談公司檔案管理工作的一點啟示

郭春會 李 敏 許麗娟

談公司檔案管理工作的一點啟示

郭春會 李 敏 許麗娟

檔案管理工作在企業發展中的作用越來越重要。檔案管理工作要與時俱進，跟上企業發展需要。本文簡要說明了檔案管理工作必須堅持的四種理念、三化建設、人員隊伍建設以及檔案工作人員的四種能力。

檔案管理 理念 建設 能力

“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達到國家A級標準，是公司檔案發展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業“十三五”發展規劃，納入各經營單位第一責任人的績效考核當中，列入公司年度工作計劃并進行了布置。可見，檔案工作服務于公司經營管理的重要作用越來越明顯。如何適應公司規模發展的需要，找準檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。

一、檔案工作要堅持四種理念

隨著公司經營規模的快速發展，加強企業基礎管理和制度化建設已成為“十三五”發展規劃的目標和工作重點。檔案工作必須與時俱進，堅持科學的理念，努力把握工作的主動權。

一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設的理念。檔案資源建設是檔案工作基礎中的基礎，是一切檔案利用、服務、開發及數字化工作的前提，是企業信息資源的重要組成部分。當前，檔案工作應遵循公司各類檔案資料形成的基本規律，結合公司經營管理的實際需要積極向前推進。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業需要利用的檔案、凡是對公司經營發展有利的資料，都納入檔案資源建設管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。

二是堅持科技促進的理念。當今時代，信息先導，傳統工作經過信息化的重塑已經展示出更大的活力，檔案資源建設與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達的應用空間。要通過進一步推動檔案存儲數字化、管理自動化及利用網絡化等科技手段，將傳統的檔案信息轉化成電子信息，才能進一步推動公司檔案工作的開展。

三是強化服務公司經營管理的理念。要從踐行科學發展的高度出發，主動增強服務意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發揮檔案工作優勢，為完成公司的中心任務提供檔案支撐，在服務企業大局中發揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務功能，使檔案成為公司經營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業需求提供更多的“增值服務”。

四是加強著眼于未來的理念。當前檔案工作處于建立完善階段，許多發展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發展不夠完美，因此創新檔案工作要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在做好現實工作的基礎上力求完美發展和新的突破。

二、檔案工作要推進“三化”建設

遵循檔案形成規律，發揮檔案的證據和憑證作用，積極開展檔案管理規范化、數字化、分類化工作，主動服務公司經營發展，提高服務效率和服務水平。

一是要加強規范化管理。隨著公司檔案資源建設步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續開展，按照標準、規范整理公司各類檔案，是提高公司基礎管理的需要，是貫徹執行國家、股份公司檔案規范性文件的需要，也是優化檔案工作目標考核，促進檔案工作健康開展的需要。要在結合公司主營業務和企業管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規章制度和管理辦法，嚴格按照標準收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質量，促進公司檔案工作健康、持續開展。

二是推進檔案數字化工作。數字化檔案較傳統的紙質檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學、利用便捷等優勢。要在公司機關室藏檔案已全部實現目錄檢索、部分文書檔案全數字化的前提下，根據公司信息化建設的總體安排，按照逐步推進的原則，盡快在“十二五”期間達到文書檔案和聲像檔案的全數字化、部分重要基建檔案全文數字化。

三是提高檔案細致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發、安全質量、物資設備、法律成果、人力資源、社會榮譽等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎管理能力。

三、檔案管理人員隊伍要加強三個建設

一是完善職能，形成專兼結合的檔案管理人員網絡。對機關和所屬各項目，應按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機構，明確相應的專兼職檔案人員崗位職責，負責定期或即時向檔案機構移交聲像材料。檔案機構要定期到各有關業務部門和各項目進行檢查指導，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機構，保證檔案管理工作的順利開展。

二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩定。專業檔案人員是開展檔案工作的根本，穩定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應結合本項目經營管理需要，配齊配強專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。

三是開展業務培訓，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業務學習和培訓，是提高管理水平的基本環節。要組織在崗的專兼職人員學習檔案的基本知識、基礎理論，組織學習檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質量。

四、檔案人員要提高四種能力

檔案工作是為時代寫歷史、為企業文明傳薪火的崇高事業。專（兼）職檔案人員除應具備基本的職業道德之外，應努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業素養。

一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質表現為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。

二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責。對本單位、部門的各類檔案進行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養成細致的工作習慣，對于經本人鑒別、收集、借閱的檔案，應當做到心中有數，增強安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。

三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術和文化等潛在的價值開發、利用出來，才能切實增強服務企業的效能，才能實現檔案的增值作用。

四是提高溝通協調能力。檔案工作具有工作環境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應主動走出來，通過與系統內檔案工作搞得好的單位交流，學習人家的先進經驗；通過參加檔案業務培訓，增強與系統外專業人員的聯系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協調能力，從而走出封閉的工作環境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務于公司的中心工作。

（作者單位為中鐵建大橋局集團電氣化工程有限公司）

［1］ 蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施［J］.理論觀察，2014（05）.