淺析如何做好事業單位檔案信息化建設

謝玉榮

摘 要：檔案管理信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。作為事業單位的檔案管理工作人員，一定要適應當前形勢和任務的需要，積極探索創新檔案管理。因此，新形勢下如何加快事業單位檔案信息資源的開發和利用，促進事業單位的發展，使之融入社會發展的需要，從而更好地為社會公眾服務是現階段檔案工作者需要考慮和解決的關鍵問題。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化

檔案管理信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。

目前，就事業單位檔案工作的現狀來看，還存在很多問題，從很大程度上制約了事業單位的有效發展。為此，作為事業單位的檔案管理工作人員，一定要適應當前形勢和任務的需要，積極探索創新檔案管理。因此，新形勢下如何加快事業單位檔案信息資源的開發和利用，促進事業單位的發展，使之融入社會發展的需要，從而更好地為社會公眾服務是現階段檔案工作者需要考慮和解決的關鍵問題。

一、事業單位檔案信息資源建設存在的問題

（一）對檔案工作認識不足

對于人事檔案管理工作的認識存在著一定的誤區，認為只是保管的事務性工作，不是主要工作，只要不丟失、損壞即可。因此，在場所、經費、人員等方面都得不到足夠的保障。同時，管理人員水平不高、手段落后。由于人員的崗位變動等原因，大部分人員是沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、 管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（二）檔案材料制作不規范。

檔案材料須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。紙質檔案與電子檔案并存，信息技術在行政機關辦公活動中，在檔案管理中廣泛應用，出現了新型載體文件—電子文件，而"存在了上千年的紙張已經作為一種傳統，深深扎根與人類社會"，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。

（三）軟硬件設施配套不健全

有的單位至今還沒有獨立的檔案室，資料只能東放一堆、西存一片；有的單位雖有檔案室，但普遍容量較小，地處偏僻，周圍環境不好，只有簡易的可移動的檔案柜，未能按照空間大小合理設立檔案密級架，處在一種簡單的資料堆積階段，很多地方檔案管理資料未能輸入電腦，手工操作居多，甚至連手工登記的資料也不成冊、不完整，軟硬件設施嚴重滯后。然而，檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。

二、新時期加強事業單位檔案信息化管理的幾點對策

（一）加大投入力度，加強軟硬件設施建設

檔案信息資源建設工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術支撐和完備的軟硬件設施。因此，事業單位應加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息資源建設相配套的設備儀器和軟件系統，才能為實現檔案管理的信息化提供很好的基礎保障設施，才能實現全方位、多層次的檔案管理，才能更好的為公眾提供檔案服務。

（二）提高事業單位人員技術水平

檔案信息化管理工作離不開現代化的計算機技術作為支撐，在檔案信息化管理中要需要很強的技術性建設基礎，才能保證檔案管理信息化工作的順利推進。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網絡環境下立足，才能實現其資源信息的共享和信息社會化服務，只有提高了相關技術水平，才能排除檔案信息在網絡環境中的潛在威脅，實現檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

（三）強化檔案信息資源安全管理

首先，要提高對檔案內容、載體的安全性認識，對重要的檔案進行加工整理時，一定要規范操作流程，并嚴格記錄操作過程，防止因為操作不當導致的檔案損壞的現象發生。其次，要提高檔案管理工作人員的檔案意識和安全意識，在進行檔案信息資源建設的過程中一定要規范操作，提高責任感。然后，要提高檔案管理信息化系統和數據庫的安全性，并定期對檔案數據庫進行備份，做好必要的安全防護措施，防止由于系統故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。

（四）建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項復雜的系統化工作，檔案管理人員不僅要負責檔案信息的收集，還要對信息進行加工處理，工作量相對較大。因此，為了保障檔案管理工作的順利進行，有必要建立完善的檔案信息化管理制度，根據信息化的需要對各項管理流程進行有效的規范和控制。此外，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發生。同時，還要不斷落實檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。

總之，檔案工作具有“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的重要作用。目前，各地檔案工作的信息化工作也都在研究、謀劃、運行當中，檔案工作的信息化對全社會的信息化建設無疑是一個巨大的貢獻。要順利實現這一目標，需要各級黨委、政府以及企事業單位的高度重視和大力支持，需要全社會的共同關心和積極參與，最根本的是需要全系統檔案工作者解放思想、更新觀念、與時俱進、開拓創新，推動國家檔案事業的全面發展，使其更好地為經濟建設和社會發展服務。