基于科研管理需求的跨部門財務(wù)信息化研究
——以S大學財務(wù)信息化建設(shè)為例

林學延

（華南師范大學財務(wù)處，廣州510631）

基于科研管理需求的跨部門財務(wù)信息化研究
——以S大學財務(wù)信息化建設(shè)為例

林學延

（華南師范大學財務(wù)處，廣州510631）

當前高校的財務(wù)信息化主要是財務(wù)部門的信息化，但缺乏與校內(nèi)其他職能部門的信息化建設(shè)協(xié)同發(fā)展。本文以S大學為例，從科研管理需求的角度，翔實地剖析和研究了高校科研經(jīng)費跨部門財務(wù)信息化建設(shè)中的一些難點問題，并提出了對策，有助于提高高校財務(wù)信息化水平。

高校；財務(wù)信息化；跨部門；協(xié)同發(fā)展

1　前言

自20世紀90年代開始，在國家財政和教育部門的指導和推動下，許多高校財務(wù)部門開始安裝和運用會計電算化軟件。在隨后的二十多年里，高校財務(wù)部門在財務(wù)信息化方面又做了大量的工作，付出了不懈的努力，大大提高了管理效率，向上級部門和學校管理者提供了大量的財務(wù)信息輔助決策。但是我們也要看到，目前很多高校的財務(wù)信息化主要還是財務(wù)部門的信息化，缺乏與學校其他職能部門的信息化建設(shè)相互協(xié)同發(fā)展，因此還遠遠無法滿足學校教學科研事業(yè)快速發(fā)展的管理需要。協(xié)同性不足近年來在科研經(jīng)費管理方面尤顯突出。隨著高校承擔科研項目數(shù)和科研經(jīng)費總量急劇增長，而且經(jīng)費來源復雜，項目管理與財務(wù)管理脫節(jié)問題日益嚴重，跨部門信息化需求越來越大，各部門也都有協(xié)同發(fā)展的主動意愿。因此財務(wù)信息化可以由此入手，推動跨部門信息化建設(shè)的相互協(xié)同發(fā)展。在此，本文以S大學為例，力求翔實地剖析和研究高校科研經(jīng)費跨部門管理信息化建設(shè)中的一些難點問題，為高校財務(wù)信息化的規(guī)劃和實施提供參考依據(jù)。

2　 S大學科研經(jīng)費管理體制及財務(wù)信息化需求

2.1S大學科研經(jīng)費管理體制

高校科研經(jīng)費管理體制決定了科研經(jīng)費管理信息化建設(shè)的方式，科研經(jīng)費管理信息化既是整個財務(wù)信息化建設(shè)中重要的一部分又涉及跨部門信息化建設(shè)協(xié)調(diào)，因此財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)考慮高校科研經(jīng)費管理體制的特點，滿足其信息化需求。S大學實行的是“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、責任到人”的科研經(jīng)費管理體制，即全校統(tǒng)一科研經(jīng)費財經(jīng)政策、財務(wù)制度和財務(wù)收支管理。項目負責人對科研經(jīng)費使用承擔直接責任，校長對學校科研經(jīng)費管理承擔領(lǐng)導責任，并通過分級授權(quán)管理，由科研、財務(wù)、人事、資產(chǎn)、審計監(jiān)察等管理部門承擔相應(yīng)的管理權(quán)限和責任，由實施科研活動的校內(nèi)研究機構(gòu)對本單位科研經(jīng)費使用承擔監(jiān)管責任。責任落實到人，構(gòu)建多層次經(jīng)濟責任管理體系。

2.2財務(wù)信息化需求

根據(jù)S大學“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、責任到人”的科研經(jīng)費管理體制的特點，對科研經(jīng)費管理的財務(wù)信息化需求分析主要從兩個角度來考慮，一個是科研經(jīng)費信息綜合查詢和跨部門科研經(jīng)費管理流程優(yōu)化，一個涉及科研經(jīng)費使用和管理的項目負責人、職能部門和院系等。

2.2.1科研經(jīng)費信息多元化需求

在“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、責任到人”的科研經(jīng)費管理體制下，有關(guān)科研經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的大量原始數(shù)據(jù)會流向各個職能部門。因此，從校領(lǐng)導到中層的科研、資產(chǎn)、審計監(jiān)察等管理部門，乃至院系，學校各個管理層支持科研決策所需的許多數(shù)據(jù)也必然來自于不同職能部門，比如科研項目數(shù)量和層級、科研合同、學校資產(chǎn)設(shè)備存量和使用狀況、科研人員信息、科研經(jīng)費總量、不同渠道獲取的科研經(jīng)費數(shù)量、人均科研經(jīng)費、不同院系的科研經(jīng)費總量和比重、預(yù)算執(zhí)行進度、經(jīng)費使用情況等等。信息需求多元化，不管是哪個職能部門都沒辦法單獨提供。

2.2.2科研經(jīng)費信息查詢效率要求

從數(shù)據(jù)支持決策的角度來看，學校不同管理層和項目組對科研經(jīng)費相關(guān)數(shù)據(jù)的獲取往往要求全面、準確，而且要快速、便捷。如果在學校的財務(wù)信息化建設(shè)中不能積極響應(yīng)這種實時、網(wǎng)絡(luò)化、分層級的信息綜合查詢需求，提供綜合查詢平臺，那么這些數(shù)據(jù)的獲得必然需要進行大量的人工歸集和整理，從而會給財務(wù)、科研等職能部門帶來長期的、繁重的工作負擔，大大降低科研經(jīng)費管理效率。

2.2.3跨部門科研經(jīng)費管理流程優(yōu)化需求

S大學科研經(jīng)費使用和管理的全部業(yè)務(wù)流程包括科研經(jīng)費立項和合同管理、經(jīng)費到賬和預(yù)算管理、經(jīng)費使用過程控制、項目結(jié)項、經(jīng)費結(jié)余管理等幾個階段。在分級管理體制下，科研業(yè)務(wù)流程中的不同階段往往會涉及不同的職能部門，形成一個個局部流程。例如，在科研經(jīng)費立項和合同管理、經(jīng)費到賬和預(yù)算管理這兩個階段主要涉及科研部門和財務(wù)部門，同一批立項材料及合同既要交科研部門又要交財務(wù)部門備案，分別用于辦理科研經(jīng)費立項及經(jīng)費入賬手續(xù)。

因此，為了最大程度地改善科研經(jīng)費管理水平、提高工作效率，必須使一個個局部流程連貫起來，消除業(yè)務(wù)流程中一切無效作業(yè)與重復作業(yè)，實現(xiàn)全流程信息化管理。

3　目前S大學財務(wù)信息化建設(shè)面臨的基本問題

3.1財務(wù)管理信息系統(tǒng)日益龐大、復雜

隨著S大學教學科研規(guī)模的快速增長，財務(wù)管理職能不斷豐富，財務(wù)管理信息系統(tǒng)日益龐大、復雜。目前S大學已實現(xiàn)了在財務(wù)專用的局域網(wǎng)內(nèi)運行財務(wù)管理系統(tǒng)的信息化管理，而且依托數(shù)字化校園網(wǎng)建成了網(wǎng)上財務(wù)管理平臺。

S大學使用的是天財高校財務(wù)軟件和網(wǎng)上財務(wù)管理平臺。天財高校財務(wù)軟件包括賬務(wù)管理、科研財務(wù)、學生收費管理、工資管理、預(yù)算管理、報表分析等系統(tǒng)模塊。網(wǎng)上財務(wù)管理平臺包括個人收入申報系統(tǒng)、銀校互聯(lián)系統(tǒng)、網(wǎng)上財務(wù)查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上科研申報系統(tǒng)等模塊。個人收入申報系統(tǒng)和銀校互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)無現(xiàn)金報賬，網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)實現(xiàn)不等候報賬，網(wǎng)上財務(wù)查詢系統(tǒng)面向項目負責人提供科研經(jīng)費項目信息的網(wǎng)上查詢功能，網(wǎng)上科研申報系統(tǒng)提供了收入撥款管理、項目立項、預(yù)算管理、發(fā)票管理、費用管理、項目執(zhí)行、項目決算、專項立項等多個功能，覆蓋了從來款到?jīng)Q算的科研經(jīng)費財務(wù)管理全過程。

3.2財務(wù)部門獨立建設(shè)、自主管理模式遭遇瓶頸

出于管理的需要和信息安全的考慮，S大學財務(wù)部門擁有獨立的機房，配備多個專用服務(wù)器分別用于存放財務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)上管理平臺數(shù)據(jù)庫等，而且內(nèi)部還設(shè)立了專門機構(gòu)、配備專門人員來保障財務(wù)管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)上管理平臺的安穩(wěn)運行。但是，面對日益龐大、復雜的財務(wù)信息化建設(shè)任務(wù)，財務(wù)部門這種獨立建設(shè)、自主管理的模式卻面臨經(jīng)費投入不足、復合型人才儲備不夠的困境。

一般在信息化建設(shè)初期或新增系統(tǒng)模塊時，信息化建設(shè)資金投入會比較大，在系統(tǒng)使用期間投入會比較小。但是，從實際工作情況來看，系統(tǒng)使用期間往往也需大量的分析維護經(jīng)費。因為S大學使用的是外購的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，存在因?qū)W校財務(wù)個性化需求而功能擴展、二次開發(fā)的需求，所以需要持續(xù)追加經(jīng)費投入以獲得軟件供應(yīng)商的后續(xù)服務(wù)，或者通過自已的人才隊伍解決二次開發(fā)問題。但是目前S大學中既懂財務(wù)管理知識又對系統(tǒng)應(yīng)用和開發(fā)比較精通的復合型人才儲備非常缺乏，而復合型人才儲備其實主要還是歸結(jié)為人才引進和人才培養(yǎng)問題，這也需要經(jīng)費投入和學校在人員編制上的支持。

3.3財務(wù)管理系統(tǒng)與其他職能部門應(yīng)用系統(tǒng)不對接

按照S大學“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、責任到人”的財務(wù)管理體制，學校信息化建設(shè)應(yīng)反映這種體制要求。但是在實際運作中，由于財務(wù)、科研、資產(chǎn)、人事、審計紀檢等部門分屬不同校領(lǐng)導，因此分級管理有之，而統(tǒng)一領(lǐng)導卻難以做得到。這一點在學校科研經(jīng)費管理跨部門信息化建設(shè)中顯得尤其突出。

從S大學的財務(wù)信息化建設(shè)情況來看，財務(wù)部門的硬件、軟件、技術(shù)人員配備和信息安全維護都自成體系，形成一個獨立建設(shè)、自主管理的信息化閉環(huán)，但是未能與其他職能部門的信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)跨系統(tǒng)交互對接。例如，財務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門的設(shè)備實物數(shù)據(jù)傳遞以及與科研部門的科研項目信息的傳遞，主要還是依靠紙質(zhì)憑證和人工錄入，結(jié)果既重復存儲了這些職能部門信息系統(tǒng)已經(jīng)存儲過的數(shù)據(jù)，而且還可能因手工重復錄入導致數(shù)據(jù)不一致。同理，其他職能部門的信息化建設(shè)也是如此。因此，分級管理實際上變成了管理分散，財務(wù)、科研、資產(chǎn)、人事、審計紀檢等信息管理系統(tǒng)建設(shè)各自為政，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導，缺乏必要的協(xié)同和集中管理，從而更談不上信息化建設(shè)規(guī)劃和數(shù)據(jù)標準的統(tǒng)一。由此，各部門的不同信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)也就難以實現(xiàn)跨部門交互和共享，“信息孤島”也成必然。

4　基于科研管理需求實現(xiàn)跨部門財務(wù)信息化的對策

4.1建立統(tǒng)一領(lǐng)導的財務(wù)信息化建設(shè)協(xié)同機制

由于科研經(jīng)費管理涉及財務(wù)部門、科研管理部門、資產(chǎn)部門和項目組等多方關(guān)系，而且科研經(jīng)費管理信息化需求又不斷變化和發(fā)展，因此，首先，財務(wù)部門就要改變獨立建設(shè)、自主管理的信息化建設(shè)觀念，以科研經(jīng)費管理為切入口，以積極、開放的心態(tài)推動學校財務(wù)信息化建設(shè)跨部門協(xié)同機制的建立。其次，由于學校層面的財務(wù)信息化會涉及業(yè)務(wù)流程和部門權(quán)責的重新分配，因此財務(wù)信息化建設(shè)跨部門協(xié)同機制必須獲得高校領(lǐng)導層的重視和支持，并在校級層面建立由校領(lǐng)導主持、各職能部門負責人參與的統(tǒng)一領(lǐng)導機構(gòu)。為了提高領(lǐng)導機構(gòu)的工作效率，可在領(lǐng)導機構(gòu)下設(shè)專門的信息化辦公室具體負責牽頭協(xié)調(diào)各部門信息管理系統(tǒng)的對接與整合，財務(wù)、科研管理等其他職能部門積極參與、配合。在此基礎(chǔ)上，信息化辦公室為領(lǐng)導機構(gòu)統(tǒng)籌規(guī)劃財務(wù)信息化建設(shè)提供建議。

4.2構(gòu)建財務(wù)信息化建設(shè)協(xié)同管理團隊

在跨部門財務(wù)信息化建設(shè)中，財務(wù)部門要直接參與規(guī)劃、設(shè)計，便需要既懂財務(wù)業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復合型人才，而且這種人才還要有較強的協(xié)調(diào)能力、學習能力和執(zhí)行力，可以說這種復合型人才是決定財務(wù)信息化建設(shè)效果的關(guān)鍵因素。同時，由于科研經(jīng)費管理工作比較具體、涉及的信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程比較多，而且科研經(jīng)費管理信息化需求又不斷變化和發(fā)展，因此，財務(wù)部門還要有意識地增加復合型人才儲備，構(gòu)建一支財務(wù)信息化建設(shè)協(xié)同管理團隊。人才儲備可以通過人才引進和內(nèi)部培養(yǎng)來完成，主要靠內(nèi)部人才培養(yǎng)。

4.3優(yōu)化科研經(jīng)費全過程管理流程

科研經(jīng)費全過程管理流程既包括財務(wù)部門與其他職能部門之間的跨部門業(yè)務(wù)流程，也包括財務(wù)部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程。從學校跨部門財務(wù)信息化的的角度看，必須將學校各種分散于各職能部門之間及各部門內(nèi)部不同崗位的、與科研業(yè)務(wù)相關(guān)的管理活動看作一個整體，實現(xiàn)科研經(jīng)費全過程管理流程的一體化。科研經(jīng)費全過程管理流程的一體化將促使各職能部門內(nèi)部結(jié)構(gòu)甚至學校層面職能部門結(jié)構(gòu)的扁平化，減少傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)崗位和資料的重復提交，提高崗位分工的信息技術(shù)含量，達到業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的目的。科研經(jīng)費全過程管理流程如圖1所示。

圖1　科研經(jīng)費全過程管理流程

4.4整合各部門應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源，規(guī)劃信息化平臺總體功能框架

跨部門財務(wù)信息化的基本要求就是要實現(xiàn)各部門信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通。只有制定統(tǒng)一、規(guī)范的信息化建設(shè)標準，才能順利實現(xiàn)各部門信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，從而實現(xiàn)各部門信息資源的交互與共享。在此基礎(chǔ)上，從科研經(jīng)費全過程管理一體化的高度，以業(yè)務(wù)流程為主線，整合各部門應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源，建設(shè)科研經(jīng)費管理信息化平臺。通過信息化平臺對科研經(jīng)費的申報、合同簽訂、校內(nèi)科研立項、預(yù)算審核、經(jīng)費到賬認領(lǐng)、經(jīng)費使用、結(jié)題及結(jié)余經(jīng)費實行全過程管理，防止各部門重復建設(shè)信息管理系統(tǒng)、不同崗位重復錄入數(shù)據(jù)，確保科研經(jīng)費數(shù)據(jù)獲取的實時性和準確性。信息化平臺總體功能架構(gòu)示意圖如圖2所示。

圖2　科研經(jīng)費管理信息化平臺總體功能架構(gòu)示意圖

主要參考文獻

［1］李真.基于協(xié)同管理的高校財務(wù)信息化——以天津某高校為例［J］.信息系統(tǒng)工程，2014（7）：50-52.

［2］高勇.高校大部制改革下的財務(wù)資產(chǎn)數(shù)字化平臺建設(shè)——以中國礦業(yè)大學為例［J］.財會月刊，2015（1）：22-24.

［3］陳啟申.ERP——從內(nèi)部集成起步［M］.第3版.北京：電子工業(yè)出版社，2012.

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.035

F232；G647.5

A

1673-0194（2016）13-0070-03

2016-03-28