基于信息時代的檔案管理工作創新策略研究

馮琰

摘 要：檔案是人們對重大歷史事件記錄的文件，具有保存意義和參考價值，由于傳統的檔案管理已經不能和當今信息化的時代相匹配，因此，在信息化的今天，檔案管理方面也要做到與時俱進，怎樣才能讓當下的檔案管理適應信息化的時代，是檔案管理人員思考的問題，檔案管理工作模式的改革已經悄悄的拉開了帷幕。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作創新策略；研究

在信息化的時代下，全球化、數字化相繼出現，計算機技術已經運用在人們的生活中，檔案管理也在悄無聲息的發生著改變，電子檔案的傳輸運用，這一技術提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理工作的發展。并且，檔案管理工作的創新與社會的發展需求遙相呼應，這也極大的方便了工作人員對檔案信息的查詢和歸類。因此，在信息化的時代下，檔案管理的創新則顯得尤為重要。

一、檔案管理工作的現狀

隨著信息技術的發展，越來越多的新技術運用到生活中，對于檔案管理工作而言，雖然有些個別的單位將新技術運用到工作中，為檔案管理工作的創新做了突破，但是，就目前的現狀而言，檔案管理工作還存在一系列問題，需要工作人員正確認識，以便更好的開展工作。

（一）檔案管理工作人員的管理理念落后，服務意識淡薄

檔案管理工作在人們的觀念里一直不被重視，人們沒有認識到檔案的重要性，工作人員也長期受這種意識的干擾，對自己的本職不夠重視，因此，導致了工作人員的服務意識淡薄，對檔案管理工作松懈、馬虎，并且，也對檔案管理的新形式難以接受。

（二）檔案編輯人員專業素質比較弱

由于檔案管理工作既要將紙質檔案分類歸檔，又要對檔案信息錄入備份，而由于檔案管理工作人員的計算機技術比較落后，在檔案編輯方面出現了嚴重的工作斷接現象，并且還增加了檔案管理的工作量，因此，對于我國的檔案管理工作，不僅要保存實體檔案，而且還要在電子檔案的管理技術方面下功夫，做到電子檔案和實體檔案相結合，這要求工作人員有較強的專業水平[1]。

二、信息時代下檔案管理工作的新措施

（一）提高工作人員的服務意識，改進服務方式

在當今第三產業發展迅速的情況下，服務業成為主流，服務意識將影響人們的生活方式和工作態度。而在檔案管理工作中，服務態度同樣重要，因為檔案是對重大歷史事件的記錄，也是對經驗的總結，具有保存價值和參考價值，而工作人員良好的工作態度，有利于檔案資料的長久保存和利用價值。

檔案管理將不再是實體的保存，而且還是電子內容的整理，面對發達、快捷的網絡技術，檔案管理機構要創建檔案館網站，有了網站這個檔案歸類集合中心，有利于數據信息的電子化和網絡化處理。同時，在檔案館網站開展在線網絡服務，因為檔案收集、保存的目的為了使用，所以，通過改變服務方式，要提高檔案的使用率，從而體現檔案的使用價值。

（二）加強培養檔案管理工作人員的創新意識

檔案管理工作的開展主要靠人工操作，那么，工作人員的思想意識決定了工作質量的高低。為了在信息時代下提高檔案管理工作的效率和質量，首先要提高工作人員的創新意識，工作單位既要對工作人員加強素質培訓，又要在思想工作上提高工作人員的認識，提高員工的責任意識和職業道德意識。此外，還要給員工樹立活到老學到老的意識。從而整體轉變，提升工作效率[2]。

（三）適當增加檔案管理的工作內容

在信息化發展的今天，檔案不僅只是人們之前認識的個人信息，還包括一些有價值資料的保管和使用。如今的檔案管理更是信息的交流中心，因此，擴大檔案管理工作的內容，有利于推動檔案管理的發展，提高人們對檔案管理的重視，同時讓實體檔案與電子檔案同步發展。除此之外，擴大檔案管理內容，還有利于促進檔案系統的完善，也有利于實現信息化資源共享，增加信息資源的使用價值。

（四）提高檔案管理工作人員的專業素質

在信息技術快速發展的今天，新的技術不斷代替舊的技術，使信息化越來越先進。對于計算機技術的發展而言，更是日新月異，那么，對于檔案管理人員來說，他們也要不斷更新自己的計算機技術，做到與時俱進。并且，檔案管理工作的方式也在發生變化，為了能在工作中保持一個良好的狀態，工作人員要定期學習與自己專業相關的知識，讓自己的大腦不斷更新，同時也要提高自己的專業水平，不斷開拓創新[3]。

（五）對檔案管理工作提高標準化

檔案管理工作中的標準化管理主要指的是計算機硬件、軟件系統的標準化，由于工作人員對檔案管理的不重視，所以，他們的計算機操作技術比較薄弱，并對計算機只了解一些基本的知識，因此，計算機系統的標準化有利于檔案管理的統一，也有利于資源快速共享。硬件方面的要求，要制定統一的使用方法、管理措施和一定的調度標準。檔案在管理中實行制度化管理，有利于檔案提高檔案管理工作的效率，同時也能保證檔案資料的長久保持。

（六）加強檔案管理工作的安全保障體系

由于檔案管理逐漸趨向信息化管理，而網絡是以虛擬的形式出現在人們生活中，因而，安全問題依然存在，因此，建立檔案館網站時，要做好網絡安全防護措施，建立安全防護體系，可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的，同時也要對電子檔案系統進行防護。為了防止因操作不當而讓資料丟失，應對電子檔案的操作權限進行劃分，并引進先進技術，利用設置指紋認證等形式，確保電子檔案文件的安全[4]。

三、結束語

總而言之，傳統檔案管理主要以實體檔案為主，在很多方面存在缺陷和不足，不利于檔案的利用和查詢。在信息時代的影響下，人們要改變自己的陳舊觀念，接受新事物，積極運用現代技術，轉變工作人員的工作理念，加強服務意識，對檔案管理工作積極改造創新，并在使用新技術的情況下，讓檔案資源服務網絡化，檔案信息管理標準化，同時還要擴大檔案資源的內容量，在建立檔案館網站時，加強檔案管理工作的安全保障體系，讓檔案資料體現最大的使用價值。

參考文獻：

[1]張彥.信息時代檔案管理工作的創新研究[J].赤子（上中旬），2015.

[2]惠宇紅.信息時代檔案管理工作創新與實踐探討[J].辦公室業務，2016.

[3]蘇立群.對信息時代檔案管理工作創新的探析[J].考試周刊，2014.

[4]吳金鳳.信息時代檔案管理工作的創新探析[J].城建檔案，2015.