跨越發(fā)展更需規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理

唐小琴

近年來(lái)，隨著農(nóng)信社各項(xiàng)業(yè)績(jī)?nèi)〉每焖侔l(fā)展，會(huì)計(jì)出納、信貸業(yè)務(wù)管理等基礎(chǔ)工作凸顯出許多薄弱環(huán)節(jié)，需進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)控管理，確保基礎(chǔ)工作穩(wěn)固，規(guī)模效益提升。

厘清六點(diǎn)，檔案管理查漏補(bǔ)缺

——?dú)w檔隨意，裝訂記載不規(guī)范。1.會(huì)計(jì)檔案歸檔整理不規(guī)范，裝訂隨意。一是有的基層網(wǎng)點(diǎn)是按傳票、賬簿分類逐年登記保管，有的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)是按會(huì)計(jì)檔案保管期限逐年登記保管。二是有的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)1996年以前按保管期限登記保管，1996年以后又是按傳票和賬簿逐年進(jìn)行登記。2.應(yīng)歸檔裝訂的資料收集不齊。一是未上交后督中心的憑證附件，未及時(shí)收集整理裝訂入檔。二是裝訂不規(guī)范。三是要求下載的報(bào)表資料，未登記保管、交接。

——重網(wǎng)點(diǎn)裝修，輕檔案設(shè)施建設(shè)。一是有的檔案室自建立后，未進(jìn)行過(guò)修葺，墻面破爛不堪，個(gè)別內(nèi)門也無(wú)法關(guān)鎖。二是有的檔案柜是上世紀(jì)八十年代的木質(zhì)柜子，年久失修，存在安全隱患。三是有個(gè)別網(wǎng)點(diǎn)的檔案室分多處存放檔案，灰塵堆積，對(duì)檔案室的規(guī)范更無(wú)從談起。

——機(jī)構(gòu)網(wǎng)點(diǎn)撤并頻繁，會(huì)計(jì)檔案管理混亂。比如百子圖支行，保管了原萬(wàn)順行分社（大山坪支行前身）、堰塘灣分社（已撤銷）、躍進(jìn)分社（已撤銷）、老華陽(yáng)分社（已撤銷）、華陽(yáng)支行2011年以前、南城支行2010年以前、大山坪支行2000年以前的會(huì)計(jì)檔案，這些資料未隨著機(jī)構(gòu)的撤并進(jìn)行交接，未能保證網(wǎng)點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案的一貫性。

——會(huì)計(jì)人員變動(dòng)頻繁，交接流于形式，職責(zé)不清。會(huì)計(jì)檔案的移交是會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的重要內(nèi)容，但部分網(wǎng)點(diǎn)交接時(shí)，往往只辦理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案要么未辦理交接，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不清。

——業(yè)務(wù)技能不高，工作積極性不強(qiáng)。一是基層員工變化較大，特別是二類網(wǎng)點(diǎn)的檔案管理員（運(yùn)營(yíng)主管），日常工作較為繁雜，無(wú)暇顧及檔案管理。二是檔案管理員會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)較為缺乏，基層老員工較少，“傳、幫、帶”作用較差。三是沿用老的管理方式，未對(duì)新制度要求進(jìn)行學(xué)習(xí)更新。四是多數(shù)員工熱衷于信貸工作，對(duì)會(huì)計(jì)工作缺乏熱情。

——電子檔案形同虛設(shè)。近年來(lái)，會(huì)計(jì)電算化融入農(nóng)村信用社各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。但省聯(lián)社沒(méi)有明確的規(guī)定，基層網(wǎng)點(diǎn)設(shè)不設(shè)電子檔案？怎樣設(shè)？對(duì)會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類會(huì)計(jì)檔案的缺項(xiàng)，影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率。

理順六條，會(huì)計(jì)檔案看得明白

——多措并舉，確保會(huì)計(jì)檔案真實(shí)完整。一是對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案要成立清理小組，組織人員集中進(jìn)行全面徹底清理，做到賬實(shí)相符，防止丟失。清理過(guò)程中明確職責(zé)，清理人對(duì)清理結(jié)果簽字確認(rèn)，劃分界限，重新建立電子檔的會(huì)計(jì)檔案登記簿，對(duì)檔案登記進(jìn)行規(guī)范，將老的會(huì)計(jì)檔案登記簿裝訂列入永久性保管檔案?jìng)洳椤６且?guī)范整改一批，做到歸檔及時(shí)、保管完整、保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。三是財(cái)務(wù)部門要監(jiān)督好網(wǎng)點(diǎn)運(yùn)營(yíng)主管調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊(cè)，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開工作崗位，對(duì)清理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須要求當(dāng)事人回原單位查明原因。四是要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理，對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。四是銷毀一批。清理后，對(duì)符合條件銷毀的檔案，清理造冊(cè)，在會(huì)計(jì)部門、稽核部門核實(shí)后，當(dāng)場(chǎng)封包，統(tǒng)一銷毀。

——加強(qiáng)制度建設(shè)，形成一套行之有效的規(guī)章制度。首先要制定操作流程，其次在制度上有管理辦法，有實(shí)施細(xì)則，做到操作性實(shí)用性強(qiáng)。

——加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度。管理會(huì)計(jì)部門、稽核部門要將會(huì)計(jì)檔案管理納入日常檢查，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范行為立即糾正。

——加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

——加大會(huì)計(jì)檔案管理硬件投入，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率。存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各支行、分理處要及時(shí)為會(huì)計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，各支行、分理處應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會(huì)計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)。

——分層管理，分而治之。一是建議總行對(duì)永久性保管的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行外包或是進(jìn)行集中管理。二是建議總行對(duì)于定期保管的會(huì)計(jì)檔案，采取片區(qū)集中管理，可采取江南、江北、半島三個(gè)區(qū)域集中管理，提高管理效率和管理質(zhì)量。以上保管方式都不能實(shí)現(xiàn)的話，由運(yùn)營(yíng)網(wǎng)點(diǎn)自行保管，但需由總行牽頭對(duì)老檔案室進(jìn)行改造，使之達(dá)到檔案室要求。

（作者單位：四川瀘州江陽(yáng)農(nóng)商銀行）