與共享*

孫　杰　吳曉文（國家海洋局東海信息中心，上海，200136）

信息化手段下海洋檔案信息資源的整合與共享*

孫杰吳曉文
（國家海洋局東海信息中心，上海，200136）

文章根據當前檔案信息化建設的新形勢與海洋局檔案工作的特點，結合國家海洋局東海檔案館檔案管理工作的實際情況，就如何借助信息化手段，整合共享海洋檔案信息資源提出了切實可行的解決設想，以期有效推動本館檔案信息化工作的進一步發展，也為同類型單位的檔案信息化建設提供借鑒。

海洋檔案信息孤島信息整合虛擬化

海洋檔案是海洋工作各項活動的記錄和憑證，它包括國家機構、社會組織和個人，在從事海洋的管理、科研調查、資源開發、公益服務、對外合作與交流以及海洋部門黨政工作等活動中直接形成的，對國家及社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始的歷史記錄［1］。

海洋檔案涉及的內容多，范圍廣，被稱為“偉大的藍色記憶”。每年都有大量的海洋檔案進入各級海洋檔案管理部門，并以其豐富的、有價值的情報信息成為重要的科技信息資源。為了充分響應國家海洋局“第二次歷史海洋檔案進館工作”［2］的號召，實現我館信息技術階段向信息資源階段的戰略轉型，我館結合自身特點，全面開展了檔案資源整合工作，不但進行了檔案信息化應用系統的建設，而且著重考慮了如何借助信息化手段來整合共享海洋檔案信息資源，為整個涉海單位資源共建共享工作的開展提供重要的決策信息。

1　分局海洋檔案管理和利用現狀

雖然分局信息化建設工作起步較早，經過前期的信息化建設，基礎設施基本建設完畢，完成了內網、業務專網和外網的建設；但是檔案信息化建設起步較晚，直至2011年我館初步建設了檔案管理系統，主要管理海洋觀測監測檔案及其他一些常見類型的檔案。2012年我館完成了業務專網的整合，2014年3月搬遷至新的辦公地點后，分局投入大量人力物力，將分局其他一些未納入集中管理的檔案或納入管理范圍但歸檔不及時的檔案進行了兩次集中進館工作，同時開始建設實物檔案館，進行實物檔案的集中征集。

隨著檔案管理工作和信息化的逐步深入，現有信息化建設無法滿足業務發展需要，具體表現在以下幾個方面：

首先，數字化資源建設基礎薄弱。現有檔案均為實體檔案進館保存，借閱多為實體方式，數字化檔案資源較少，更多的海洋檔案資源無法進行有效利用。

其次，檔案管理系統功能單一。現有檔案管理系統功能上偏重于檔案的管理和保存，利用功能相對欠缺；隨著檔案類型的增加，系統尚無針對新類型檔案的管理和利用功能。

再次，檔案資源實時共享受限。現有系統與綜合業務平臺、其他應用系統之間無法進行互聯，形成了信息孤島。

此外，我館的檔案管理現狀已經遠遠不能滿足檔案信息資源利用方面的需求，具體表現在以下幾個方面：

（1）歷史海洋檔案經常需要調卷翻閱，容易毀損；

（2）檔案管理僅僅局限于條目管理，尚未涉及全文管理；

（3）檔案管理系統無法與其他系統互聯，信息資源共享利用非常不便，形成信息孤島；

（4）檔案資源利用效率低，在工作中查檔困難，無法為海洋局工作的開展提供有效的決策輔助；

（5）檔案資源提供給其他政府部門或社會利用時，手續繁瑣，不但增加行政成本，也很不安全，重要資料容易泄露。

因此，如何提升局管檔案資料的質量，提高業務人員的日常辦公效率，加強檔案信息資源整合共享，是我館在信息化建設和日常管理過程中面臨的重大課題與難題。

2　信息化改變海洋檔案管理和利用現狀

經過深入分析我館目前檔案管理和利用過程中存在的問題，我們最終決定在原有檔案管理軟件的基礎上進行功能改造，借助我局“三網”建設成果，輔以數據資源制作、虛擬檔案館和檔案利用中心等平臺配套建設，將實現海洋檔案信息資源整合與共享作為本期項目建設重中之重。

整個項目構建出功能金字塔模型，打造了三個整合、三個共享和兩個特色重點功能，如圖1所示。

圖1　建設重點功能金字塔模型圖

在資源整合上，本項目主要關注數字化整合、系統化整合和一體化整合三個方面：

（1）歷史檔案的數字化整合——完成歷史檔案中的基建檔案（含船舶、房產）、科技項目檔案、執法案卷等總計2500卷左右檔案的數字化掃描工作，并對館藏實物（如錦旗、模型、獎杯獎狀、設備零部件）進行實物建檔，有效發揮歷史檔案的利用價值。

（2）各類檔案資源的系統化整合——利用改造后的檔案管理軟件，實現了多渠道靈活化檔案信息收集，提升了各類檔案信息資源的全面管理與利用功能，檔案類型覆蓋文書檔案、基建檔案、科研檔案、船舶檔案、照片檔案、音視頻檔案等，還特別針對船舶檔案提供了完整的歸檔管理解決方案。

（3）各類應用系統的一體化整合——針對現有的各個應用系統（辦公自動化系統、綜合業務平臺等），定制開發一體化歸檔接口，實現與各應用系統的無縫銜接，增強了應用系統中信息資源歸檔的即時性，實現檔案管理軟件同業務系統之間數據的交互集成。

在共享利用上，本項目建設實現了可視化建設、虛擬化展示和門戶化應用三項重點功能：

（1）庫房管理的可視化建設——進行庫房可視化管理和虛擬庫房建設，利用3D建模技術，將庫房建模的結果嵌入到檔案管理系統中，最終實現用戶利用檔案時即可進行智慧庫房管理。

（2）實物檔案的虛擬化展示——基于實物檔案建設虛擬展廳，用戶可通過虛擬展廳瀏覽海洋檔案宣傳展示實景，并可結合實物展的不同主題，在線編輯與維護展示內容。

（3）檔案資源的門戶化應用——通過搭建檔案利用中心門戶，實現檔案資源的虛擬陳展、專題瀏覽和一體化檢索等利用功能的一門式應用，建立海洋檔案資源的實時共享利用門戶。

此外，本項目建設通過引入數據挖掘和流程自定義技術，完善了檢索和借閱功能，提升了系統的便捷性和安全性：

（1）方便使用——實現一體化檢索和業務專題匯編，在方便利用者查找利用檔案的同時，又幫助業務部門實現了對海洋業務數據的深層次開發利用。

（2）確保安全——增加了多級借閱審批流程，實現了借閱全流程管理，按照借閱者的身份授權，結合不同的檔案內容啟動不同的審批流程，確保了不同密級檔案的安全利用。

3　海洋檔案信息資源整合與共享成效分析

海洋檔案信息資源整合（數字化、系統化、一體化）與共享（可視化、虛擬化、門戶化）的實現，大大提升了我館海洋檔案的管理效率和利用價值，將為海洋局業務工作的開展提供重要輔助決策手段。在本期信息化建設完成后，我館海洋檔案的整體業務流程如圖2所示。

圖2　信息化手段下海洋檔案資源整合與共享業務流程圖

該業務流程參考OAIS［3］系統模型進行設計，按照檔案業務的收、管、存、用四個方面進行梳理，分別對整合共享后的效果進行簡要分析。

（1）檔案收集——多渠道采集的實現

通過數字化加工和實物檔案建檔，確保存量檔案轉變成數字資源進行統一管理和利用；通過系統提供多種數據采集方式，確保前端業務系統、OA系統及其他業務系統數據的在線接收；對于非聯網單位及機構（如執行任務的船舶），可單獨安裝檔案數據收集工具，進行相關數據的收集；對于增量檔案，則提供手工著錄方式完成數據收集。

（2）檔案管理——全方位管理的實現

提供各種應用系統的歸檔接口，實現各應用系統和檔案系統的無縫銜接；提供自定義工作流引擎，實現檔案借閱全流程管理；通過內容發布管理，實時控制檔案利用門戶的發布內容；利用數據挖掘技術，實現更多檔案資源的專題編研及管理；通過檢索等方式自主選擇需要導出的檔案內容，將相應的案卷以及電子全文信息統一導出管理。此外，管理功能與庫房系統進行集成，提供虛擬庫房管理功能。

（3）檔案保存——虛擬化庫房的實現

根據實體庫房的情況，進行3D庫房的建模，將建模結果嵌入到檔案管理系統中，最終實現在檔案管理系統中即可在3D庫房場景中進行前后走動。將檔案系統與密集架、溫濕度儀進行集成，實現實時點控的智慧庫房管理，并通過三維虛擬庫房管理功能，提高庫房管理效率，實現資源的集中安全保存。

（4）檔案利用——資源共建共享的實現

依托“數字海洋”專網，利用系統一體化歸檔接口，實現檔案系統與業務系統之間的數據交互集成，打造專網資源共享服務，打破了海洋系統內部傳統的“孤島式”信息化建設方式；通過建設檔案利用中心門戶，集虛擬陳展、專題瀏覽和一體化檢索等共享利用功能于一身，實現檔案信息開放利用。

綜上所述，該業務流程采用各種信息化手段，對我館檔案系統各項功能進行了不同程度的提升，有效輔助了檔案業務收、管、存、用四方面建設，工作效率的提高是顯而易見的，且將資源共建共享落地實施，滿足了檔案信息資源利用方面的迫切需求。

4　結束語

我館本期檔案信息系統的建設，通過運用各種信息化手段對檔案信息資源進行整合與共享，打破了信息孤島現象，是海洋系統深入利用檔案信息資源的一次成功嘗試。項目取得了預期的效果，也為同類型單位檔案信息化建設工作探索出一條切實可行之路。

*本文系國家檔案局科技項目“東海海洋業務檔案資源整合及共享機制研究”（項目編號：2014-X-63）研究成果之一。

［1］《海洋檔案管理規定》［EB/OL］.http://wenku.baidu.com/link?url=xdZkgkDJg-SIruq19E9Nm8Cc3bDURC0rvUOU8x8wNz6s8twNPRdyATT6Zh4UQ0RYLrYgu3N8qX-7fYHIfsrG2NyWsgtDB1azXSPWjsEJQHK.

［2］國家海洋局第二次歷史海洋檔案進館工作［EB/OL］.http://www.coi.gov.cn/news/zhongxindt/201501/t20150109_32090.html.

［3］ISO 14721∶2012，Space data and information transfer systems——Open archival information system（OAIS）—Reference model［S］.

［4］《全國海洋檔案工作“十二五”發展規劃綱要》出臺［EB/OL］.http://news.hexun.com/2011-03-25/128232870.html.

孫杰，國家海洋局東海信息中心檔案室主任，工程碩士，副研究館員，主要研究方向為海洋工程、海洋信息、檔案管理。

吳曉文，女，國家海洋局東海信息中心工程師，碩士，主要研究方向為檔案管理、海洋數據挖掘。

Integration and Sharing of Marine Archives Information Resources by Means of Information

Sun Jie，Wu Xiaowen
（East Sea Information Center，S.O.A，Shanghai，200136）

According to the new situation of the construction of archives information and the characteristics of the archives work of the S.O.A，combined with the actual situation of archives management of the East Sea Archives，S.O.A，feasible solving ideas on how to use information technology to integrate and share the marine archives information resources is put forward.It not only can effectively promote the further development of the self archives information work，but also provides an important reference for the same type of units of the archives information construction.

Marine Archives；Information Island；Information Integration；Virtualization

G270.7