◎邢常秀
數(shù)字化對國土檔案工作的革命式改變
◎邢常秀
諸城市國土資源局自2012年5月份開始,以建設檔案信息資源為核心,以促進公共服務為目的,扎實推進國土檔案數(shù)字化。局領導對這項工作給予了充分重視,專門成立了工作領導小組,并爭取市財政支持,先后投資一百五十萬元,與專業(yè)技術(shù)單位合作,設計開發(fā)了適合國土資源檔案業(yè)務管理需要的檔案數(shù)字化軟件,購買了計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備,并安排專人靠上,嚴格按照檔案數(shù)字化管理要求規(guī)范操作,完成了所有室藏文書檔案、建設用地、地籍管理、利用規(guī)劃等業(yè)務檔案的掃描、錄入。截止2014年底,共掃描加工37000余卷,錄入文件條目28萬條,掃描200萬頁,并對所掃描數(shù)據(jù)進行了備份,全部檔案實現(xiàn)了數(shù)字化管理。同時,利用綜合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),建立健全了文書及業(yè)務檔案的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
軟件設計架構(gòu)詳情。國土資源局數(shù)字檔案管理系統(tǒng)由檔案管理、綜合利用平臺(檔案統(tǒng)計、虛擬庫房、檔案查借閱、檔案檢索等)、檔案數(shù)字化加工平臺(檔案接收、檔案整理、檔案掃描、檔案OCR識別、檔案數(shù)據(jù)遷移)、系統(tǒng)管理(用戶管理、權(quán)限管理、備份還原、末班管理、登陸歷史、專題管理)四大基本模塊組成,并通過檔案歸檔接口和檔案利用接口分別和局辦公自動化系統(tǒng)、土地交易管理系統(tǒng)、地籍管理信息系統(tǒng)、土地規(guī)劃利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)交互,實現(xiàn)無縫連接。
國土檔案數(shù)字化對國土檔案工作的改變,主要表現(xiàn)在如下幾方面:
國土資源檔案歸檔模式的改變。建立數(shù)字檔案室,改變了原有的手工業(yè)務檔案歸檔模式,采用電子化的業(yè)務檔案歸檔模式,簡化了流程,提高了檔案管理人員的工作效率;大量的業(yè)務信息從業(yè)務系統(tǒng)中直接歸檔,減輕了他們的工作壓力和難度;檔案管理人員從繁瑣的傳統(tǒng)歸檔工作中解脫出來,把工作重心放在如何利用好這些國土檔案資源上來。

國土檔案數(shù)字化系統(tǒng)功能架構(gòu)圖如下所示:
國土資源檔案存儲模式的改變。建立數(shù)字檔案室,減少了對紙質(zhì)資料的手工查詢,防止物理磨損對檔案的傷害,延長了實體檔案的壽命。同時,由于實體檔案利用很少,其可以采用真空封存等技術(shù)來保管,降低了珍貴的紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性,減少了保存實物檔案的經(jīng)濟成本。
國土資源檔案查詢模式的改變。建立數(shù)字檔案室,可以直接使用檔案管理系統(tǒng)對國土檔案進行查詢,也可以通過接口將檔案查詢集成到業(yè)務系統(tǒng)(如:OA系統(tǒng)/地籍系統(tǒng))中,可以跨系統(tǒng)對國土檔案資源進行訪問,大大擴大了檔案查詢途徑及查詢效率,提高了檔案的利用率。

國土資源檔案管理軟件“上下同欲”,建立統(tǒng)一管理標準。采用與上級局與下級所(分局)一致的檔案管理軟件,實現(xiàn)國土檔案管理的標準統(tǒng)一。利用同一套檔案管理軟件逐步建立并統(tǒng)一國土資源檔案管理的新標準。避免各級國土之間數(shù)字檔案的標準不統(tǒng)一,為日后國土檔案統(tǒng)一管理打下堅實的基礎。
2014年底,局檔案室數(shù)字化全面建設完成,為實現(xiàn)檔案信息資源共享共用奠定了堅實基礎,推動了全市國土資源工作的順利開展。這項工作的完工,徹底改變了傳統(tǒng)的業(yè)務檔案工作模式,從檔案歸檔、存儲、查詢軟件管理等方面為國土檔案的現(xiàn)代化管理進行了提速。在服務利用方面,不僅保護了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全,而且查詢速度提高了數(shù)倍。查準率更是達到了99.8%,查全率達到了100%,為檔案利用者提供了更便捷透明的服務,大大提高了工作效率。
(作者單位:諸城市國土資源局)