物業檔案管理工作存在的問題與對策

張曉燕

摘 要：物業公司檔案是指物業公司在其物業開發和管理活動中形成的具有保存價值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業管理工作的開展，從物業維修、養護設施設備到了解物業使用人情況，乃至收取物業管理費等，每個物業管理環節都離不開檔案。本文試從物業公司檔案的特點與管理現狀出發，結合自身工作實際感受，就優化物業公司檔案管理談些初步認識。

關鍵詞：物業檔案管理；存在問題；對策

隨著市場經濟的快速發展，企業之間的市場競爭日益激烈，提高自身競爭力成為企業長久發展的必然要求。檔案管理工作是影響企業競爭力的重要因素，通過檔案管理，可以為企業生產運營提供數據支持，為項目選擇、戰略決策等提供有力保障。

一、物業公司檔案的特點

與一般檔案相比較，物業公司檔案有其獨到的特點。正確認識和研究這些特點，有利于掌握物業公司檔案的客觀規律，推進物業公司檔案工作的科學管理，使之更好的服務于物業管理工作和業主。物業公司檔案的特點主要表現為以下幾個方面：

（一）檔案管理的動態性

物業公司檔案的日常管理工作雖然繁瑣但并不復雜，一旦物業管理活動走上正軌，基本按照一定的規律重復進行，所形成的檔案相對比較固定，且通常具有統一的規格樣式。但與此同時，在物業管理過程中，這種規律又不是一成不變的，如物業公共部位需要進行維修、養護，業主因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更發生變化，物業使用人因租賃關系的改變而頻繁變動等等。由于物業公司檔案是以一個物業單位為對象組織案卷的，因此，必須持續收集各種變化所對應產生的文件材料，確保檔案能全面反映一個物業單位的完整變化過程，使物業公司檔案呈現動態管理的顯著特點。

（二）檔案內容的憑證性

隨著物業管理工作的不斷發展和完善，物業公司檔案的種類也不斷增加。總的來看，物業公司在管理工作中形成的檔案文件主要有兩大部分，即維持物業公司各項工作正常運作的工作類檔案，以及物業公司在業務管理和經營過程中產生的各種專業檔案。其中，物業公司工作類檔案包括黨群工作類檔案、行政和經營管理類檔案、會計檔案、榮譽實物檔案等等。各種專業檔案，則包括住戶入住后不斷形成并補充的業主（物業使用人）材料和租賃材料檔案，常規物業管理過程中形成的物業維保、綠化、保潔等檔案，以及物業公司各種經營活動形成的經營管理檔案等等。這些檔案是重要的憑證依據，如日后業主和物業雙方發生糾紛，這些白紙黑字的檔案，將在第一時間作為有效的歷史記載證據，維護物業公司和業主雙方的利益，起到具有法律意義的憑證依據作用。

（三）檔案利用的局限性

物業公司檔案中包括了諸如物業日常管理中形成的房屋維修、綠化、保潔等普通的檔案，同時也包括了更多涉及業主隱私，乃至公司商業機密的需要保密的檔案，可謂公開性和隱密性并存，由此形成了物業公司檔案利用的局限性特點。由于物業管理工作是圍繞業主日常生活的方方面面開展的，它與業主的日常生活有著密不可分的聯系，因而經常需要查閱檔案，信息利用率非常之高。物業公司檔案頻繁的被利用，使得在檔案利用過程中把握好公開和保密的尺度尤為重要。

二、物業檔案管理工作的完善措施

（一）重視檔案管理工作

首先，在現代市場情況下，物業領導應當加強對檔案管理工作的了解，認識到檔案管理對企業生產、運營的重要作用，加強重視，將檔案管理工作當成日常管理中的重要事項，并由專門領導人負責，提高檔案管理工作在企業中的地位。其次，對于檔案管理人員，要通過績效考核和獎懲機制，來提高管理人員的工作責任心，使其以認真、負責的態度對待檔案管理工作，預防檔案管理工作中存在的不良現象，提高檔案管理工作整體水平，才能使檔案管理的功能有效發揮出來。

（二）改進檔案管理方式

在現代企業檔案管理工作中，應改變傳統檔案管理方式，加強對信息技術的運用，提高信息化建設水平，建立統一的檔案管理平臺，實現檔案信息的共享，從而有效保證檔案信息收錄的完整，提高檔案管理效率，為企業提供相應幫助。

（三）加大檔案管理投入

企業在加強對檔案管理工作的重視后，還需要給予足夠的支持，加大經費、人力等方面的投入，購買相應的檔案辦公所需要的設備，設置專門的檔案管理數據庫，開發專門的檔案管理軟件，為檔案管理工作創造良好條件。

（四）物業檔案管理制度不健全

一是檔案整理不規范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（五）培訓檔案管理人員

打造一支高素質的管理隊伍是提高檔案管理效益的重要保證。首先，通過社會招聘、競爭上崗等方式，提升管理隊伍的專業化水平，保證檔案管理的規范化。其次，對工作隊伍進行檔案管理技能和職業道德培訓，并引進績效機制，來提高管理隊伍的工作能力與責任心，提高檔案管理的質量。

（六）強化制度建設，規范檔案管理

制度約束行為。檔案管理制度是檔案工作的重要基礎，要以科學化、規范化為目標，根據物業管理狀況不斷改進和創新各項檔案管理規章制度，只有這樣，才能更好地優化物業公司檔案管理。要通過進一步建立健全檔案管理規章制度，落實崗位職責，明確各級人員的責任，把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要內容和考核依據，貫徹落實實施。建立涵蓋公司領導，各業務部門的檔案管理工作網絡，規范文件材料歸檔和檔案管理的全過程，使物業公司檔案工作走上管理規范化的軌道。

三、結論

總之，物業檔案管理貫穿在物業管理的全過程中，提高物業檔案管理的水平是為了促進物業管理整體水平的提升。物業企業要真正認識到這一點，并為物業檔案工作提供精神上和物質上的支持，對物業管理整體水平再上新臺階將大有裨益。

參考文獻：

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