影響檔案信息資源利用的因素

劉國春

摘 要：當前，盡管國家各個部門都開始積極探索對檔案信息資源的開發和利用，但是由于諸多因素的影響，我國對檔案信息資源的利用率仍然不高。本文通過分析影響檔案信息資源利用的因素，提出了幾點解決對策，希望進一步促進對檔案信息資源的開發和利用。

關鍵詞：檔案信息資源；利用；因素；對策

檔案信息資源開發利用是各級檔案管理部門履行職責，服務社會檔案利用需求的基本途徑和基本手段。因此，各級檔案管理部門必須對影響檔案信息資源開發的相關因素有所了解，以便更好地發揮自身優勢、達到揚長避短、有針對性地、更好地履行檔案信息資源開發職能。

一、影響檔案信息資源開發利用的主要因素

（一）檔案意識落后

目前檔案管理工作人員對檔案的管理意識不足，主要表現在：首先，檔案管理工作仍然以傳統的管理方式為主；其次，檔案管理工作人員沒能充分利用現代化辦公管理手段，使得檔案管理工作效率不高；再者，檔案管理工作人員對檔案管理工作認識不夠透徹深入，認為其工作的主要內容就是保管好檔案即可；最后，檔案管理工作人員整體素質不高，不能緊跟時代步伐，也不具備創新精神。

（二）社會經濟發展水平的影響

在信息社會發展進程中，包括檔案信息在內的整個“信息大家族”已經成為促進社會發展的戰略資源，成為提高社會生產力、競爭力的關鍵要素。只有社會經濟發展水平得到不斷提升，才能為檔案信息資源開發利用提供充足的物質支持，使檔案信息資源開發利用更加具有實效性與可持續性。

（三）檔案管理模式的影響

隨著網絡的普及，人們獲取信息資源的途徑拓展、費用降低、效率提高，而檔案信息開發管理模式落后，人們獲取信息不那么容易，導致檔案信息資源價值被遺忘。因此創新檔案信息資源管理模式，共享檔案信息資源迫在眉睫。但檔案計算機管理模式、信息服務系統還沒有建立起來，缺乏相應的管理標準和規范。檔案信息資源開發利用管理模式滯后，服務方式不靈活，服務手段不快捷，這種檔案管理模式，嚴重阻礙了檔案信息資源的開發利用的程度。

（四）檔案管理設施的影響

目前檔案信息資源利用率低下，使得在檔案信息資源開發方面很難得到足夠的資金支持，同樣由于資金的缺乏，檔案管理基礎設施無法得到完善。尤其是不發達的地區，檔案管理工作沒有基礎的硬件設施，更沒有健全的網絡支持，甚至沒有建立相應的局域網。在這些檔案館，僅僅支持簡單的目錄檢索和制作。此外，較為發達的地區，雖然擁有較好的硬件設施，然而卻缺少檔案管理工作人員的重視，檔案信息資源同樣得不到有效的開發利用。長此以往，檔案管理部門無法吸收優秀的專業人才，進一步影響了對檔案信息資源的利用。

二、檔案信息資源開發利用的有效對策

（一）樹立現代思想觀念

就目前的情況來看，要想早日建立完善的檔案信息資源管理系統，更好地對檔案信息資源進行有效開發，相關部門樹立與時俱進的思想觀念是至關重要的。相關部門要及時對現有的管理制度進行整頓，積極建立檔案信息服務機制，使之同時具有產業化和公益性特征，并督促基層管理人員嚴格執行新制定的制度，對那些安于現狀、不具有管理責任心的工作人員進行思想教育。

（二）加快建設檔案信息資源庫

對檔案信息資源進行有效利用的關鍵就是建立信息資源庫。因此，對檔案信息資源進行利用前，需要對重要的檔案信息進行收集，一方面可以及時整理各種有價值的檔案資源信息，另一方面，還能夠豐富館藏。對于部分重要的人物檔案、社團檔案或者國家機關檔案，必須首先分析其具體的價值，然后根據價值的大小進行分別管理和收藏。對于一些目前還不具備檔案保管條件的個人或單位，檔案館可以提供一定的有償服務，對這些檔案進行有效的保管，確保重要的檔案不至于因為保管方面出現問題而流失。在具體的工作中，檔案工作者要養成認真負責的工作態度，對檔案信息資源進行科學的加工和整理，使檔案信息資源標準化和規范化，進而提高檔案信息資源開發的程度。

（三）改變現存落后的管理模式

檔案部門必須根據自身的實際情況以及檔案利用人員的需求，對檔案進行信息資源加工，通過最新的網絡技術，建立現代化的檔案網絡資源管理模式，對現有的檔案資源進行最大化利用。此外，各個檔案管理部門還需要通過網絡平臺做好資源的共享，通過這種方式不僅可以提高對檔案信息資源的有效利用，還可以在各個部門的交流與合作中，發現自身的不足之處，從而能夠更改好的改善自身，促進檔案管理制度的進一步完善。

（四）提高檔案人員隊伍的綜合素質

提高檔案管理工作人員的綜合素質，需要從以下兩方面做起：首先，加強對工作人員的教育。檔案館需要制定相應的制度改變全體工作人員的觀念，提高他們對檔案管理工作的認識和熱情。檔案館還可以和專業的機構進行合作，對工作人員進行定期的培訓，提升他們的整體素質；其次，改變檔案管理工作人員的知識結構。要求所有工作人員對相關學科和科研成果進行了解，擴展自身的知識廣度，為檔案信息資源的利用做好鋪墊。

（五）加強信息網絡化建設

信息網絡建設是檔案信息資源開發利用的外動力，對傳統的檔案信息資源開發利用工作提出了嚴重的挑戰，也為檔案部門實現信息資源共享提供了可能。檔案資源開發利用越來越依賴于現代網絡技術，借助多媒體技術進行網絡環境下的檔案編研，可以將文字、聲音、影像、圖片等多種形式并用，達到較強的感官沖擊，吸引更多的瀏覽者，收到良好的藝術效果，更有利于檔案編研工作發揮其服務作用。搭建檔案編研成果展示與傳播的新平臺，通過網絡實現檔案信息的遠距離快速傳輸，使合作交流、信息反饋等更加便捷，達到檔案信息交流的最優化效果，使檔案資源真正流動起來。在檔案信息資源整合，擴大共享范圍的同時，還要建設檔案信息安全保密系統，保護國家秘密和個人隱私等。

參考文獻：

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