電話預約技巧知多少

曾雙喜

許多人力資源工作者（以下簡稱“HR”）招聘時都有過這樣的經歷，就是費盡口舌打電話預約了一批應聘者前來面試，但到時能如約而至的人卻寥寥無幾。被應聘者“放鴿子”的苦楚只有HR心里最清楚：之前又是協調內部面試官的時間與工作安排，又是準備面試資料、安排面試場地，還要逐個聯系應聘者確定面試時間，所有的工作和努力都隨著求職者的爽約而付之東流。這還不算，更有甚者還會遭到業務部門的誤解：“張羅了半天就來了這么幾個人，這不是耽誤我們的時間嗎……”筆者對HR同仁的不幸遭遇感同身受。其實，要提高邀約面試的到場率不是一件難事，HR只需多與應聘者溝通，在電話預約時注重一些技巧并靈活運用，求職者的到場面試率一定會大大提高。

常見的爽約理由

為什么應聘者會出現面試爽約的情形？很多HR慣于把錯誤歸結為求職者不守承諾、太任性，認為“這是90后新生代身上的通病”；也有的HR把面試到場率過低歸因于企業給出的薪酬標準低于同類企業，不具有市場競爭力。筆者總結了自己接觸過的一些案例，發現導致面試爽約的原因不外乎以下8種情形：

應聘者同時接到其他公司的面試通知，在面試時間上產生沖突；

應聘者臨時有其他重要的事情，沒有及時通知HR；

應聘者仍然在職，求職意向不強，對于參與面試持無所謂的態度；

應聘者在電話中了解了公司概況后，對公司或職位不感興趣，主動放棄；

應聘者忘記面試時間，或出發太晚導致遲到而中途放棄；

面試地點距離應聘者較遠，應聘者覺得不方便，主動放棄；

面試地點、路線、時間交待不清晰，導致應聘者走錯路或沒有按時到達；

面試當天遇暴雨、交通意外等不可抗力影響。

上述原因，初看責任主要在應聘者身上，但仔細推敲就會發現，其實每一項都是HR基本可控的。因此，HR與其在應聘者身上找毛病、發牢騷，倒不如從自身出發，找原因、想辦法。只有查清原因，我們才能夠對癥下藥。

“試”前溝通，專治各種爽約

要提高面試到場率，降低爽約率，HR需要做到的就是三件事：溝通、溝通、再溝通。與應聘者的有效溝通可以避免后期許多不必要的麻煩，HR可以通過電話溝通了解應聘者的求職意愿與動機；介紹公司的情況、優勢、發展空間、職位特點與要求等；詳細清楚地告之面試時間、地點、路線；多次確認是否前來參加面試。

時間沖突——多問一句或另行安排

在面試時間上產生沖突，其實這個問題比較好解決，HR在與應聘者電話溝通時，不妨多問一句：“在XX時間段，您是否方便？有沒有其他重要的事情？”如果應聘者不方便就另約時間。當然，有時候協調時間比較困難，比如公司要求某個時間段內必須完成面試，因為其后很多面試官要出差等，那么HR就要爭取讓應聘者放棄其他行程，選擇來公司參加面試。這時，HR就有必要簡單地向應聘者介紹公司的基本情況，重點同應聘者說明公司有哪些吸引人之處，使應聘者有興趣來公司參加面試。

臨時生變——預留多個聯系方式便于聯絡

當應聘者臨時有事不能參加面試時，應該及時通知HR。之所以沒有通知HR，很多時候是因為沒有HR的聯系方式或聯絡方式不易聯絡，比如有的電話較忙，打不通。為了避免中途出現變數，HR應該把自己的多個聯系方式，如微信、郵箱等清楚地告訴應聘者，以便一個聯系方式行不通時，另一個可以及時補上。當然，也有可能是應聘者不愿意主動聯系，不要緊，HR可以在面試的頭一天主動聯系應聘者，再次電話確認，對應聘者也是一個提醒；如果應聘人數過多，無法每人確認一次，那就要在之前的電話預約中明確告訴應聘者，如有變動要提前告知。電話通知，郵件跟進，短信提醒，必要時加上對方的QQ號、微信號。總之，就是動用一切現代化通訊方式，把前期的工作做細，一方面可以減少不必要的麻煩，另一方面也讓應聘者感覺到公司做事的規范性。

求職意向不強——把準求職動機是關鍵

應聘者仍在職，對求職抱持無所謂的態度，處理這種情形比較能體現一名HR的專業性。比較妥當的應對策略，就是在面試之前對應聘者的求職動機進行初步的判斷，從應聘者的簡歷當中找出蛛絲馬跡，比如通過對其過往工作經歷的了解，以及電話預約時初步了解其想從事的行業、職位，期望的薪酬待遇，對目前工作的滿意度，個人的職業規劃，家庭情況等等，判斷其求職動機的強弱，如果求職動機不強，就要預估到他可能會爽約，不用再做重點考慮。招聘就像談戀愛，你情我愿才有談下去的可能。我不是你的菜，就別浪費彼此的時間。

因生疏而下意識地拒絕——層層遞進，主動推銷

很多求職者在投遞簡歷時采取的是“海投”，有時連自己也記不清投了哪家公司。于是，很多應聘者在接到電話時弄不清楚是哪家公司打過來的，因此，HR在電話預約時一定要詢問對方對公司是否了解，對職位的職責與要求是否清楚，在這一問一答間，HR不僅可以了解對方的求職動機，也可以簡單介紹一下公司的情況，借機對公司進行宣傳介紹。隨后，HR還可以通過郵件給應聘者發送公司介紹或官網鏈接，以便應聘者對公司有進一步的了解，加強求職意向。

出發太晚導致中途放棄——提前電話通知面試

應聘者忘記面試時間，接到通知時已不能按時到達面試地點，因此中途放棄。這個問題看似責任在應聘者，其實只要HR多用點心，也是可以避免的。這就涉及一個問題——到底提前多少天預約面試才算科學？時間提前太多，如果應聘者瑣事太多，容易將面試遺漏，而且這期間應聘者也可能已經找到其他工作；如果提前時間不夠，應聘者可能已經另有安排，容易造成時間沖突，沒有調整的空間。因此，通知應聘者面試最好提前3天進行，一方面可以避免遺忘，另一方面也可以給應聘者預留出調整行程的時間。

面試地點較遠——人文關懷彌補

很多時候，距離面試地點太遠、交通不便、時間太趕，這些看似簡單的理由就足以讓應聘者放棄面試。要解決這個問題，HR就需要多體現一點人文關懷，工作做得細致一些。譬如，當HR在電話預約中了解到應聘者的居住地后，要主動詢問應聘者前來面試是否有困難，特別是對于車程在一個半小時以上的應聘者，要將面試的時間、地點、路線、聯系電話交待清楚，并讓對方確認，也可以通過短信和郵件再發送一次；如果面試地點比較偏僻，最好附加路線圖，避免應聘者因路線不明無法按時到達；要考慮到乘坐的交通工具不同，行駛路線也是不同的；特別要注意時間、地點與路線千萬不能寫錯，如果臨時有變動也要及時通知對方；一些地方的標志性建筑要說清楚，如果公司的樓號、門牌號換了，要及時通知應聘者；在時間安排上，對于路途較遠的應聘者，不要將其面試安排得太靠前。以上細節可以在很大程度上幫助應聘者少走冤枉路，避免因無法按時到達而放棄面試。

不可抗力影響——提前預知，逐一反饋

面試當天遇到臺風暴雨、交通意外等不可抗力因素，這就要求HR在面試前客串一下天氣預報員和交通播報員。如果能預估到有惡劣天氣，就要做好相應的準備與應對措施。比如：在面試前的1-2個小時與應聘者逐個通一次電話，確認有多少人不來面試，也可以給應聘者一些溫馨提示，告訴對方天氣情況，哪些地方可能會出現交通堵塞等。

除此之外，電話預約時HR的態度是好是壞，聲音是否宏亮、清晰，語氣是否有親和力，語言是否文明禮貌，這些因素都會在一定程度上影響應聘者的面試到場率。

責編/張曉莉