對當(dāng)前檔案信息數(shù)字化的反思

智璐璐（南通市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，江蘇南通，226000）

對當(dāng)前檔案信息數(shù)字化的反思

智璐璐
（南通市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，江蘇南通，226000）

從上世紀(jì)開始，信息化、數(shù)字化開始滲透到社會各領(lǐng)域和學(xué)科，進(jìn)入21世紀(jì)，它與社會的粘連關(guān)系愈發(fā)明顯，并引起了各學(xué)科的革命性變革。作為最古老的學(xué)科之一，檔案學(xué)也順應(yīng)時(shí)代煥發(fā)了第二次生命。筆者以中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)源為例，對1995年至2013年研究檔案數(shù)字化的論文進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)。詳見圖1。

一、當(dāng)前檔案數(shù)字化的開展現(xiàn)狀

1.當(dāng)前檔案數(shù)字化的成績

當(dāng)前，檔案信息化已經(jīng)進(jìn)入全方位、多層次推進(jìn)的新階段，檔案管理水平也在信息化大潮中提升到了新的高度：（1）數(shù)字檔案館（室）建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)；（2）檔案數(shù)字化和電子檔案接收穩(wěn)步開展；（3）檔案信息共享平臺建設(shè)穩(wěn)步實(shí)施。

2.檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的問題

在盡享檔案數(shù)字化成果的同時(shí)，我們也要正視當(dāng)前數(shù)字化在方向、方法等方面出現(xiàn)的偏差。

數(shù)字化理念偏差。檔案管理是一項(xiàng)投入巨大，回報(bào)隱形、長期的工作，所以，在數(shù)字化時(shí)代之前，上級管理部門重視程度不夠，檔案事業(yè)發(fā)展相對緩慢。進(jìn)入信息時(shí)代，數(shù)字化成為考量檔案館水平的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)?；跀?shù)字化成果的可見性、直觀性，很多檔案館片面追求數(shù)字化檔案的數(shù)量，誤入“重形式、輕利用”的錯(cuò)誤理念，導(dǎo)致前期與后期人力、物力大量耗費(fèi)，利用率沒有改善等結(jié)果。

此外，在選擇數(shù)字化目標(biāo)時(shí)，絕大多數(shù)檔案館優(yōu)先選擇紙質(zhì)檔案等更容易看到成果的檔案，而未對聲像檔案等更容易損壞的檔案種類給予足夠重視，這也有悖于數(shù)字化的初衷。

信息孤島現(xiàn)象普遍。信息孤島的一個(gè)弊端是數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。2005年，國內(nèi)出臺《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，但是在此之前，北京市檔案館已將館內(nèi)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化，且數(shù)字化成果與此行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)，為此，不得不重復(fù)耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力修改。聲像、視頻檔案等應(yīng)該以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為戒，盡量避免盲目下手做重復(fù)勞動(dòng)。另一方面，由于當(dāng)前區(qū)域經(jīng)濟(jì)、檔案意識的不同，館際之間、城際之間、省際之間數(shù)字化發(fā)展水平參差不齊，條件較好的檔案館數(shù)字化工作開展已相對成熟，但仍有部分檔案館數(shù)字化工作尚未開展，導(dǎo)致檔案管理工作無法在一定程度上予以統(tǒng)一，影響了檔案工作的整體發(fā)展。

二、檔案數(shù)字化調(diào)整建議

1.體制機(jī)制

圖1　1995—2013年研究檔案數(shù)字化的論文數(shù)量一覽

將檔案生成單位與檔案管理單位進(jìn)行剝離，成立區(qū)域范圍內(nèi)專門的檔案事務(wù)中心。其中，檔案生成單位負(fù)責(zé)檔案的收集和編研工作，檔案事務(wù)中心一般不從事與檔案內(nèi)容有關(guān)的研究活動(dòng)，主要負(fù)責(zé)將文件從其形成單位接收、存儲進(jìn)文件中心；對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描等整理工作；提供準(zhǔn)確、快捷的文件借閱服務(wù)，滿足文件形成者的需要；保證所接收和管理文件的安全，進(jìn)行科學(xué)管理；根據(jù)由文件形成單位制定、檔案館批準(zhǔn)的檔案保管期限對文件進(jìn)行挑選和鑒別，銷毀不需要繼續(xù)保存的文件。

機(jī)構(gòu)的分離，一方面可以集中有限的人力、物力和財(cái)力優(yōu)化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)更高的產(chǎn)出投入比。以檔案存儲硬件條件為例，國家信息中心信息安全研究與服務(wù)中心發(fā)布的數(shù)據(jù)修復(fù)報(bào)告表明，2006年度數(shù)據(jù)丟失事件中，硬件故障占了相當(dāng)大的比例，80%是硬盤本身故障。究其原因，主要是所配套的硬件設(shè)施在物理性能上無法達(dá)到額定標(biāo)準(zhǔn)。硬件設(shè)施采購金額高昂，如果按照現(xiàn)行檔案館各自為政的模式，無疑是一筆很大的投入。實(shí)施剝離不僅可以使硬件條件得到極大提升，而且能有效歸集分散資源，避免浪費(fèi)；另一方面能有效提高區(qū)域范圍內(nèi)檔案及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為實(shí)現(xiàn)“大檔案”，更大范圍內(nèi)檔案信息資源的共享和整合做好前期準(zhǔn)備。

2.資源管理體系

檔案數(shù)字化主要包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、照片檔案的數(shù)字化和聲像檔案數(shù)字化。目前，國內(nèi)很多檔案館都已開展了檔案數(shù)字化服務(wù)，由于經(jīng)費(fèi)等原因，普遍采取分步操作，即永久保存的檔案優(yōu)先，定期保管的次之；紙質(zhì)檔案優(yōu)先，其他檔案次之。以江蘇省為例，目前，省內(nèi)所轄各市都已開展了檔案數(shù)字化工作，但是各地?cái)?shù)字化情況不盡相同。詳見表1。

從上述表格中可以看到，紙質(zhì)檔案相較于其他兩類檔案的數(shù)字化程度更高，聲像檔案的數(shù)字化工作開展相對落后，這也是全國各地檔案館數(shù)字化工作開展的通病。和紙張相比，電磁訊號的不穩(wěn)定性更為突出，即使是存儲性能最好的磁光介質(zhì)，安全保存信息的壽命也遠(yuǎn)不及紙張，難以擔(dān)當(dāng)長久保管的重任。所以，目前數(shù)字化的結(jié)果就是，花大量的人力、物力和財(cái)力獲得的數(shù)字化成果，有可能在紙質(zhì)檔案還保存完整的情況下就壽終正寢了。

在實(shí)際工作中，應(yīng)該以檔案價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)，以用戶利用為導(dǎo)向，對擬數(shù)字化檔案進(jìn)行分類。一類為歷史珍貴檔案。這類檔案兼具檔案與文物雙重屬性，在實(shí)際工作中應(yīng)優(yōu)先考慮。二類為館藏特色檔案。這類檔案如婚姻檔案、房產(chǎn)檔案，與民生聯(lián)系較為密切，利用率相對于其他檔案更高。優(yōu)先對其數(shù)字化，一方面可以避免紙質(zhì)檔案頻繁使用帶來的損耗，另一方面可以提高檔案利用的效率。三類為普通檔案。在實(shí)際工作中，通常表現(xiàn)為收發(fā)文。對此，可以參照圖書領(lǐng)域的“呈繳本”制度。收發(fā)文機(jī)關(guān)都只有一個(gè)的，統(tǒng)一由發(fā)文機(jī)關(guān)進(jìn)行數(shù)字化等相關(guān)工作；同一個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文給多個(gè)收文機(jī)關(guān)的，該文件的處理由發(fā)文機(jī)關(guān)來實(shí)施數(shù)字化等操作手續(xù)，收文機(jī)關(guān)不再重復(fù)數(shù)字化；多個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)一個(gè)收文機(jī)關(guān)的，由收文機(jī)關(guān)實(shí)施數(shù)字化工作，發(fā)文機(jī)關(guān)不再另行操作；多個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)多個(gè)收文機(jī)關(guān)的，應(yīng)將該份文件上繳給發(fā)文機(jī)關(guān)的上級直管單位，由上級單位負(fù)責(zé)文件的數(shù)字化等工作。

表1　江蘇部分地區(qū)檔案數(shù)字化情況

3.支持保障

人員方面。按照筆者前文所述，成立區(qū)域范圍內(nèi)的檔案事務(wù)中心，日常檔案管理統(tǒng)籌工作由地區(qū)檔案局安排。具體的掃描、歸檔等工作實(shí)行外包，交由專門機(jī)構(gòu)處理，一方面可以在一定范圍內(nèi)統(tǒng)一數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)，另一方面也可以節(jié)省資金。由于檔案自身的特點(diǎn)及長期以來檔案界對檔案的錯(cuò)誤管理理念的影響，社會普遍認(rèn)為檔案館是投入巨大而收效甚微的單位，所以資金來源問題始終是各檔案館面臨的難題。檔案事務(wù)中心的建立，可以將之前政府的分散撥款歸攏到一起，集中利用起來。此外，由于檔案事務(wù)中心集中管理的檔案來自不同的成員單位，各成員單位也應(yīng)根據(jù)規(guī)定上繳一定的檔案管理費(fèi)。所以，在資金方面，應(yīng)以政府撥款為主，各成員單位繳納管理費(fèi)為輔。

4.安全及利用體系

如前文體制機(jī)制所述，區(qū)域范圍內(nèi)的檔案管理工作由同一檔案事務(wù)中心負(fù)責(zé)，這也意味著相應(yīng)的管理系統(tǒng)及平臺操作主要由其完成，為確保檔案信息的安全，需要加強(qiáng)對安全及利用方面的監(jiān)管。

（1）在檔案事務(wù)中心所轄各成員單位設(shè)置統(tǒng)一的檔案利用平臺，以授權(quán)形式，根據(jù)全宗號賦予各合法用戶相應(yīng)的利用權(quán)限。具體可以分為：內(nèi)部工作人員利用權(quán)限；檔案生成單位利用權(quán)限；社會公眾利用權(quán)限。對于適合公開查詢的檔案，檔案生成單位與檔案局共同享有檔案查詢及出具檔案復(fù)印資料的權(quán)限。當(dāng)社會公眾申請查詢時(shí)，由檔案局或相關(guān)人員根據(jù)申請人的身份信息，臨時(shí)賦予其利用權(quán)限；對于涉及個(gè)人隱私如房產(chǎn)檔案等，檔案生成單位單獨(dú)享有查詢及復(fù)制權(quán)限。對利用者進(jìn)行劃分，可以在保證檔案有效利用的前提下，確保檔案信息不外泄。

（2）進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)日志管理。將檔案信息流轉(zhuǎn)過程中用戶的所有網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)記錄在案，確保參與者身份及其行為的真實(shí)性和不可否認(rèn)性，為系統(tǒng)進(jìn)行事故原因查詢、定位、事故發(fā)生前的預(yù)測、報(bào)警以及為事故發(fā)生后的實(shí)時(shí)處理，提供詳細(xì)可靠的依據(jù)或支持。

（3）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的防寫保護(hù)。防寫技術(shù)是針對內(nèi)容不再修改的電子文件所采取的安全技術(shù)，其目的是通過技術(shù)手段來固定處于靜態(tài)的電子文件的內(nèi)容信息。在只讀狀態(tài)下，文件內(nèi)容只能讀取，除具有高級權(quán)限的用戶外，其他用戶一律禁止對內(nèi)容進(jìn)行修改，從技術(shù)手段上保證了數(shù)字檔案的原始性和真實(shí)性。

［1］張照余.檔案信息化理論與實(shí)踐［M］.北京：中國檔案出版社，2007（1）：15-30.

［2］楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話.［2014-12-23］.http：//www.saac.gov.cn/news/2015-01/06/content_81240.htm

［3］智璐璐.淺談“呈繳本制度”對檔案利用的促進(jìn)［J］.湖北檔案.2009（6）：8-10.