信息時(shí)代之下檔案資源的利用狀況分析

戚穎欣

摘 要：文章首先針對(duì)當(dāng)前信息時(shí)代之下，檔案資源利用狀況展開深入分析，而后進(jìn)一步在此基礎(chǔ)之上，對(duì)于如何切實(shí)推動(dòng)檔案資源利用深度，確保檔案系統(tǒng)安全并且推動(dòng)其完善加以討論，對(duì)于幫助企業(yè)尋找到檔案管理工作的發(fā)展方向有著一定的積極價(jià)值。

關(guān)鍵詞：信息；檔案；資源；利用

信息時(shí)代之下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的逐步發(fā)達(dá)以及數(shù)字化技術(shù)的深入應(yīng)用，推動(dòng)著各個(gè)領(lǐng)域的工作呈現(xiàn)出新的特征。而檔案管理系統(tǒng)，作為對(duì)檔案資料展開有效有序保管，以及優(yōu)化利用工作的基礎(chǔ)所在，本身的工作對(duì)象并不是書面檔案資料本身，而是其中的信息。因此在當(dāng)前信息環(huán)境之下，檔案工作呈現(xiàn)出不容忽視的新型發(fā)展趨勢(shì)。

一、檔案利用工作現(xiàn)狀分析

檔案管理工作的最終目的，一方面在于讓檔案信息能夠更為完整的留存，但另一個(gè)更為重要的方面則在于，讓這些檔案信息能夠成為未來工作的一種指導(dǎo)，因此可以說，檔案資源的深入利用，是檔案工作是否有效開展的重要衡量和最終目標(biāo)。

在這樣的思路之下，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作，以及檔案資源的利用狀況加以考察，可以發(fā)現(xiàn)存在比較突出的幾個(gè)方面特征。

首先，檔案的采集工作體系已經(jīng)基本完善。隨著我國(guó)在檔案領(lǐng)域相應(yīng)法律法規(guī)的日趨完善，以及企業(yè)管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部本身對(duì)于檔案價(jià)值的不斷深入認(rèn)識(shí)，可以發(fā)現(xiàn)檔案采集和整理工作在近年來得到高度重視，并且呈現(xiàn)出快速發(fā)展的狀態(tài)。就目前的情況看，檔案資料的收集與整理工作，基本上已經(jīng)深入到企業(yè)環(huán)境的各個(gè)層面，雖然尚不能做到全員參與檔案資料的采集工作，但是每個(gè)崗位之上必然會(huì)有對(duì)應(yīng)的人員對(duì)相應(yīng)的檔案管理以及采集思想有所了解并且予以執(zhí)行。但是同時(shí)也應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，檔案的采集，在一定程度上尚有待于實(shí)現(xiàn)更深一步的信息化，尤其是在檔案信息自動(dòng)化采集方面，還有一段較長(zhǎng)的路要走。只有實(shí)現(xiàn)了更為全面的檔案采集，才能為檔案資源的利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

其次，檔案的采集與檔案資源的利用，更多停留在文字層面。但是在當(dāng)前信息化時(shí)代之下，檔案資料呈現(xiàn)出更為多樣化的特征，除了比較常見的文字形式以外，包括圖片、音頻和視頻都必然會(huì)成為檔案資源的有機(jī)組成部分。隨著技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前對(duì)于圖片的識(shí)別和檢索已經(jīng)成為可能，因此就更應(yīng)當(dāng)將其納入到檔案資源體系之中實(shí)現(xiàn)其對(duì)應(yīng)價(jià)值。同時(shí)也必須承認(rèn)，文字的記錄通常由相關(guān)的人員來完成，因此在文字材料形成的過程中難免有失偏頗，而包括圖片等在內(nèi)的諸多其他媒體形式，作為實(shí)際情況的忠實(shí)反映，在當(dāng)前信息環(huán)境之下不應(yīng)當(dāng)有所輕視，反而應(yīng)當(dāng)給予更多關(guān)注。在檔案資源的利用方面同樣如此，更為龐大的資源體系，從客觀上要求更復(fù)雜的索引和搜索機(jī)制，才能保證多種數(shù)據(jù)資源在檔案體系環(huán)境中的充分利用。

二、推動(dòng)信息時(shí)代之下的檔案深入利用

信息時(shí)代之下的檔案資源利用，一方面隨著其檔案相關(guān)工作自身的發(fā)展呈現(xiàn)出若干特征，另一個(gè)方面也受到了信息技術(shù)應(yīng)用的極大影響。檔案資源的不斷充實(shí)和完善，呈現(xiàn)出的海量數(shù)據(jù)特征，推動(dòng)著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷深入應(yīng)用。同時(shí)諸多信息技術(shù)的應(yīng)用，雖然能夠容納更大的數(shù)據(jù)量，但是同時(shí)也帶來了安全以及讀取速度等方面的新問題。想要推動(dòng)信息技術(shù)與檔案相關(guān)工作的融合，必須謹(jǐn)慎展開分析，妥善選取著手點(diǎn)才能獲取良好效果。

綜合當(dāng)前檔案資源利用現(xiàn)狀，有如下幾個(gè)方面的工作必然會(huì)成為未來一段時(shí)間內(nèi)的工作重點(diǎn)。

（一）數(shù)據(jù)安全仍然是未來一段時(shí)間的工作重點(diǎn)

對(duì)于數(shù)據(jù)安全體系的建設(shè)，一直以來都與信息技術(shù)應(yīng)用保持同步，隨之出現(xiàn)在不同的領(lǐng)域之中。對(duì)應(yīng)在檔案領(lǐng)域之下，確保檔案數(shù)據(jù)的安全，對(duì)于企業(yè)而言至關(guān)重要。不僅僅是檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全需要關(guān)注，包括存儲(chǔ)狀態(tài)之下的檔案資源同樣不容忽視。建立起立體完善的數(shù)據(jù)安全體系，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。檔案數(shù)據(jù)不同于企業(yè)常規(guī)工作數(shù)據(jù)，常規(guī)數(shù)據(jù)會(huì)有其自身的生命周期，很多實(shí)時(shí)性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，在超過其時(shí)效之后就會(huì)失去保護(hù)價(jià)值，但是對(duì)于檔案領(lǐng)域的資源而言，幾乎所有數(shù)據(jù)都需要執(zhí)行同樣等級(jí)的保護(hù)。這種保護(hù)態(tài)度雖然會(huì)提高安全體系的算法負(fù)擔(dān)，但是同樣也會(huì)降低安全系統(tǒng)自身的復(fù)雜程度。除此以外，數(shù)據(jù)安全還應(yīng)當(dāng)包括合理的授權(quán)以及嚴(yán)格的授權(quán)管理系統(tǒng)實(shí)施，為不同的信息閱讀主體提供不同的權(quán)限，同樣能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)安全水平的有效提升。

（二）加強(qiáng)檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息化的根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，而檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的重要保障。只有呈現(xiàn)出良好標(biāo)準(zhǔn)化狀態(tài)的檔案信息資源，才能夠被妥善的存儲(chǔ)，并且實(shí)現(xiàn)高效索引，在需要的時(shí)候才能在最短的時(shí)間里被檢索和呈現(xiàn)出來。同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化也是模糊搜索等技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，并且只有良好的標(biāo)準(zhǔn)化體系，才能幫助檔案資源系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)據(jù)安全，才能提升安全算法能力本身的利用效率。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)入口建設(shè)

檔案管理工作本身的存在價(jià)值和目標(biāo)，并不在于形成系統(tǒng)性的檔案資料，而在于讓這些檔案資料發(fā)揮其對(duì)于未來工作的指導(dǎo)價(jià)值。因此可以說，檔案資源本身的利用才是檔案管理工作最終實(shí)現(xiàn)價(jià)值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。基于此種考慮，實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)入口的建設(shè)，確保檔案面向服務(wù)的群體能夠通過多種途徑，在更為寬泛的時(shí)間域內(nèi)，以更為便捷的方式展開數(shù)據(jù)的訪問和讀取。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重相關(guān)反饋的接收，為不同的用戶打開多種反饋渠道，從而發(fā)現(xiàn)檔案資源利用過程中的不足，便于實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的推動(dòng)。

三、結(jié)論

信息化時(shí)代的到來，推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，尤其是對(duì)于檔案資源的利用更加有不容忽視的積極價(jià)值。實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)注重發(fā)掘檔案資源的利用價(jià)值，擴(kuò)大其閱讀群體，并且以不同群體受眾的行為方式作為依據(jù)展開分析，才能切實(shí)推動(dòng)檔案資源的利用深化。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃麗華.紀(jì)秀英.做好新形勢(shì)下檔案信息資源開發(fā)利用工作[J].中國(guó)檔案， 2005（6）.