公證管理信息系統的設計與分析

摘要：公證制度能夠有效的保障我國經濟法、民法的實施，完善我國的司法制度。隨著我國社會的不斷發展，經濟水平的不斷提高，需要公證的法律項目種類也愈發多了起來，公證行業的業務量明顯加重。因此，建立完善的公證管理信息系統十分必要。

關鍵詞：公證管理；信息系統；設計；分析

一、需求分析

公證業務管理和公證行政事務管理是公證管理之中的兩個重要內容，一般來說，公證流程包括申請受理、審查和出具證書。

首先，信息系統要有完善的功能，有較強的通用性，包括申請、受理、檔案保管、公證書出具、公證復議等多項內容。

最后，信息系統還要保持頁面簡潔、操作方便的特點，便于工作人員進行操作。

第三，信息系統要保持穩定性、可靠性、良好的性能、便于擴充功能、易維護性。

同時，公證管理信息系統還應該在國家法律規定的范圍內進行。

首先，要保證信息系統的操作嚴密性。這樣的做法主要是為了避免徇私舞弊的情況出現，要保證工作人員的執法清廉，實現執法的公正公平性，從而提高公證質量，增加工作效率，促進公證行業的規范化。

其次，文檔要保持一定的規范性。在公證活動中所有的受理通知單、公證申請表、公證書等，都需要嚴格按照相關的規章制度進行填寫和執行。

最后 ，保證信息系統的保密性。公證檔案牽涉到很多當事人和國家的秘密，不能夠暴露在大眾的眼光之下，因此，要有良好的保密性。

二、設計系統

（一）信息系統的功能模塊如下圖所示

（二）功能介紹

初始化。在進行首次的系統安裝時，信息系統會對用戶進行提醒，并提供相應的信息。初始化的主要內容有公證書編號、啟用年份、操作設置等。

信息錄入主要是分為歷史申請表和申請表錄入。

錄入申請表主要是把當事人所填寫的內容進行詳細的錄入，一般包括當事人的性格、性別、身份證信息、出生年月日、工作單位、文化程度、家庭住址；公證書的用途和具體內容；材料的具體名稱和數量；申請的具體時間和說明等。

在將上述所有信息錄用完之后，工作人員要進行詳細的檢查，避免有問題出現，然后借助軟件，生成公證書，遵循相應的模板，生成公證書的正文框架、公證書的流水號碼、公證書的編號等，形成規范符合要求的公證書。在保存了公證書以后，內容將無法進行修改，同時，信息系統會把申請表自動轉成歷史公證申請表。

（三）查詢信息

查詢歷史的公證申請表。一般來說，要使用這一功能，就需要輸入具體的年份和類型進行查詢，當查詢結果出來以后，使用者可以進行相應的打印。

查詢公證書。使用這一功能，使用者要輸入公證的類型、公證的年份、標題、公證書的申請日期、編號、水印號等，查詢到結果之后，可以按照自身的需求進行打印輸出。

查詢公證立案本。使用者可以根據這一功能，輸入相應的信息內容和日期，如果有需要，也可以進行打印。同時，如果對其中的內容有不滿意的地方存在，還可以進行相應的修改。

（四）維護系統

維護信息系統主要包括四種功能，分別是設置操作員、設置公證書的格式代碼、設置類別代碼、設置年終結轉。

在進行初始化時，如果有些功能沒有完成，那么就需要借助設置操作員來進行功能的設置，從而完成需要完成的內容。

一般來說，年終結轉的功能是在每一年的最后一天，把當年一年之中的所有公證信息進行分門別類，進行編號，然后進行自動備份。

三、設計數據庫

該內容主要包含了四部分，分別是公證書的數據庫，公證的申請表的數據庫，公證的代碼數據以及公證的立案本數據庫。

公證書的數據庫中主要的內容包括一些公證書的詳實數據，其中有當事人的具體情況，公證書的具體編號、出證日期、承辦人、以及相應的審批人等等。

公證書的申請表數據庫。這一數據庫中主要包括了所有當事人的具體信息以及所有公證的申請內容。其中有申請的具體日期，申請人的具體情況，比如說出生年月日、性別、姓名、文化程度、出生所在地、工作的單位、身份證信息、公證書的類別、辦理公證的主要目的。這一數據庫是最為重要的一個基礎內容。

公證的代碼數據庫。這一數據庫里面主要是用戶的具體代碼和各類公正整數的代碼數據庫。

公證的立案本數據庫。這一內容里面，需要有所有公證的臺賬。

四、實現系統

選擇科學的模板技術，按照我國的相關法律法規，生成嚴格的公證書格式，能夠讓用戶進行反復的使用，同時保證其隱私性。

五、評價該系統

這一信息系統的運用，大大減輕了工作人員的工作量，促進了工作效率的有效提高，提高了公證管理的水平，效果良好。

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作者簡介：

趙菁，女，籍貫浙江東陽，供職于浙江省東陽市公證處，本科