Excel的常用操作技巧及其運(yùn)用研究

馮 冰瓦房店市機(jī)械制造中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，遼寧大連 116300

Excel的常用操作技巧及其運(yùn)用研究

馮 冰
瓦房店市機(jī)械制造中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，遼寧大連 116300

Excel作為一款功能豐富的表格處理軟件，對(duì)于軟件的使用者而言，只有全面地掌握其中的使用方法和操作技巧，才能最大程度提升Excel軟件的工作處理效率。

Excel表格；操作技巧；函數(shù)

本文的研究在結(jié)合了多年的工作教學(xué)經(jīng)驗(yàn)后，重點(diǎn)總結(jié)了其中的使用技巧。

1 輸入技巧

1.1數(shù)字串的輸入

在Excel的日常應(yīng)用中，數(shù)據(jù)輸入是最為基礎(chǔ)的使用環(huán)節(jié)，但使用者經(jīng)常會(huì)發(fā)行，Excel系統(tǒng)在處理輸入信息時(shí)默認(rèn)地將數(shù)字信息作為數(shù)值數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，這就導(dǎo)致我們輸入的電話號(hào)碼或是證件號(hào)碼等信息會(huì)以小數(shù)形式或是科學(xué)計(jì)數(shù)法的形式呈現(xiàn)出來。因此如何將錄入的各類數(shù)字信息改為字符串呢？操作技巧是在輸入數(shù)值前要預(yù)先加入“’”，然后再錄入所需的數(shù)字信息。比如我們要輸入一個(gè)號(hào)碼信息20160301，這是為了防止系統(tǒng)將之?dāng)?shù)學(xué)處理，就需要輸入’20160301，此時(shí)系統(tǒng)就能自動(dòng)顯示出20160301并完成左側(cè)對(duì)齊。“’”這一符合意為西文引號(hào)，同樣的，輸入=“20160301”也能實(shí)現(xiàn)字符串處理效果。

1.2分?jǐn)?shù)的輸入

分?jǐn)?shù)是我們?cè)谶M(jìn)行表格處理中經(jīng)常需要使用的，但如果直接在單元格里輸入分?jǐn)?shù)，卻往往會(huì)出現(xiàn)偏差。比如當(dāng)使用者直接錄入1/3后。會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)將數(shù)據(jù)歸為日期型并顯示為“1月3日”。輸入分?jǐn)?shù)的技巧為先錄入一個(gè)“0”，即在輸入1/3的時(shí)候，需要輸入“0 1/3”，顯示的結(jié)果就是經(jīng)過分?jǐn)?shù)處理后的1/3。

1.3同一內(nèi)容輸入在不同單元格內(nèi)

當(dāng)使用者需要在Excel表格中的多個(gè)單元格里錄入相同數(shù)據(jù)時(shí)，一遍一遍地重復(fù)輸入顯然是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，因此使用者只需要在一個(gè)單元格內(nèi)輸入一次就可以對(duì)其他表格完成自動(dòng)輸入功能。具體的操作技巧是在完成單元格數(shù)據(jù)輸入后，選中需要輸入相同內(nèi)容的區(qū)域，通過CTRL+Enter的鍵盤組合加以實(shí)現(xiàn)。

2 快捷技巧

2.1ALT+回車鍵

ALT+回車鍵為單元格內(nèi)的換行快捷鍵。在單元格數(shù)據(jù)錄入時(shí)，我們經(jīng)常需要輸入兩行或者多行，如若直接用回車鍵進(jìn)行切換，那么光標(biāo)將會(huì)直接移至下一行單元格位置。因此為了能夠?qū)崿F(xiàn)單元格內(nèi)的換行，就需要使用 ALT+回車鍵的組合按鍵。

2.2SHIFT+鼠標(biāo)拖動(dòng)

SHIFT+鼠標(biāo)為Excel表格中的行列轉(zhuǎn)換快捷鍵。在Excel表格處理中，使用者經(jīng)常需要對(duì)表中的數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行多行多列處理。我們以圖1為例，如何將圖中的“數(shù)量”與“金額”兩整列進(jìn)行調(diào)換移動(dòng)呢？具體的操作技巧如下，首先我們需要選擇其中的一列，如B2：B9，將這列數(shù)據(jù)移動(dòng)至D2：D9的位置上。則需要選中C2：C9這列，并移至B2：B9的位置，將D2：D9這列數(shù)據(jù)移動(dòng)到原來C2：C9的位置上。當(dāng)使用快捷鍵時(shí)，我們可以按下SHIFT鍵并將鼠標(biāo)放置C2：C9的右側(cè)，等到出現(xiàn)“I”的形狀后松開鼠標(biāo)，這是就能將兩列數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)調(diào)，這一快捷辦法同樣適用于行列轉(zhuǎn)換。

圖1　

3 對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)技巧

數(shù)據(jù)保護(hù)是Excel表格使用中一個(gè)較為使用的功能，它的作用是保證表格數(shù)據(jù)只能進(jìn)行瀏覽操作，而不能進(jìn)行編輯和修改的操作，以此保護(hù)數(shù)據(jù)表格中的數(shù)據(jù)。

3.1保護(hù)整個(gè)工作表

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)表格數(shù)據(jù)的保護(hù)操作，操作中需要選擇“工具—保護(hù)—保護(hù)工作表”菜單項(xiàng)的操作方式進(jìn)行實(shí)行，其中只需要輸入一定的密碼就可實(shí)現(xiàn)。而需要恢復(fù)編輯功能時(shí)，則同樣需要輸入保護(hù)密碼。

3.2工作表中部分區(qū)域的保護(hù)

在表格處理中，經(jīng)常需要對(duì)一部分區(qū)域進(jìn)行編輯，對(duì)另一部分區(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，具體操作如下。

1）單擊選擇“工具”菜單—“保護(hù)”—“允許用戶編輯區(qū)域”菜單項(xiàng)，在對(duì)應(yīng)的窗口中選擇“新建”選項(xiàng)，此時(shí)使用者就可以通過鼠標(biāo)選擇對(duì)應(yīng)的可以編輯的區(qū)域。此時(shí)我們會(huì)發(fā)行一個(gè)系統(tǒng)指定的允許數(shù)據(jù)編輯的工作區(qū)域，對(duì)于這個(gè)區(qū)域我們是可以進(jìn)行編輯修改處理的。

2）有些時(shí)候我們需要編輯的區(qū)域可能并不是連續(xù)的，此時(shí)就需要我們?cè)谑褂玫倪^程中依據(jù)實(shí)際需求通過“新建”選項(xiàng)選擇需要自身進(jìn)行編輯的區(qū)域。

3.3編輯修改與區(qū)域保護(hù)

鼠標(biāo)單擊選擇菜單項(xiàng)：工具—保護(hù)—保護(hù)工作表，輸入取消保護(hù)的時(shí)候使用的密碼，并確定退出了這樣的一張工作表中，就能夠?qū)崿F(xiàn)編輯修改和區(qū)域保護(hù)，滿足用戶的相應(yīng)需求。

4 圖表格式的快速設(shè)置

ALT鍵+鼠標(biāo)可以實(shí)現(xiàn)圖表的移動(dòng)功能，在具體的操作中，表格中插入圖表后對(duì)齊問題往往會(huì)被忽視，隨意放置的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，一般情況下，很少會(huì)有人對(duì)在意調(diào)整的圖表是否和某個(gè)單元格保持對(duì)其狀態(tài)，但是在各種EXCEL考試中，我們發(fā)現(xiàn)考試中經(jīng)常要求考生將圖表放置在指定位置，例如將圖表放置在單元格A10：D25的區(qū)域內(nèi)，這時(shí)候選擇將圖表移動(dòng)到左側(cè)和A10單元格左上角相對(duì)齊的位置，然后再將圖表右下角縮放至于D25單元格右下角對(duì)齊的位置。想要將圖表和要求的區(qū)域?qū)R是比較容易實(shí)現(xiàn)的，但是想要使單元格邊緣與要求區(qū)域單元格邊緣保持絕對(duì)對(duì)齊，采用鼠標(biāo)是非常不容易操作的，這時(shí)候就需要按下ALT鍵，然后稍微移動(dòng)圖表就能夠?qū)崿F(xiàn)絕對(duì)對(duì)齊。

5 結(jié)論

Excel表格處理軟件如今已在我們的日常生活中扮演著十分重要的角色，掌握好Excel表格處理運(yùn)用的操作技巧和相關(guān)知識(shí)對(duì)于我們進(jìn)行數(shù)據(jù)分析處理有十分積極的意義，能夠幫助我們事半功倍地完成一些工作。本文的研究只是Excel使用技巧的一部分，更多的內(nèi)容還需要我們不斷地進(jìn)行深入探討。

［1］杜巍.有效保護(hù)Excel工作九招［J］.中國新通信，2015，17 （20）：36.

［2］蘇翠英.應(yīng)用EXCEL函數(shù)實(shí)現(xiàn)中職學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)智能化［J］.辦公自動(dòng)化，2012（24）：43-44.

［3］徐暉，傅曉玲.Excel中數(shù)據(jù)有效性的保證方法［J］.科技信息（科學(xué)教研），2007（36）.

TP3

A

1674-6708（2016）170-0099-01

馮冰，瓦房店市機(jī)械制造中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校。