淺述地鐵工程竣工檔案質量的管控

張雄華

摘 要 近年來，地鐵工程建設規模迅速擴大，本文結合廣州地鐵在建設過程中積累的竣工檔案管控經驗，主要從標準制定、人才培養、源頭管控、過程把關、規范驗收等五個方面來闡述地鐵工程竣工檔案質量的管控措施，目的是為地鐵工程檔案管理人員提供有效的管控建議，共同提高地鐵工程檔案管理水平。

關鍵詞 地鐵；檔案；質量；管控

截至2016年5月份，國內共有40座城市獲批修建地鐵。目前國內地鐵工程施工技術相對成熟，但由于技術人員缺乏檔案知識和工程項目缺少檔案管理人才，導致工程建設過程中產生的檔案資料形成質量難以把控，形成質量參差不齊。特別是需要歸檔的資料出現錯誤之后難以被發現，導致工程竣工檔案在移交時問題集中暴露，整改難度較大。鑒于此，建設及施工單位檔案管理人員需要在建設過程中及時把控檔案資料形成質量，探索一條既符合建設單位要求又符合工程建設實際的檔案管理模式，進一步保證地鐵工程檔案的完整性、準確性、系統性。才能更好地為地鐵工程建設提供強有力的保障。

1 完善制度，走檔案管理標準化之路

地鐵工程檔案管理需要依靠完善的制度、細化的標準來實現。特別是在地鐵建設規模大、線路長、參建單位數量多的前提下更需要完善的制度來規范地鐵檔案從業者和地鐵檔案工作參與者的行為。在廣州地鐵二十年多的建設過程中，為了能夠高標準完成竣工檔案歸檔工作，使接收的竣工檔案符合進館標準和規范要求，工程檔案管理人員一方面結合工程管理實際，共制定“歸檔范圍”、“歸檔要求”、“檔案整理規定”、“驗收及移交規定”等各類型的檔案管理制度19套，明確了建設、勘察、設計、監理、咨詢、總體總包、施工單位等各方的職責；另一方面結合國家、省市各級工程規范用表及地鐵施工的工序工法，制定了詳細的歸檔范圍、分類編號原則，形成了一系列完整的地鐵工程竣工檔案歸檔清單，進一步細化了車站、區間及停車場（含車輛段綜合基地）工程竣工檔案歸檔范圍。同時，把《DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》作為地鐵工程竣工檔案質量要求的基準，在此基礎上，形成了更加標準化的質量、技術、驗收與移交要求。

2 加強培訓，提高參建人員檔案意識

近年來，地鐵建設規模不斷擴大，無論是建設單位還是施工單位，都面臨工程檔案管理人才短缺的嚴峻挑戰。此外，由于檔案行業的特殊性，固有的人員知識結構難以短期提升，新鮮血液難以注入，導致很多新制度新方法的落實不到位。以廣州地鐵為例，從2013年開始進入大規模線網建設階段，10條（段）線，300多個工點同時開工，工點地域分布廣泛，開工后面臨著施工單位重工程輕檔案、檔案資料不完整、組卷不規范、專業人才缺乏、人員變動頻繁等諸多難題。要解決這些問題，可以從以下幾個方面入手。

2.1 倒查問題所在。從制度建設、人員組織、管理結構、培訓方式等方式全面分析本單位工程竣工檔案管理工作中出現的問題對癥下藥。

2.2 加強培訓提高檔案意識。全面加強檔案培訓的力度和廣度，實施“以培訓促發展”的工作方案，借助本單位內部培訓平臺，分批培訓本單位的項目經理，向項目經理傳達基本的檔案知識，提高項目經理的檔案意識；進一步解決工程檔案事后整改較多、積重難返的被動局面。

2.3 主動出擊宣傳檔案工作。結合問題原因，通過培訓，參建單位對地鐵竣工檔案有力一定的認識，接下來就是要地鐵工程檔案管理人員主動出擊，分階段到已開工的工點舉行點對點的竣工檔案業務培訓，加深施工單位對地鐵竣工檔案管理制度、驗收要求及移交標準的了解，提高參建單位檔案歸檔意識及歸檔技能，確保每個工點的檔案人員在工程開工前都基本熟悉廣州地鐵工程檔案歸檔標準和要求。

2.4 學以致用，將知識技能落到實處。通過創新業務培訓手段，把知識培訓和技能培訓相結合，要求每個施工單位和監理單位的檔案資料人員必須參加工程竣工檔案業務實際操作培訓，讓每一位資料員都掌握工程檔案的理論知識和實際操作技能。通過一系列的措施，把工程檔案管理過程中的每一個節點連接起來，“以點帶面”延伸檔案人才培養范圍，初步解決施工單位檔案資料員被動歸檔的思想，積極主動學習相關檔案業務知識，遇到檔案業務問題能夠積極與建設單位檔案管理人員溝通協調，主動參與其中，逐步形成“隨時收集、隨手整理”的良好氛圍。

3 管控前置，確保檔案源頭形成質量

針對工程檔案收集、整理、歸檔、移交過程中出現的問題，廣州地鐵從三個方面入手解決這些難題。一是借助合同管理平臺，把檔工程檔案的完整、準確、及時移交作為合同條款寫入合同；二是為避免工程檔案移交期間才發現問題導致整改較多、積重難返的被動局面，檔案管理人員在工程前期就主動介入檔案的收集管理工作，通過參加第一次監理例會，明確參建單位在地鐵工程檔案管理工作中的職責和要求，從源頭上注重檔案的完整性和準確性；三是依托制度建設，結合信息化手段，從細節上把控工程檔案的形成質量。

目前，借助“工程一體化管理平臺”及編制完善的工程檔案精細化清單，工程項目的文件資料全部在該平臺流轉、審批，并與新的檔案管理信息系統對接，工程檔案管理人員能及時對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效，確保檔案的完整性和有效性，確保各部門及時獲取有效檔案資料或信息。

此外，通過合同條款的約束、人員的介入、制度的完善、流程的細化進一步從源頭上把控工程檔案的形成質量。

4 過程把關，嚴把節點驗收質量

管控工作前置，在一定程度上保證了地鐵工程檔案的形成質量。但由于工程建設形勢的不斷變化，并不能一勞永逸的解決問題，過程中也會出現收集不及時、人員更換帶來的新問題，針對這樣的情況，地鐵工程檔案管理人員從工程質量安全管理方面汲取經驗，把定期巡查不定時抽查工程檔案作為常態化的工作來抓，重點就監理單位履職盡責情況，施工單位的工程檔案基礎管理、材料形成質量、案卷整理質量及聲像檔案的分類整理共五個方面展開深入檢查。并充分發揮施工單位的自主性和監理單位的監督作用，巡查工作采用“分步分級”的方式進行，首先由施工單位對每一個分部的工程檔案進行自檢，將存在的問題逐一記錄，形成自檢報告；其次監理單位在確保監理資料做好的前提下，現場對施工單位的資料進行檢查；最后，建設單位檔案管理人員帶著參建單位發現的問題，結合工程實際，再進行詳細的問題排查。針對檢查中發現的問題，巡查人員根據檢查評分記錄表給施工單位和監理單位評分，并把該評分作為季度勞動競賽分數的依據。另外根據巡查發現的問題現場向施工單位負責人和監理人員提出整改要求并發放整改通知單，形成檔案過程把關的書面記錄。

通過逐一巡查，以分部驗收為節點，進一步控制地鐵工程檔案的形成質量和整理質量。依托工程一體化管理平臺的管理流程和編制詳細的工程檔案精細化文件清單，使每一個分部工程建設過程中的每一道工序工法所產生的文件都被一一細化。分部驗收之前，施工單位需要根據廣州地鐵的要求對要驗收的分部工程資料進行預組卷，監理單位需要根據地鐵工程檔案精細化清單和工程實際一一檢查施工單位的分部工程檔案是否齊全完整，并形成規范細化的分部工程檔案檢查報告，在分部驗收之前提供給檔案驗收人員。組卷方式的優化，將工程檔案的組卷工作前置，從工程資料的形成開始就保證了單位工程竣工檔案的完整性、系統性、準確性，有效地解決了工程檔案工作人員缺位、材料缺失等相關問題。

5 規范驗收，確保驗收移交雙同步

通過標準制定、人才培養、源頭管控、過程把關等一系列措施，確保了地鐵工程檔案在施工過程中的完整性、準確性和系統性。為了能夠達到地鐵工程竣工檔案“雙同步”（同步驗收、同步移交）的要求，廣州地鐵工程檔案管理人員嚴格按照《重大建設項目檔案驗收辦法》的要求開展檔案驗收工作，通過四個方面落實工程實體與檔案的“雙同步”。一是落實預驗收制度，在專項驗收之前，所有參建單位和驗收單位對項目竣工檔案作一次全面的檢查，詳細列出存在問題及整改期限，盡量將問題解決在專項驗收之前；二是單位自評，專項驗收之前，建設單位和施工單位分別依照《廣東省重大建設項目檔案驗收評分表》從組織管理、檔案質量、整理質量、檔案安全四個方面逐項開展自評工作，把每一項評分落實到位；三是落實監理職責，根據以往的經驗，由于監理檔案較少，整理和移交進度相較施工單位快很多，監理檔案移交完成后，施工單位檔案處于無監理狀態。如果將監理檔案與項目竣工檔案作為一個整體來看待，監理檔案與項目竣工檔案同步移交，相互制約，有助于加快移交進度；四是提高檔案專項驗收人員話語權，除了平時的監督、指導和培訓外，檔案管理人員在驗收工作中應該嚴格按照地鐵工程檔案驗收規范開展驗收工作，對于整理質量和組卷質量不達標的項目，有權否決驗收，嚴把最后一道質量關。