規范管理 促進信息化落地

文｜本刊編輯部

在我國建筑業不斷變化和發展的今天，企業的產業升級、結構調整、管理優化等工作趨于常態化，信息化系統也應隨時、隨需根據企業業務變化和管理升級進行持續改進和提升。為此，建立有章可循，有法可依，有手段可用的信息化應變的機制與配套治理體系，保證施工企業信息化建設的可持續性是十分重要的。

實際上，企業信息化建設是一項長期工作。通常企業在信息化建設過程中會對信息化需求的分析、系統選型及實施上線給予足夠的關注，然而企業信息化建設并不以系統的上線為止，相反更多和更重要的工作是如何保證系統在上線后，能夠隨著企業業務變化而持續的推廣、維護和優化升級。

隨著企業對信息化應用的不斷深入，企業對系統的依賴性也越來越強，信息化在幫助企業提高管理效率的同時，治理體系缺乏所隱藏的風險也將越來越突出，如信息安全的隱患、無形資產流失的風險、系統故障給業務運行帶來的影響等。

當然，信息化在使用過程中會存在眾多風險，例如數據風險、硬件風險等。這些風險的規避都依賴于業務部門與信息化部門在信息化建設過程中的協調與配合，依賴于適合的信息化組織結構和流程體系的構建以及信息化人才隊伍的建設。可以說，企業信息化的成功是“三分靠技術，七分靠管理”。

企業信息化治理是指為保證信息系統上線及后期的持續改進，對其運行過程中涉及的人員、硬件、軟件、數據、規程、評價體系等進行管理的一系列活動。

信息化建設不可能一蹴而就，信息化管理同樣是企業管理的一項重要內容。所以，信息化推進同樣需要制度保障，應建立各種信息化應用的運行制度、企業信息安全制度、信息化監督考核制度、信息化應用的崗位責任制度，以制度建設保障企業信息化建設穩步推進。

組織機構保障信息化建設

為了保證信息化的運行維護正常進行，施工企業有必要建立專門的信息化管理機構，承擔信息化運維工作，包括建立多層級的組織機構保障體系。首先，信息化系統建設是企業一項長期而艱巨的任務，不是一個信息化部門就可以完成的，還需要整個企業內部各主管領導、各職能部門、各子分公司和各項目部參與，共同推動信息系統的進步。因此，信息化運維的組織機構應該是建立以信息部門為主導的多層級、多業務參與的組織保障體系。其次，應保證信息部門能夠有自己完整的組織架構、獨立的預算和獨立的業務管理流程等。這些獨立性使得信息化部門在進行信息化建設時能夠更好地考慮和平衡企業長期、中期和短期的業務需求，制定合理的信息化發展規劃。客觀的平衡各個部門的信息化需求，更好地管理信息系統。最后，要積極推動CIO機制建設，國外大型工程承包商通常會設置專門的CIO。CIO(Chief Information Officer）是首席信息官、信息主管。主要負責組織信息化建設、實施和運行的管理者。CIO參與企業的業務戰略討論和決策，并對企業的長期發展負有重要的責任。CIO可以從信息化的角度給企業的業務運營和發展戰略提供信息化的支持。通過企業的信息部門、協同內部各業務部門的資源和整合外部資源，滿足企業業務運營的信息化需求。更好的推進信息化運行和管理工作。

為了完成信息化組織機構的職能，還必須配備相應的專業人員和崗位，以完成其職能要求。例如設置系統設計員、數據庫管理員、網絡架構人員等崗位。除傳統的信息化管理人員之外，施工企業應積極培養企業內部的管理咨詢人員，信息咨詢人員大多“出身”于業務部門，對企業各部門的業務運作非常熟悉，能夠高效地幫助業務部門解決信息系統使用過程中的問題，并能夠從信息化的角度更好地提供業務管理優化的建議，通過信息化的手段實現，或通過不斷優化信息化系統滿足業務的需求。

以長春建工集團有限公司（以下簡稱“長春建工”）為例，長春建工成立以董事長為組長的領導小組，負責公司信息化集成系統規劃方案的審定、投入資源的確定、全公司信息化工作的推進等。為保障全公司信息化工作順利開展，公司成立了信息中心納入公司總部機構編制，設立了信息主管、系統管理及網絡管理三個崗位，隨著系統的建設將增設四至五個崗位的編制。同時，各二級單位設立一個以上專職的信息化管理崗位。為加快信息化工作公司設立管理信息化集成系統項目部，下設協調與IT技術、財務、人力資源、協同辦公和綜合項目管理等五個工作組，分別配合軟件公司完成管理咨詢、管理流程設計、管理目標設計、管理數據庫建立及數據模型分析，做好技術儲備，保證資源投入和系統硬件配套。不斷完善公司信息化建設的管理制度。

相關調查顯示， 41.5%的建筑施工企業未設置信息化工作部門；38.8%的企業設置了專門的信息化工作部門；19.7%的企業暫由其他部門代理其職能。這表明，越來越的企業加強對信息化的認識，并設立專職機構開展信息化工作。一些沒有設立信息化專職部門的企業也正在加強信息化工作，并由其他部門暫時代理其職能。

具體而言，大部分建筑施工企業信息化工作部門職能包括信息系統的日常維護，信息化項目管理，信息化規劃（計劃），軟件采購，組織落實信息化資金以及硬件采購和其他職能。可見，信息系統的日常維護工作占信息部門的大部分工作，并有超過半數的信息化管理部門承擔了企業信息化規劃（計劃）制定工作，表明企業信息化部門的權責在逐漸加大，信息化正在與企業戰略接軌。

人才是信息化建設的“核心武器”

此外，企業信息化培訓工作也是非常重要的。信息化系統能否為企業管理效益提升起到作用，最重要的不是系統本身，而是對于企業各業務部門、分公司和項目部等不同層級的人員對信息系統應用水平。如何更好的應用系統，基礎性的培訓顯得尤為重要。只有不斷提高企業各層人員的計算機知識和信息系統熟練程度，才能更好的理解系統，并將系統中各功能熟練的應用到工作當中去。因此，企業如果沒有較為完善的培訓體系支撐，信息化工作可能會失敗。培訓體系除了要保證員工對具體的信息系統的操作熟練之外，還要不斷的提高企業員工整體信息技術水平，只有這樣，員工才能對信息化工作充分理解和支持，能夠從信息化角度出發思考業務問題，信息化工作才能更好的與業務結合，并深入人心。

施工企業在信息化培訓需要建立較為完善的培訓體系和培訓機制。培訓體系應保證全面性，信息化培訓應該保證人員的全面性。培訓工作要實現不同管理層級的人員全覆蓋，并根據人員不同的知識結構和業務范圍區別培訓，制定不同的培訓方案。從培訓對象上可分為決策層、管理層、執行層三層，對不同層級人員采用不同的培訓方式和方法，例如對于決策層可以采用專人面對面培訓，管理層可采用分業務職能分別集中培訓等。

培訓要保證知識的全面性。信息化知識全面要求培訓不僅是系統本身的操作培訓，還要包括對人員基本的計算機技能和系統實現方式等進行培訓，培訓內容上可分為信息化基礎知識、業務系統操作、信息化服務流程等。在使人員充分理解系統的基礎上，更好的結合業務提高系統的使用水平。

培訓也要保證過程全面性。過程全面是指信息化培訓工作的持續性。培訓不是一次性的；很多企業僅僅將培訓工作聚焦在信息系統上線階段，培訓內容一般是由軟件公司或項目實施方確定和主導，沒有后續的培訓。持續性是指培訓不僅僅在系統上線階段進行，隨著企業業務和流程的調整、組織人員的調整、業務管理的各種變化，系統功能也隨之不斷地更新變化，相應的也需要保證培訓工作的持續性和連續性。

培訓還要保證方式的全面性和多樣性。為保證信息化工作不影響企業業務的正常進行，特別是項目部具有數量多、工作緊、較分散等特點，如何提高培訓效率和效果顯得尤為重要。可以開發多種培訓方式提高培訓效率，通常分為集中培訓、遠程視頻培訓、集中答疑式培訓、網絡在線問答等；同時針對培訓要建立簽到、考試、考核機制。

實際上，在信息化建設中，信息化方面的復合型人才匱乏現象嚴重，尤其是復合型人才，懂技術、重規范、思路清晰、溝通能力強、事業心和責任心突出的人才比較缺乏。大部分企業針對信息化人才缺乏問題也在展開人才培養。相關調查統計，大多數企業有計劃地對員工進行信息化培訓，占68.9%，其中85.7%的企業采用內部培訓的方式，其余14.3%企業采用外部培訓方式。可見，隨著信息化的普及，企業也逐漸意識到人員培訓的重要性，大多數企業通過內部培訓的方式普及信息化知識，有部分企業甚至聘請外部人員進行培訓，這與信息化在企業中地位的不斷提高是分不開的。

通過調研發現，63.7%的企業信息化人員來自高校；50.0%的企業對信息化人員自行培訓；13.7%的企業信息化人員來自中專，21.0%的企業信息化人員由其他單位引進。其中，特級資質企業的專職在崗人數最多，碩士學歷職工占比，本科學歷職工占比，配置信息化專職人員的項目占比均為最高。可見，企業實施信息系統對信息部門人員專業知識及能力具備一定要求。特級企業信息化進程較快，開展信息化時間較早，因此，人員配備情況也在企業中表現最好。

企業的信息化系統不是一成不變的，需要根據一些外部因素的變化而不斷調整和優化，這些外部因素主要來自組織管理方式變化、業務過程的改變、具體業務需求的增減、硬軟件平臺的變化與升級以及原有系統設計中存在的問題修改等。目前，建筑施工企業信息化普遍采用被動式維護管理，系統維護工作一般是在問題發生的時候才進行必要的維護，臨時去制定維護方案，例如，在功能完善性維護中，總是等到業務已經發生變化之后，部門提出需求后才會組織修改。沒有形成從發生問題到處理結束的一整套維護管理流程。