強化高職院校檔案工作的做法與實踐意義闡釋

趙長莉

摘 要：隨著高校教育改革的深入，高等職業院校在實施教學改革的同時，科研能力不斷增強，檔案管理工作倍顯重要。檔案管理是高等職業院校的重要管理內容，檔案管理模式和檔案管理效率直接關乎到院校管理質量。本論文針對強化高職院校檔案工作的做法與實踐意義進行研究。

關鍵詞：高等職業院校 檔案工作 檔案管理做法 實踐意義

引言

高等職業院校的檔案管理屬于是基礎性工作，檔案管理工作質量直接關乎到院校的未來發展。高等職業院校在教學、人才培養、校企合作中就會產生大量的資料，特別是近年來高等職業院校更為注重走科研道路，產生了更多有價值的資料。這些資料形式不止于文字，包括圖片資料、音頻資料和視頻資料，都傳達著與院校發展相關的有價值的信息。高等職業院校的校史、專業人才培養、辦學特色、管理模式等等信息，都可以從檔案資料中體現出來。高等職業院校發展存在著滯后性，與檔案管理存在著必然聯系。

一、高等職業院校檔案管理工作中所存在的問題

檔案，是真實的歷史憑證。高等職業院校的檔案管理工作，就是對院?；顒又兴a生的資料集中分類保存，這些資料可靠性高，具有一定真實性和歷史價值。要收集與高等職業院校相關的歷史資料，查找檔案資料是重要的途徑。二十一世紀是知識經濟時代，高等職業院校為適應時代的發展，進入到進一步深化改革階段，不斷地向社會輸送符合各國行業發展需要的各類專業的實用性技術人才[1]。由于中國高等職業院校起步較晚，檔案管理工作尚存在諸多的問題，主要體現在以下幾個方面。

其一，高等職業院校沒有高度重視檔案管理工作。高等職業院校是在中國市場經濟環境中應運而生的，與普通的高校相比，在基礎設施建設以及學科發展上都能夠緊跟時代前沿，但是處于效仿階段，沒有自主創新。由于高等職業院校在自身的建設上獨立性不足，對檔案管理工作也就沒有足夠的重視。雖然高等職業院校在人才培養上注重學生的社會性和專業實踐性，但是，管理模式上依然沒有脫離普通高校的管理模式。沒有獨立就難以創新。檔案管理工作能夠充分認證院校的發展。從目前的高等職業院校檔案管理工作情況來看，難以將其發展狀況體現出來。

其二，高等職業院校缺乏專業檔案管理人員。高等職業院校的領導沒有對檔案管理工作準確定位，認為所謂的檔案管理工作就是搜集和整理資料，并不需要浪費人力資源實施專業化管理[2]。檔案管理人員由于自身的工作沒有得到重視，必然不會在管理工作中從科學的層面創新。特別是一些高等職業院校中，檔案管理工作都是由兼職人員管理的，不僅管理效率不高，而且導致檔案資源嚴重浪費。

二、強化高職院校檔案工作的做法

1.檔案管理服務化方向發展

檔案管理服務化，是明確檔案管理的目標，即為檔案資料使用者提供服務。高等職業院校檔案管理的傳統觀念是將學校發展進程中所產生的各種資料進行收集、分類整理，經過檔案處理后歸檔。高等職業院校在近年來不斷地規?；l展，產生的資料多而繁雜，檔案管理工作變得更為繁瑣。檔案管理服務化，將原有的被動收集檔案轉變為主動地提供檔案服務，使高等職業院校的檔案管理科學化、動態化、多樣化，并完善檔案管理的各個環節，以促進高等職業院校檔案管理服務高層次發展。

2.檔案管理模式的調整

檔案管理模式的調整，就是高等職業院校對檔案管理模式要根據院校的發展實際不斷創新，使檔案管理從技術操作上升到管理學，從研究理論的層面開展檔案管理工作，并將符合院?？沙掷m發展的檔案管理模式建立起來，提高檔案管理的可操作性。檔案是每一個歷史發展時期，高等職業院校所呈現出來的不同面貌，其真實情況要從檔案資料中全面獲得[3]。高等職業院校市場化運行、產業化發展，在激烈的行業市場競爭環境中，就需要提高辦學質量，提高院校的社會知名度，注重品牌的塑造。這就需要高等職業院?！耙允窞殍b”，從歷史發展狀況為著眼點，本著繼承性、延續性和創新性的原則，借鑒院校的歷史發展經驗，參考所獲得的發展成果，確保在繼承院?；緳n案管理模式的基礎上，注意檔案資料的銜接性，基于院校的未來發展定位對檔案管理模式不斷創新。這就需要高等職業院校改變“重視保管、輕視利用”的傳統檔案管理觀念，將檔案管理工作納入到服務管理體系中，做到檔案服務優質化，檔案運行高效化。落實到具體工作中，就是檔案管理要立足于館藏，強化檔案信息搜索力度，及時了解院校運行的動態，將所產生的資料進行收集，實時記錄，以有效開展檔案信息服務，滿足使用者需求。

3.檔案管理技術的創新

信息化時代，高等職業院校加大信息化網絡建設，在檔案管理工作中，就需要對檔案管理系統化。高等職業院校領導對檔案管理工作要給予高度的重視，在基礎設施建設上加大投入，以通過檔案管理信息化建設實現檔案管理技術創新。高等職業院校都建立了網絡管理系統，將這一系統充分利用起來，不但可以加快檔案資料的傳輸速度，提高檔案管理工作效率，而且還可以優化院校的檔案管理結構、特別是利用網絡實施檔案管理工作，以網絡強大的檢索功能，不僅有助于收集更為全面的資料，而且便于檔案資料用戶查找自己所需要的檔案信息[4]。高等職業院校將檔案數據庫建立起來，還可以采用云計算技術對檔案信息實施管理。檔案資料用戶使用移動終端只要能夠接入網絡平臺，就可以不受時間和空間的限制登錄指定的檔案管理平臺，進入到檔案管理系統中參閱檔案信息。

三、強化高等職業院校檔案工作的實踐意義

1.高等職業院校檔案工作關乎到院校管理質量

近年來中國的高校教育更為注重應用型人才的培養，高等職業院校作為培養實用性專業技術人才的院校越來越受到重視。高等職業院校檔案工作是動態發展工作，隨著院校的發展和管理模式的創新，就會產生各種新的檔案資料，在檔案管理模式上就要做出調整。高等職業院校市場化運行，更為注重人才培養質量和人才培養效率，以向社會輸送高質量的專業技術人才，提高院校的社會信譽度，加速院校的運轉，獲得更高的經濟效益，檔案管理工作由于不能突出經濟效益而被忽視，在一定程度上影響了高等職業院校的發展[5]。目前的一些高等職業院校雖然對檔案管理工作的重要性有所認識，但是沒有從院校自身發展的角度出發對檔案管理工作模式進行調整，依然采用傳播的檔案管理模式，導致檔案管理服務不到位。高等職業院校根據自身的發展需要對檔案管理模式不斷創新，對提高院校管理質量非常有利。

2.高等職業院校檔案工作有助于改善院校教育環境

高等職業院校檔案工作中，創新檔案管理模式是重要的環節。現行的一些高等職業院校在檔案管理工作中依然處于初級發展階段，與高等職業院校的發展節奏不同步，明顯體現出院校對檔案管理認知上存在著不足。在這樣的檔案管理模式下，檔案管理人員不僅工作效率低，而且檔案質量難以保證，無法發揮高等職業院校發展的參考性作用。高等職業院校檔案資料是院校發展的體現，其中不乏院校發展進程中的各種真實資料，將院校的文化底蘊呈現出來[6]。任何的發展都具有延續性和持續性，高等職業院校亦是如此。隨著時代的發展，高等職業院校要不斷地改善教育環境，以加快發展速度，提高人才培養質量。高度重視高等職業院校的檔案管理工作，并提高檔案服務效率，對高等職業院校的未來發展發揮著基礎性的作用。

結束語

綜上所述，高等職業院校是適應市場經濟環境應運而生的。由于高等職業院校在人才培養上都有各自的專業傾向，因此在管理上也各有不同。一些高等職業院校在檔案管理上存在著企業化的傾向，也有高等職業院校沿用了普通高校的檔案管理模式，但是都會由于高等職業院校在管理模式上缺乏獨立性和創新性，使檔案管理工作存在著滯后性，這就必然會存在各種問題。高等職業院校的檔案管理工作要進一步完善，就要針對檔案管理工作的做法進行研究，并探索該項工作的實踐意義，以提高檔案管理工作質量。

參考文獻

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[3]于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].太原城市職業技術學院學報，2011，120（07）：31—32.

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