淺析數字化檔案管理存在的問題與對策

尤小菊

摘 要：檔案數字化管理與傳統檔案管理相比，有其無與倫比的先進性和科學性，它將改變紙質檔案的搜集方式、管理方式和利用方式沖破紙質檔案的局限性發揮信息資源的優越性，促進檔案管理從紙質檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務的根本轉變。隨著現代化進程的不斷深入.檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。

關鍵詞：企業檔案；數字化管理；問題；對策

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）24-0161-02

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，檔案數字化有著檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全等優點，所以，檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求.也是檔案工作者的必然方向。但在當前檔案數字化過程中，還存在一些亟待解決的問題，需要研究相應的對策。

1 檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先 進性

1.1 提高企業的經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

1.2 是檔案管理的客觀需要也提高了辦公效率

只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、信息管理和信息服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置和科學管理，為社會提供高效、優質的服務。電子檔案的出現給檔案部門提出了一個待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的數字化。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。如我公司各門類檔案條目都錄入在協同辦公系統的檔案管理系統里，數字化率達到60%，公司員工所需資料都可以在檔案系統查詢，使“死檔案”變成“活信息”，使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

1.3 能有效地保護檔案原件

安全問題是檔案工作的生命線，關系到檔案事業健康、快速發展，將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，能代替原件使用，保護檔案原件，使數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存，能恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。這樣檔案的使用更加安全，使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 檔案數字化工作當前存在的問題

2.1 對檔案數字化工作重要性認識不足

檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，是一項基礎性的管理服務工作，從企業領導到員工對檔案數字化工作不了解，對檔案數字化利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，有關部門參與意識薄弱，在檔案收集、利用等方面未能給與檔案部門應有的理解和支持，這樣就直接導致電子檔案提交不完整，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持。

2.2 檔案數字化硬件不足，軟件開發滯后

就硬件而言，檔案數字化主要需要 三類設備：一類是信息采集設備，一類信息存儲設備，三類是信息利用設備。而公司檔案室有的只有少數價值不高的簡易設備如計算機、打印機、復印機等，這樣很難滿足檔案數字化的需要。

電力服務涉及千家萬戶，電力從生產、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，為實現管理需要，電力企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的電力企業管理信息，并且隨著電力的發展而快速的更新。但由于各種專業各自開發、購置軟件，一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統銜接，就不能順利利用計算機完成信息搜集、信息管理、信息利用等工作，檔案信息資源就不能共享。如公司的財務系統、招投標系統、物質采購系統等，這在一定程度上制約了檔案數字化的進程。

2.3 檔案數字化工作存在著安全問題

在數字化建設中存在著保護意識淡薄、技術系統不可靠、管理不完善等安全問題，如檔案數字化外包加工最容易發生安全問題，容易被加工人員復制、拷貝、拍照等；網絡環境中電子文件也存在著安全問題，電子數據是比較脆弱的，可以被人為破壞、篡改、刪除等。所以，在檔案數字化建設中要加強檔案人力資源建設、提高檔案安全技術水平、完善法律法規建設、加強檔案安全管理。

2.4 檔案數字化人員素質不高

實現檔案數字化，首先要有檔案管理人員素質的現代化，要有較高的知識層次和先進技術水平不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，專兼職檔案人員缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案數字化了。

3 解決檔案數字化問題的基本措施

檔案數字化的重要性和緊迫性日益突出，有的放矢，對癥下藥地解決檔案數字化工作的突出問題，成為我們當前和今后一定時期內檔案工作的重要任務。

3.1 加強領導，提高對企業檔案數字化工作重要性的認識

首先，領導的重視是做好檔案管理的前提。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視才能使這一項工作長期順利開展，要將檔案數字化工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。其次，要進行檔案數字化工作，必須全面提高企業員工的思想認識，要加強學習宣傳，提高對檔案數字化重要性、必要性和緊迫性的認識。所以，要加快傳統檔案數字化加工步伐，積極開展電子檔案計算機檢索和提供利用，進一步提高檔案工作管理水平，為各項工作提供高效率的全面服務。

3.2 加大檔案數字化硬件投入力度

檔案數字化首先是檔案硬件現代化。目前，在全球范圍的高新技術飛速發展，電子通迅設備日新月異，檔案數字化離不開高技術來支撐。為此，在信息搜集環節，要本著“ 硬件求實”原則，圖片采集、音像采集設備，如照像機、錄像機、掃描儀等；在信息儲藏環節，購置必備的磁帶、磁盤、光盤、及相配套的磁盤陣列和光盤庫的標準建設；在信息利用環節，購置必備的計算機、打印機、復印機，并建立因特網等，注意更新換代，從而確保檔案數字化不因硬件出現梗阻。

3.3 加強檔案數據庫建設

首先是輸入文件級目錄，把檔案室的文件級目錄輸入數據庫，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。其次是采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。其三是將電子文件和紙質文件的并舉，實行雙軌制歸檔。公司從2011年檔案數字化率列入省公司協同辦公考核指標以來一直加強對檔案室紙質檔案的數字化錄入工作。

目前公司檔案室文件級目錄已全部錄完，有62883條目錄，電子原文由40143條目錄，檔案數字化率達到63.83%，為公司檔案網上查閱利用打下了堅實的基礎。

3.4 加強管理，確保安全

在檔案數字化工作時，既要保證檔案信息實體不丟失、不損壞，又要保證檔案信息內容不失密、不泄密，必須從多方面、多角度考慮數字化檔案信息的安全問題，加強安全意識。

首先，要建立健全檔案數字化工作的相關制度，按規定確保檔案數字的成果在交接、加工、保管、存儲和利用等工作流程中的安全保密，嚴防檔案丟失、檔案泄密事件的發生。在進行檔案數字化加工時，檔案數字化工作的場所、流程、系統與設備等的管理應嚴格按照《福建省檔案數字化工作安全保密管理規定》的要求執行，嚴禁用于檔案數字化工作的計算機、掃描儀、移動存儲介質等信息設備與任何網絡互聯，嚴格遵守用戶方相關的保護保密制度，未經批準，任何人不準將檔案原件、掃描后的電子檔案帶出工作場所，確保檔案絕對安全。

其次，加強對電子檔案的設防。電力企業已建立統一的企業信息系統平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。因此對網絡環境下電子檔案信息安全設置防問控制、加密簽署、設置防火墻、漏洞掃描技術及計算機反毒技術等安全防護措施。

3.5 加強人才培訓和引進，提高檔案管理人員綜合素質

檔案工作是一項專業性很強的企業基礎工作，又是一項管理服務性工作。檔案管理人員素質直接影響管理水平，企業檔案室信息化水平建設，需要涉及到掃描與硬件知識、計算機以及存儲技術等知識，需要多門學科、多方面知識的綜合。

目前，我公司缺乏既有檔案專業知識又具有計算機知識的復合型人才，為加快檔案信息化建設，一是要積極引進信息化方面的專業人才，從事數字化加工、系統維護、數據庫建設與運行等；二是加強現有檔案專業人員的培訓學習，通過專題講座、培訓、繼續教育、進修學習等形式，提高檔案管理人員的業務水平與綜合素質，為檔案信息化建設，進一步發揮人才在數字化建設中的重要性。

4 結 語

檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。面對電力系統管理的新形勢，檔案管理人員一定要抓住機遇，迎接挑戰，努力開拓檔案工作的服務渠道，把檔案的服務功能充分發揮出來，促進電力生產不斷進步，使電力系統得到持續穩定的發展。

參考文獻：

[1] 閩檔〔2011〕65號，福建省檔案數字化工作安全保密管理規定[S].