提高衛生監督文書歸檔及時率

◆王　博　運乃芳　馬　超　嚴怡靜

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提高衛生監督文書歸檔及時率

◆王博運乃芳馬超嚴怡靜

通過QC小組活動，使衛生監督文書歸檔及時率由30.13%提高到99.1%，提高了衛生監督文書歸檔效率，保障了衛生監督文檔的完整，為衛生監督執法規范化、系統化做出了有益嘗試。

衛生監督；文書；歸檔；及時率

First-author's addressTianjin Railway Institute for Disease Control and Prevention, Beijing Railway Bureau, Tianjin, 300140, China

小組概況(表1、表2)

表1小組概況

名稱健健康康QC小組成立時間2003年1月人數6人課題類型現場型活動時間2014年1月-12月活動頻次2次/月參加率95%活動課題提高衛生監督文書歸檔及時率

表2小組成員

序號姓名職稱工作年限(年)組內分工1運乃芳主管醫師30組長2王博主管醫師15技術負責3馬超主管技師8信息處理4王輝醫師8信息收集5李磊主管醫師20信息收集6嚴怡靜技師3信息收集

1　選擇課題

衛生監督文書作為監督員日常工作的重要工具，有著非常重要的意義，對現場可以起到警示、督促作用，是行政案件執法的關鍵證據。

單位要求：每月監督文書歸檔及時率不低于95%。

現狀[1]：對2013年監督文書歸檔情況進行分析。2013年共書寫各類衛生監督文書1 042份，按要求及時歸檔314份，平均歸檔及時率為30.13%。其中，平均歸檔及時率最高的12月為54%，距離要求相差甚遠，亟需改進。

選定課題：提高衛生監督文書歸檔及時率。

2　設定目標

2014年單位任務計劃書要求：月均監督文書歸檔及時率不低于95%。將此要求設為本次活動任務目標。

3　目標可行性分析[2]

組員對2013年728份未及時歸檔衛生監督文書種類進行梳理，從表3可以看出，衛生監督文書歸檔超過了歸檔時限占75.7%，是造成衛生監督文書歸檔及時率低的主要癥結。

經組員討論認為，只要解決了衛生監督文書歸檔超過歸檔時限的問題，就可以達到活動目標值。小組中有兩人從事食品衛生監督工作超過15年，組員全部為本科學歷，具有豐富的理論知識和現場經驗。參考同屬北京鐵路局的北京鐵路疾病預防控制所和石家莊鐵路疾病預防控制所的衛生監督文書歸檔及時率分別為91.2%和93.7%，均接近本次活動設立目標值，說明通過努力完全可以達到活動目標。

表3728份未及時歸檔衛生監督文書種類統計

序號種類頻數(份)累計頻數(份)累計百分比(%)1超過了歸檔時限55155175.72文書未合格退回15070196.33文書編號錯誤2172299.24其它6728100

圖1　衛生監督文書超過了歸檔時限的原因

4　原因分析(圖1)

5　要因確認

5.1制定計劃表(表4)

5.2確定主要原因(表5)

6　制定對策

6.1利用頭腦風暴法提出最佳措施評選標準(表6)和各要因解決方案(表7)

6.2通過打分找出最佳方案(表8)

6.3根據最優方案制定對策(表9)

7　實施[4]

實施一：利用業余時間進行培訓學習

復印檔案管理規定，做到人手一份；每周進行1次培訓，培訓重點包括檔案管理制度、歸檔程序和意義等，周五統一考核。

效果：組員考核成績平均分均達90分以上，合格率達100%。

實施二：制定小組決議，定期考核

由專人編寫切實可行、獎懲并重的檔案管理考核制度，組織科室人員學習，集中學習4次，每月底考核。

表4要因確認計劃表

序號末端因素確認內容確認方法確認標準責任人確認時間確認地點1無歸檔制度是否有此制度查閱單位管理制度有管理制度運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室2未組織監督員學習是否有歸檔制度培訓查閱單位培訓計劃有相關培訓運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室3無考核制度是否對檔案歸檔不及時進行處罰查閱處罰情況資料對歸檔不及時進行處罰王博、馬超2014.02.01-28檔案室4無明確的管理科室是否有明確的管理科室查閱單位科室設置有具體管理科室王博、馬超2014.02.01-28科室5考核結果未納入業績考核是否納入業績考核查閱上一年度業績考核情況業績考核有此項運乃芳、嚴怡靜2014.02.01-28檔案室6缺乏檔案書寫規范培訓是否有此培訓查閱單位培訓計劃有相關培訓運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室7工作量大無法按時完成各項工作的工作量計算監督員平均工作量日常工作超8小時王輝、馬超2014.02.01-28科室8缺乏應對應急狀態的歸檔辦法是否有此方法查閱單位應急歸檔制度有應急歸檔制度運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室9部分行政執法過程長需跨月占全部文書量計算占比超30%馬超、李磊2014.02.01-28科室10無相關處罰規定是否有此規定查閱單位管理制度有管理制度運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室11原件編入法律檔案,無法歸回原檔占全部文書量計算占比超30%運乃芳、嚴怡靜2014.02.01-28科室12無借閱制度是否有此制度查閱單位管理制度有管理制度運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室13未設置歸檔時限是否設置了歸檔時限查閱單位管理制度有歸檔時限運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室14檔案管理人員缺乏培訓是否有此培訓查閱單位培訓計劃有相關培訓運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室15無對延遲歸檔的處罰規定是否有此規定查閱單位管理制度有管理制度運乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室

表5要因確認

序號末端因素確認內容是否要因1無歸檔制度有歸檔制度否2未組織監督員學習2013年共8次培訓,但無歸檔制度培訓是3無考核制度有歸檔管理考核制度否4無明確的管理科室監督三科為專職檔案管理科室否5考核結果未納入業績考核2013年業績考核中,文書歸檔未納入考核項目是6缺乏檔案書寫規范培訓有書寫規范培訓否7工作量大無法按時完成監督員8小時內可以完成相應工作否8缺乏應對應急狀態的歸檔辦法有應急歸檔指導辦法否9部分行政執法過程長需跨月跨月工作產生文書占全部文書的10.36%否10無相關處罰規定有相應處罰規定否11原件編入法律檔案,無法歸回原檔原件編入法律檔案無法歸回原檔占全部文書的3.07%否12無借閱制度有借閱制度否13未設置歸檔時限有歸檔時限要求否14檔案管理人員缺乏培訓2013年有相關培訓,共2次,參加率為100%否15無對延遲歸檔的處罰規定無延遲歸檔處罰規定是

表6最佳措施評選標準

評分項目5分3分1分可實施性容易解決需相關部門協助難度很大需其它單位合作有效性效果明顯效果一般效果不好風險性無任何風險一定風險可承受風險高經濟性費用低一定費用可負擔費用高,難負擔

表7各要因解決方案

未組織監督員學習方案一:小組內部利用業余時間進行培訓學習方案二:聯系專業單位,全員進修考核結果未納入業績考核方案一:制定小組決議,定期考核方案二:申請制定相關處罰文件無對延遲歸檔的處罰規定方案一:定期召開小組會議,強調歸檔工作,提高認識方案二:聘請專家定期講解

表8最佳方案打分表

要因方案評價可實施性有效性經濟性風險性得分(分)選定方案未組織監督員學習方案一535316√方案二151310 考核結果未納入業績考核方案一535316√方案二151310 無對延遲歸檔的處罰規定方案一535316√方案二13138

效果：科室成員100%熟知考核獎懲制度，完成率達100%。

實施三：考核結果納入科室個人業績考核

在每周召開的QC小組會議上，留出固定時間專門講解歸檔意義和重要性；月末進行問卷調查，要求每人都能說出3種歸檔及時意義；月底將個人文書歸檔情況納入個人業績考核。

效果：每周召開1次小組會議，專門強調歸檔工作，包括及時歸檔的意義、完整檔案對工作能力的意義、整理檔案對工作提高的意義、及時歸檔對自身能力提高等。月末進行1次專項問卷調查，計入個人業績考核成績，完成率100%。

8　效果檢查[5]

(1)直接效益。2014年6月-9月共書寫各類衛生監督文書994份，及時歸檔985份，及時歸檔率為99.1%，達到了活動目標。

(2)社會效益。通過1年的課題公關，衛生監督文書管理水平有了大幅度提高，得到了各級領導的肯定，獲得了年度先進集體、檔案管理先進科室等榮譽。

9　鞏固措施

(1)將檔案管理制度納入日常培訓并定期考核。

(2)將小組檔案管理獎懲制度納入制度手冊，文號為JE-2014-12。

(3)將強調衛生監督文書及時歸檔作為經常性小組會議內容固化，文號為JE-2014-13。

(4)定期考評小組成員衛生監督文書及時歸檔情況。

效果維持： 2014年10月-12月對鞏固效果進行檢查，共書寫各類衛生監督文書237份，及時歸檔234份，歸檔及時率為98.7%，效果滿意。

10　總結及下一步打算

活動小組嚴格遵循PDCA原則，充分發揮集體智慧，摸索、研究、總結出了行之有效的提高衛生監督文書歸檔及時率的方法，并在全所推廣。同時，使組員個人能力、質量意識、參與意識、團隊精神、解決問題信心等都有了明顯提高。

表9對策表[3]

序號要因對策目標措施地點責任人完成時間1未組織監督員學習利用業余時間進行培訓學習全員每周進行1次培訓,周末考核,人均90分以上,合格率為100%(1)復印檔案管理規定,人手一份;(2)每周進行1次培訓;(3)每月考核科室運乃芳、嚴怡靜2014.03.01-2014.03.312考核結果未納入業績考核制定小組決議,定期考核每周召開1次小組會議,強調歸檔工作,月末進行1次專項問卷調查,完成率100%;歸檔考核情況納入業績考核,占個人業績考核的30%(1)確定專人編寫確實可行、獎懲并重的檔案管理考核制度;(2)每月進行1次考核科室王博、馬超2014.04.01-2014.04.303無對延遲歸檔的處罰規定考核結果納入科室個人業績考核編寫確實可行、獎懲并重的小組檔案管理考核制度,完成率100%(1)每次會議專門講解歸檔意義和重要性;(2)月末進行問卷調查,每人能說出3種歸檔及時意義;(3)對個人進行業績考核科室王輝、李磊2014.05.01-2014.05.31

下一次活動課題：提高衛生監督文書格式書寫準確率。

[1]何娟. 安徽地區鐵路沿線伙食團衛生狀況調查分析[J].疾病監測與控制雜志，2012(7)：407-408.

[2]季芳，李海瑛，韓非，等.應用PDCA循環改進病歷質控[J].中國衛生質量管理，2015，22(2)：37-39.

[3]楊仁席.武威鐵路轄區沿線職工伙食團衛生現狀調查[J].疾病監測與控制雜志，2011(11)：681-682.

[4]馬世珍，馮建春.鐵路沿線職工伙食團衛生狀況和管理對策[J].疾病監測與控制雜志，2011(7)：421-422.

[5]愈愛祥，沈福杰，邵志萍.南市區建筑工地食堂食品衛生質量現況調查[J].上海預防醫學，2000(5)：33-34.

王博：北京鐵路局天津鐵路疾病預防控制所監督二科科員

E-mail：TJTLJDS2@163.com

修回日期：2015-11-06

責任編輯：吳小紅

Improvement of Timeliness Ratio of Health Surveillance Files Archiving/WANG Bo,YUN Naifang,MA Chao,et al.//Chinese Health Quality Management，2016,23(2):69-72

Through QC group activities, timeliness ratio of health surveillance files archiving increased from 30.13% to 99.1%, which improved the archiving efficiency of health surveillance files, ensuring the complete of health surveillance files, and make a useful attempt for standardization and systematization of law enforcement of health surveillance.

Health Surveillance; Instruments; Archiving; Timeliness Ratio

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.2.23

2015-09-23

王博運乃芳馬超嚴怡靜

北京鐵路局天津鐵路疾病預防控制所天津300140