新時期檔案的數字化管理

于旭升

【摘要】隨著科學技術水平的提高，檔案管理工作逐漸向數字化方向發展，在新舊管理模式的交替中難免衍生出些許技術及管理模式問題，本文陳述了新時期數字化檔案管理的現狀及存在問題，并對今后數字化管理的發展提出改進建議。

【關鍵詞】數字化管理 檔案記錄 管理方法

企事業單位的檔案記錄隨著自身的生存與發展而與企業形影不離，多種形式的檔案集中地反映著企事業單位在各個時期發展的不同策略信息以及歷史事件，對日后的單位工作具有著非凡的指導意義，并且當企事業單位受到負面信息的不良影響時，檔案記錄會作為強有力的證據以維護企業形象。而在電子信息技術飛速發展的新時期，企事業的檔案管理數字化進程亦顯得格外重要，應用了存儲技術，掃描技術與計算機應用程序的檔案管理彌補了傳統工作中的不足與缺陷，使得企事業單位的檔案管理工作進行地更為高效，便捷。

一、數字化檔案管理的優點

區別于以往的紙質檔案管理工作，數字化檔案管理依托電子信息技術，多以計算機及網絡作為主要載體進行信息的分類，整合與存儲。在傳統工作中，檔案管理的高額經費與不盡人意的管理效果一直是企事業單位較為關注的問題。紙張的保存年限，存儲空間以及為此投入的大量人力物力財力是主要的癥結所在，而數字化的檔案管理較好地解決了以上問題，將以實物為載體的大量信息轉換為虛擬信息存儲在計算機中，提高記憶效率，且增大了記憶容量。傳統的檔案管理工作中，相關從事人員一直苦于分類整理問題得不到盡善盡美地解決，數字化的管理摒棄了單一的存儲檢索機制，圖文轉化，文字原件壓縮等方法在做到分類的同時也將信息完整的保存。另外，企事業的各部門工作中需要的歷史資料也可在單位的數據庫中輕松查找，即使是需要權限的資料搜索，也免去了傳統工作中數級相關部門的繁瑣審核，利用超越了時間和空間的信息流動，只需要檔案數據控制中心完成用戶認證即可，數字化的檔案管理做到了最大程度的資源收集與共享。

二、數字化檔案管理存在的問題

（一）企事業單位對數字化檔案管理的重視度不高

現階段數字化檔案管理技術在各個層次的企事業單位應用范圍不廣，部分單位的數字化檔案管理技術只停留在淺層的試用階段，并未真正的系統地在實際工作中展現出任何成果，這與基層單位所能接觸到的技術范疇的限制有著直接的聯系，大規模地更換檔案管理的工作模式是有著一定難度的，加之數字化管理工作未得到足夠的重視，各部門的參與度不高，導致專項資金的籌劃以及工作團隊的組建等事宜操辦遲緩，具體工作不能落實在細部，使得推進現代化與數字化的進程緩慢，信息化的檔案管理工作不能全面高效地展開。

（二）資金與設備力量投入不足

數字化的檔案管理在未來的企業工作中普遍應用是必然的趨勢，也是提高工作效率的行之有效的辦法之一，但一旦大規模地應用數字化技術，在資金力量與技術支持等方面，企事業單位將面臨著巨大的挑戰，首先是對以往的紙質信息的重新規劃整理與存儲，信息的更新是飛速的，但歷史記錄中的重要資料于企事業單位的發展而言也是不可或缺的。其次則是設備的安置與及時更新問題，檔案管理工作中應用的計算機程序系統是龐大的，老化的設備與非專業的計算機系統是不能達到數字化檔案管理工作要求的，而先進設備的后期維護也需要投入大量的資金。

（三）數字化檔案管理人員的專業素質有待加強

在信息時代，計算機成為了日常工作中最主要的辦公工具，而我國人口結構的老齡化現象嚴重，從事檔案管理工作的相關人員操作設備的技術水平不高是檔案管理工作效率較低的主要成因。相關人員習慣了紙質的檔案整理工作不能熟練地將計算機技術應用于其中。數字化管理要求工作團隊掌握圖形加工處理，視頻音頻剪輯拼接，以及文字處理等技術，加之由于年齡較大，工作人員的學習能力與對新事物的敏感度遠不如專業的技術人員。部分單位并未組織過系統的教學來培養相關人員的專業素養，使其對數字化檔案管理工作的專業性理解地不透徹。

（四）數字化管理工作存在安全隱患

由計算機作為載體的數字化檔案管理工作的安全性和保密性一直備受關注，設備的自動化程度越高，所面臨的設備病毒，黑客攻擊等風險就越大，尤其是在黨政機關及一些涉及國家機密的企事業單位的檔案管理工作中，一旦出現安全問題，后果將不堪設想。單一防盜防泄的防火墻系統在實際工作中備受考驗，安全隱患的問題亟待解決且刻不容緩。

三、數字化檔案管理的完善措施

（一）制定標準的數字化檔案管理規則

要實現檔案管理數字化首先要求企事業單位管理階層提高對改革檔案管理工作的關注度，樹立數字化管理的理念，提高信息技術規?；F代化意識，減少人力，物力，財力的浪費。從傳統的資料文件堆砌成檔案，到主動規劃整理檔案。成立相應的檔案管理機制，與專門的數字化檔案管理小組對檔案進行系統的分類，整理，錄入，查詢與使用，建立標準的檔案管理準則，用準則的強制性規范檔案管理工作。不同部門，不同類別的檔案管理應做到日常規范，季度規范，保證檔案查詢機制良好而有效地正常運轉。工作人員要按照嚴格的工作時間，工作步驟，工作環節進行工作，注意從細節處著手展開工作，完成工作流程的銜接，資源的合理利用，做到數字化管理工作高效有序且科技化進行。

（二）提高檔案管理工作人員的專業素養

檔案管理工作的主要執行人員的能力素養水平決定著數字化檔案管理工作能否順利進行。要提高工作人員的專業素養，首先要使其摒棄陳舊的觀念，樹立科學的工作思想。新時期將數字化的規模與統一融入到檔案管理工作中是勢在必行的，以高新技術替代原有的紙質整理是大勢所趨，需要從業人員具有長期學習的意識，完善自身。其次則是培養工作人員的專業技能，一要提高固有人員對電腦程序的操控水平，增加其理論知識學習和實踐能力。二是要引進優秀的技術人員保證工作質量，提高工作團隊的整體水平。還要求工作團隊具有較強的責任意識做好管理和保密工作。

（三）做好檔案管理的安全工作

進行數字化檔案管理工作要求企事業單位具有設有良好的安全管理手段，在法律準則的強制力規范和過硬的安防技術支持下，檔案管理工作的安全性才能得以保證。首先是從業人員必須按照保密制度規范職業素養。其次則是做好設備的更新工作，隨著科學技術水平的不斷提高，人們把更多保護安全性的措施和先進的設備緊密聯系起來，設置多個防護系統，層層把關，由承載著不同職責的完備的設備系統引導完成。還要嚴格控制對檔案管理的權限訪問機制，保障網絡系統安全運行。做好備份工作，一旦數據庫的資料不慎遺失或被竊取，備份的數據資源可將事故的危害性減小到最低。