公司檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新探索

于靜

（正大天晴藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司，江蘇　連云港　222062）

公司檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新探索

于靜

（正大天晴藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司，江蘇連云港222062）

隨著公司的發(fā)展壯大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的需求。由于分公司和部門(mén)比較分散，相對(duì)于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供查詢(xún)和檢索檔案信息的服務(wù)平臺(tái)，檔案利用服務(wù)的覆蓋面和便捷程度有較大的差距。如何搭建起與企業(yè)協(xié)同辦公的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，以適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化等發(fā)展需求，成為企業(yè)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展的探索方向。

檔案數(shù)字化；利用；創(chuàng)新

隨著以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，并呈現(xiàn)出越來(lái)越普遍，越來(lái)越受到高度重視的趨勢(shì)。如何更好地利用計(jì)算機(jī)軟件資源，使檔案人員從繁鎖、復(fù)雜、耗時(shí)耗力的原始手工操作中解脫出來(lái)，達(dá)到既便捷、快速、高效，又提高檔案管理水平，這是擺在每一名檔案管理工作者面前必須解決的首要任務(wù)。如何搭建起與企業(yè)協(xié)同辦公等檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，以適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，已成為正大天晴檔案工作能否適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用和持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵。

1　傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿(mǎn)足需求

檔案信息化的必要性。隨著正大天晴藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“正大天晴”）信息化程度的提高，業(yè)務(wù)檔案數(shù)量和檔案利用也逐年增加，要適應(yīng)新的形勢(shì)，正大天晴檔案室自身建設(shè)必須加強(qiáng)?！笆濉逼陂g，是正大天晴和社會(huì)向更高層次、更高水平發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，檔案工作發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。目前檔案工作的發(fā)展還面臨一些矛盾和問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.1實(shí)現(xiàn)信息共享，提高信息綜合服務(wù)效率和質(zhì)量的根本途徑

隨著正大天晴自動(dòng)化和其他信息系統(tǒng)建設(shè)的不斷深入，將在各部門(mén)建立包含文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案、人事檔案等多種數(shù)據(jù)庫(kù)，但正是由于機(jī)構(gòu)行政分工或技術(shù)分工的不同，將會(huì)導(dǎo)致信息之間的聯(lián)系可能被人為地割斷，而無(wú)法快速利用信息的全部?jī)?nèi)容，這也就是人們常說(shuō)的“信息孤島”問(wèn)題。而數(shù)字檔案信息化建設(shè)區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案自動(dòng)化最根本的一點(diǎn)，就是利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)的接口，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、地區(qū)、跨地域的信息資源共享。為各級(jí)單位和人員提供有效、快捷的信息獲取渠道，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，從根本上提高中心信息綜合服務(wù)效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮文檔信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作中的服務(wù)作用。

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息化發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的借閱者已經(jīng)不能滿(mǎn)足于單純的原件借閱利用，迫切需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接調(diào)出相關(guān)的資料進(jìn)行網(wǎng)上鏈接與利用，這樣不僅為利用者節(jié)省大量的寶貴時(shí)間，而且在利用頻率和時(shí)間和地點(diǎn)上不會(huì)受到限制，大大方便了利用者。

1.2數(shù)字化檔案室的創(chuàng)建的必然性

數(shù)字記錄產(chǎn)生信息時(shí)代，是在傳統(tǒng)記錄的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，它既保留傳統(tǒng)記錄對(duì)社會(huì)生活記憶與憑證左右，又以其獨(dú)特的性質(zhì)促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。數(shù)字記錄改變了傳統(tǒng)的工作方式，提高了企業(yè)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，為企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)中占據(jù)一席之地提供了更多的機(jī)會(huì)。數(shù)字記錄獨(dú)有的共享性可以最大程度的事項(xiàng)信息資源共享和利用。檔案信息化建設(shè)必須有一套完整的管理制度，要通過(guò)不斷的管理維護(hù)和監(jiān)督檔案信息來(lái)保障安全性。

目前正大天晴通過(guò)對(duì)檔案條目和部分原文掃描件進(jìn)行數(shù)字化管理，擺脫了傳統(tǒng)的手工查檔閱檔工作，并通過(guò)局域網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案利用工作。針對(duì)已形成的且日益劇增的電子文件、電子檔案信息，缺乏合理有效的管理手段，因此公司利用數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)統(tǒng)一信息利用標(biāo)準(zhǔn)，在安全保密的條件下，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫(kù)的互聯(lián)互通，為各部門(mén)提供有效、快捷的信息獲取渠道，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，從根本上提高中心信息綜合服務(wù)效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮文檔信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作中的服務(wù)作用。

檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過(guò)處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案室，通過(guò)閱覽摘錄，靜電復(fù)制或拍攝等形式來(lái)獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過(guò)因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者就可以在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

1.3利用“報(bào)表”功能，實(shí)現(xiàn)多數(shù)據(jù)自動(dòng)合成

創(chuàng)新利用“報(bào)表”功能，就是在檔案常用報(bào)表之外，根據(jù)管理需要，利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)字段將所需數(shù)據(jù)自由組合，以減輕工作量，提高工作效率。檔案管理軟件中“報(bào)表”功能，一般用于歸檔目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等一些常用目錄的生成與輸出。但在檔案實(shí)際管理工作中，往往會(huì)因一些具體工作，需要檔案人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去查找編寫(xiě)、統(tǒng)計(jì)匯總，其簡(jiǎn)單的結(jié)果卻往往使人感到工作效率低。而創(chuàng)新利用報(bào)表功能，使多種數(shù)據(jù)自動(dòng)合成，很多問(wèn)題便可迎刃而解。例如2011年初，公司需要將20多年來(lái)的文體活動(dòng)錄像節(jié)目編輯匯總，經(jīng)查共174個(gè)文件。這些數(shù)字文件所存儲(chǔ)的光盤(pán)附帶著多個(gè)與文體活動(dòng)不相關(guān)的其他文件，包括一些重要的視頻文件，如同時(shí)借出，勢(shì)必造成不安全因素，而逐件拷貝，又需要多大的存貯設(shè)備？錄像檔案對(duì)應(yīng)光盤(pán)檔案參見(jiàn)號(hào)、其背景信息、軟件、硬件支持文件等一系列數(shù)據(jù)都需要查詢(xún)，按常規(guī)應(yīng)分別在 《歸檔電子文件登記表》、《電子文件登記表》中逐件查找，并統(tǒng)計(jì)匯總，工作量之大可以想象，既耗時(shí)又費(fèi)力。使用報(bào)表功能將上述所需字段，在光盤(pán)檔案中新建報(bào)表，進(jìn)行數(shù)據(jù)合成后，其相關(guān)背景信息輕松可見(jiàn)，再將其導(dǎo)出，利用Excel統(tǒng)計(jì)功能，可得出利用部門(mén)只需攜帶大于80G的移動(dòng)硬盤(pán)，便可數(shù)據(jù)備份，提供利用。再如：創(chuàng)新利用“報(bào)表”功能，為檔案鑒定銷(xiāo)毀工作提供了方便。按照檔案鑒定銷(xiāo)毀程序，檔案人員須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，對(duì)每一份文件逐件編制《檔案鑒定卡》，如果鑒定500份到期文書(shū)檔案，就需要編制500個(gè)鑒定卡，每一個(gè)鑒定卡上10多項(xiàng)內(nèi)容需逐項(xiàng)填寫(xiě)，如果用手工編制需要大量的時(shí)間，這勢(shì)必會(huì)對(duì)其他日常管理工作帶來(lái)一定的影響。利用報(bào)表功能先將《檔案鑒定卡》包括的檔號(hào)、保管期限、歸檔時(shí)間、頁(yè)數(shù)、題名等字段按照排列先后順序自建報(bào)表，從檔案管理軟件中批量導(dǎo)入Excel表格中，再將檔案管理軟件中沒(méi)有的擬鑒定文件的字段編號(hào)、預(yù)檢人、審核人、審核時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，稍加排版，則在極短的時(shí)間內(nèi)便可全部完成。

2　公司檔案的數(shù)字化建設(shè)

公司檔案室為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)與分公司檔案資源共享，在公司領(lǐng)導(dǎo)層的重視和支持下，創(chuàng)建了數(shù)字化檔案室，這個(gè)項(xiàng)目是一項(xiàng)繁瑣和工作量很大的系統(tǒng)工作，涉及到資金、技術(shù)、招標(biāo)選合適的軟件方等諸多因素，需要檔案管理部門(mén)、信息部、和其他業(yè)務(wù)部門(mén)和人員的共同參與，數(shù)字化檔案室的創(chuàng)建首先要先做好基礎(chǔ)工作，將庫(kù)藏檔案目錄和永久長(zhǎng)期卷的數(shù)字化，以完成檔案信息的條目信息的管理和利用，隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，各部門(mén)工作都直接產(chǎn)生大量的電子文件并形成電子檔案，需要通過(guò)數(shù)學(xué)化檔案室來(lái)實(shí)現(xiàn)這部分信息的管理與利用，為有效的對(duì)檔案安全性進(jìn)行保障，主動(dòng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)信息加密和及時(shí)備份，保障檔案信息在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的順利運(yùn)行，確保涉密檔案信息實(shí)現(xiàn)安全有效的控制管理和利用。為保證電子文件在形成和利用的生命周期中的安全性，在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督，為保證檔案在借出打印的安全，還在打印頁(yè)面設(shè)置了公司標(biāo)志。

目前公司數(shù)字化檔案室經(jīng)過(guò)試運(yùn)行不斷改進(jìn)，已經(jīng)在檔案的收集、歸檔接收、電子借閱及原件借閱、檔案銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等全面在線(xiàn)上完成了，借閱和領(lǐng)導(dǎo)審批功能設(shè)置了手機(jī)、公司平臺(tái)等多種審批方式，大大地方便了部門(mén)和各地招標(biāo)的利用，更好地發(fā)揮了檔案的憑證作用。檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，大家都以檔案為本，加大了各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，讓大家親身感受檔案工作的作用和意義，有助于更好地了解檔案工作，增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)。另一方面，也讓檔案室在檔案數(shù)字化之旅發(fā)現(xiàn)自身不足，重新認(rèn)識(shí)自己，改進(jìn)一些平時(shí)沒(méi)有注意的問(wèn)題，以此為基點(diǎn)，更好地為公司提供服務(wù)。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.19.110

G271

A

1673-0194（2016）19-0191-02

2016-08-01

于靜（1974-），女，山東日照人，館員，主要研究方向：檔案綜合管理。