新形勢下發(fā)揮檔案館社會功能的方式

鮑慶芳

【摘要】檔案館作為科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，在日常工作中需要對檔案資料進行收集、保管和利用，同時檔案館具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護歷史真實面貌、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟及宣傳教育等多項社會功能，這使檔案館在社會經(jīng)濟、政治、科學(xué)和文化的發(fā)展過程中提供了良好的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案館；社會功能；科學(xué)規(guī)劃；整體結(jié)構(gòu)；高效服務(wù)

近年來，檔案館在注重更好的發(fā)揮自身基本功能的同時，開始著力于拓展社會服務(wù)功能，開始采取各種方法和多種措施來為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且取得了良好的成效，這對檔案館社會效益的實現(xiàn)起到了非常積極的推動作用。但從當前黨和國家各項事業(yè)的發(fā)展情況來看，檔案館社會服務(wù)功能與國家各項事業(yè)的需求還存在著一定的差距，因此需要充分發(fā)揮檔案館社會服務(wù)功能，全面提高檔案館的工作水平，為檔案館的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、科學(xué)規(guī)劃檔案館的建設(shè)

檔案館多以行政區(qū)域來進行設(shè)置，并以此來進行檔案和有關(guān)資料的收集和永久保管，并向社會提供利用服務(wù)。檔案館作為一個地區(qū)廣大群眾信息中心和文化陣地，其面向社會和大眾，因此需要科學(xué)規(guī)劃檔案館的建設(shè)，合理利用資金，在建設(shè)過程中避免一味的強調(diào)上規(guī)模、上檔次，更好的推動檔案館的進一步發(fā)展，以便于推動檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

二、提高檔案館整體結(jié)構(gòu)布局

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，過于追求檔案館小而全，這就導(dǎo)致檔案布局存在著不合理的地方，投資具有一定的分散性，資源配置不科學(xué)，在這種情況下，基層檔案工作者盡管做了許多工作，但卻無法有效的發(fā)揮出檔案館的社會功能，這在一定程度上制約了檔案館的發(fā)展。在當前新形勢下，檔案館建設(shè)過程中需要高度重視檔案館的布局，確保檔案館布局的科學(xué)性和合理性，盡量保證投資集中，充分發(fā)揮檔案館的社會效益，并由此帶動各級檔案館的快速發(fā)展。在設(shè)立檔案館工作中，需要盡量少設(shè)部分和專業(yè)檔案館，特別是一些地區(qū)，由于其產(chǎn)生檔案數(shù)量較少，而且結(jié)構(gòu)較為單一，這種情況下就需要盡量少設(shè)或是不設(shè)檔案館，避免檔案館布局過于龐大和分散，實現(xiàn)資源的合理利用，同時還要盡量爭取國家在政策和資金上的扶持力度，更好的發(fā)揮出檔案館的社會功能，確保檔案事業(yè)保持良好的發(fā)展勢頭。

三、開展多種多樣的檔案館宣傳工作

社會大眾對于檔案館的認識不夠深入，大多只是知道它是存放檔案的一個場所，這就需要我們加強宣傳工作。各級檔案館應(yīng)抓住每一個機會向社會展示自己。可通過懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、贈送紀念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識。

檔案館可創(chuàng)辦刊物在自己的宣傳媒介上設(shè)立園地公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料、登載檔案內(nèi)容簡介、介紹檔案館知識，并在一定范圍內(nèi)發(fā)行，以達到宣傳檔案館的目的。借助傳媒進行宣傳也是一個效果明顯的方式。電臺、電視臺、報紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場所，是溝通檔案館與社會公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團結(jié)協(xié)作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果，介紹館藏檔案內(nèi)容勢必會收到良好的效果。還可以通過設(shè)立宣傳欄，擴大人們對檔案館的認知程度，檔案館在自家門前或選擇適宜場地，長期設(shè)立宣傳欄將檔案館工作、館藏檔案內(nèi)容，定期介紹給公眾，也是一種行之有效的辦法。

四、加強檔案館館際之間的橫向聯(lián)合

我國不同檔案館的檔案信息資源的構(gòu)成狀態(tài)，無論是數(shù)量上，或是質(zhì)量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點、各自的優(yōu)勢，如果加強橫向聯(lián)合，發(fā)揮各綜合檔案館館藏的綜合優(yōu)勢和互補效應(yīng)，打破區(qū)域界限，從更廣闊的空間加強聯(lián)系，提供綜合服務(wù)，聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，那么，檔案館的社會功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過建立檔案館網(wǎng)或以檔案信息服務(wù)集團的方式，實現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作，形成合力，為今后加入社會的信息網(wǎng)絡(luò)打下基礎(chǔ)。

五、優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)和提高館藏檔案質(zhì)量

目前，各級各類綜合檔案館的檔案，普遍存在著結(jié)構(gòu)不合理的問題。這嚴重影響了檔案館功能的發(fā)揮。檔案作為人類社會歷史的真實記錄，它應(yīng)該包括經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各個方面的內(nèi)容，即包括國家歷史發(fā)展的全貌，是國家和人民集體記憶的關(guān)鍵。檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人公益，而且更多的還應(yīng)為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。這個重任應(yīng)由國家綜合檔案館來承擔。為此，各級檔案館應(yīng)增強優(yōu)化館藏檔案種類、結(jié)構(gòu)的意識，正確認識處理檔案完整與精練的關(guān)系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個國家、地區(qū)發(fā)展變化的全過程。同時，從規(guī)章制度上減少重復(fù)文件進館，切實加強檔案的鑒定工作，以豐富優(yōu)質(zhì)的館藏資源為社會服務(wù)。

六、加強人才培養(yǎng)和人才儲備

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。這一系列的變化迫使我們盡快地調(diào)整自己，迎接挑戰(zhàn)。因此需要做好檔案人才的培養(yǎng)和儲備。近年來，各級檔案館管理者開始重視到提高檔案工作者素質(zhì)的重要性，開始通過招聘人才和引進高層次人才來確保人才結(jié)構(gòu)的合理性。特別是針對現(xiàn)有檔案人員知識老化及技術(shù)落后的情況，為了使其能夠跟上檔案工作發(fā)展的步伐，各級檔案館通過加強對現(xiàn)有人才的培訓(xùn)和再教育，努力提高檔案工作者的素質(zhì)和專業(yè)技能，確保檔案工作水平和質(zhì)量的提升。

七、采取多種形式，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)

檔案館在發(fā)展過程中，需要提高檔案服務(wù)的主動性和自覺性，進一步增強服務(wù)意識，從而為利用者提供資更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案館在服務(wù)方式上，可以采用多種多樣的服務(wù)方式，努力提高服務(wù)質(zhì)量，進一步簡化服務(wù)手續(xù)，盡最大可能滿足利用者的需求。同時可以采取手工和電子檢索并重的服務(wù)手段，充分的利用現(xiàn)代化技術(shù)，從而為利用者提供方便、快捷的服務(wù)，使檔案在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展過程中發(fā)揮能夠發(fā)揮出重要作用。

八、結(jié)束語

通過有效的拓展檔案館的社會服務(wù)功能，這不僅有利于強化檔案自身的發(fā)展，而且在全面建設(shè)小康社會過程中也能夠更好的發(fā)揮檔案工作的重要性，使檔案館能夠為廣大人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案館社會服務(wù)功能的拓展具有長期性，需要對日常工作不斷的改進和完善，準確對檔案工作進行定位，更好的促進我國檔案館的健康、有序發(fā)展，從而為我國經(jīng)濟和社會的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

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