流動人員人事檔案材料收集歸檔探討

文靜　周曉燕

【摘要】人事檔案材料的收集是檔案利用的基本前提，改革開放后人員流動性增強，使得傳統的流動人員人事檔案收集范圍、方法受到越來越大的挑戰。本文針對當前流動人員人事檔案收集的困境，提出通過互聯網手段和獎勵機制改進流動人員人事檔案收集方法的設想。

【關鍵詞】流動人員；人事檔案；材料收集

一、明確流動人員人事檔案的概念

人事檔案是指黨和國家機關、社會組織在人事管理實踐中記述和反映個人經歷、學識水平和德才表現，并以個人為單位，按一定的要求和方法加以整理，由指定部門集中統一保管，以備查閱和利用的歷史記錄。

按照人社部發﹝2015﹞90號文件規定，流動人員檔案主要包括以下八類：非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業單位工作人員檔案；與企事業單位解除或終止勞動（聘用）關系人員的檔案；未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案；自費出國留學及其他因私出國（境）人員的檔案；外國企業常駐代表機構的中方雇員的檔案；自由職業或靈活就業人員的檔案；其他實行社會管理人員的檔案。

二、流動人員檔案材料收集的困境

流動人員人事檔案涵蓋面廣、數量眾多，現行人才服務機構依然參照干部檔案管理方式進行，按十大分類對檔案進行收集、排序、整理和裝訂，利用率低、更新率低，維護困難已成為困擾人事檔案工作者的難題，促使我們更多地思考擴充收集檔案材料內容，提高檔案利用價值。

流動人員檔案材料收集困境與現有的檔案管理方式、規范，以及企業管理人事管理與檔案分離的現狀密不可分：

（一）流動人員檔案管理機構的分散制約檔案材料收集

人社部發﹝2015﹞90號文明確規定流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，跨地區流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。這一規定使我國現階段流動人員人事檔案保管層級機構眾多，各地檔案管理機構制定標準不同，受到管理機構管轄范圍限制導致檔案流動頻繁，不利于一定時間內檔案材料的收集整理，尤其在檔案保管取消收費并納入基本公共服務范圍后，跨地區流動人員檔案在戶籍所在地、工作所在地人才服務機構存在多頭管理，相互推諉都現象。

（二）流動人員檔案歸檔范圍、收集方式缺乏創新

人才服務機構對流動人員檔案材料的收集、整理均使用干部檔案整理方式，不僅對流動人員的個人信息收集形成限制，也對檔案從業人員的思維也形成了固化模式，在工作中對疑似屬于十大類的檔案材料缺乏判斷，對材料移交過程中是否需形成單位密封缺乏判斷。

（三）流動人員檔案與人事管理分離，材料收集缺乏有力組織者

筆者在工作中發現，以個人名義托管比例遠高于以單位名義托管，個人在學歷深造、培訓結業、職稱評審以及企業就職過程中的入職、錄用、考核、晉升及離職都無法通過材料形成單位或就業企業及時反映在人事檔案中，往往在調檔、用檔過程中才知曉問題，幸運者能補之，不幸者甚至因此而錯失機會。

另外，大量高校畢業生檔案從高校轉遞至人才服務機構后，其履歷、技能信息在相當長一段時間內因意識的缺乏、宣導的落后等原因往往難以繼續更新，而未就業畢業生則更加容易造成人、檔失聯。

（四）流動人員檔案的復雜性制約檔案材料的收集

流動人員多來自不同行業、從事不同職業，使其檔案內容各具特點，同時行業、職業對檔案材料形成、轉遞有不同的要求，其中如果涉及企業專利等對信息安全要求較高的情況，那么企業檔案材料的轉遞積極性就會受影響，收集難度就比較大，工作量也會增多。

三、流動人員人事檔案材料收集工作改進策略設想

（一）整合區域性資源，實物統一管理，信息多處共享

在流動人員人事檔案分級管理中劃分區域（或互結聯盟），由資源相對豐富（或較高層級）組織統一管理中心，對人事檔案實物、信息管理，提供庫房、人員、場地和信息技術的建設，搭建統一的管理平臺，提供信息查詢和全真電子化檔案。由資源相對缺乏（或較低層級）的人才服務機構對外提供檔案基本公共窗口服務，引導所在區域的流動人員或其就業所在單位就近或自選區域內窗口移送檔案材料，由管理中心統一分配資源，分流分批處理材料審核，歸入人事檔案。

（二）積極開放流動人員人事檔案材料收集范圍

在保持現有人事檔案歸檔范圍基礎上，增設個人誠信記錄，如銀行貸款、違章罰款、公共業務繳費、考試違紀等信息；增設個人健康記錄，如就診記錄、體檢記錄等，對歸入人事檔案的各類材料制定分類辦法、使用規范。

（三）利用互聯網構建與材料形成單位間溝通樞紐設想

傳統的材料收集方式，以委托代辦為主，由材料形成單位轉交個人或由工作單位統一移交檔案管理機構，部份由形成單位直接轉遞而來。如今，互聯網已經成為工作、生活的重要介質，互聯網時代流動人員人事檔案信息的收集過程必須進行改進。結合互聯網時代信息知識碎片化的特點以及各地人才服務機構服務網站的硬件基礎設施，建立數據中心，為所有存檔流動人員分配專屬ID賬號，賦予每一個ID賬號專屬的數據傳輸接口，方便流動人員隨時將某一時段形成的檔案信息上傳至流動人才公共服務中心檔案材料數據庫。這種網上檔案材料提交收集方式設想可行性主要是當前流動人員人事檔案類型中的流動人員屬于有技術有文化的中高層次人才，對互聯網的認知和使用能力較強，不存在互聯網應用上的障礙。

同時，以電子數據形式儲存的數字檔案與紙質檔案存在巨大的差異，實現紙質文件載體向電子文件載體轉變，不僅需要解決電子文件載體易于損壞、易于修改，真實性易受懷疑的技術難點，還需制定檔案材料電子文件為載體的相關的法律法規、條文條例規定，以便使各級流動人員人事檔案材料收集工作者能有法可依，有據可行，開放數字檔案公共查檔區域，適當向個人、無管理權限單位開放閱檔權限。

（四）積極引導各材料形成單位緊密合作

以人社部發﹝2015﹞90號文為契機，人事檔案取消管理收費，積極向企業進行宣導，首先需要在全社會形成及時補充檔案材料的思想意識，不斷挖掘人事檔案的內容，為用人單位、用檔單位提供有效的信息和緊密的服務，其次由被動接收轉為主動出擊，積極提供上門服務、網上服務。

（五）引入獎勵機制，激勵材料形成單位將材料及數據引入檔案管理機構

在區域內與傳統及擴充的檔案材料收集范圍中所涉及的材料形成單位建立長效合作，引導紙質材料、數據信息的有序收集、利用，對有效移交的材料和數據制定獎勵辦法，提升人事檔案利用價值。當然，移交的規范、數據的利用、資金的來源依然是一個重要的問題。