知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變

邰曦

摘要：眾所周知，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)給各行各業(yè)帶來(lái)了更多新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也給其帶來(lái)了新的壓力和挑戰(zhàn)，對(duì)企業(yè)檔案管理工作更是如此。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，企業(yè)檔案管理在管理體制、管理技術(shù)以及管理環(huán)境等各個(gè)方面都遇到了不同程度的問(wèn)題，所以知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下改變企業(yè)檔案管理工作既有的戰(zhàn)略就顯得尤為重要和必要了。文本主要采用理論分析、實(shí)地調(diào)查和案例分析的方式，首先分析了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理過(guò)程中遇到的瓶頸問(wèn)題，其次分析了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，最后就如何做好轉(zhuǎn)變工作提出了切實(shí)可行的建議。希望本文能夠起到拋磚引玉的作用，在引起更多專業(yè)人士關(guān)心和重視企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)上促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)更快、更好的發(fā)展和進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì)；企業(yè)檔案管理；瓶頸問(wèn)題；戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）022-0000-02

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理過(guò)程中遇到的瓶頸問(wèn)題

就目前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，雖然更多的企業(yè)逐漸加強(qiáng)了對(duì)其的重視程度，也通過(guò)完善相關(guān)的立法規(guī)范、提高工作人員的綜合素質(zhì)等方法來(lái)提高企業(yè)檔案管理工作的績(jī)效，但是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的今天，企業(yè)的檔案管理工作在不同層面都遇到了不同程度的瓶頸問(wèn)題，主要表現(xiàn)在思維層面、管理層面、體制層面和技術(shù)層面等，比如：認(rèn)為在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作還是和傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理一樣，還是停留在收集、整理、歸檔等方面，而未對(duì)開(kāi)發(fā)利用引起足夠的重視。當(dāng)前更多企業(yè)的檔案管理工作管理理念不符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新要求、管理內(nèi)容和方式也比較落后，檔案管理工作在實(shí)際落實(shí)的過(guò)程中不僅成本較高，而且效果不佳，亟待完善和優(yōu)化。

二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

由上述分析可知，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作中在管理環(huán)境、管理方式、管理理念等方面都存在不同程度的瓶頸問(wèn)題，不僅嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的效率和效果，而且在很大程度上影響了企業(yè)其他各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和執(zhí)行，所以在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，企業(yè)檔案管理工作很有必要進(jìn)行戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)變，而具體需要轉(zhuǎn)變的戰(zhàn)略主要為以下幾點(diǎn)，具體內(nèi)容如下所述：

1.企業(yè)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

物質(zhì)決定意識(shí)、意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有反作用。企業(yè)檔案管理管理理念的轉(zhuǎn)變，是轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略的重要組成部分。即企業(yè)的檔案管理工作要從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y本管理，堅(jiān)持“以人為本”的原則。也就是說(shuō)，之前對(duì)檔案管理工作我們更加注重檔案實(shí)體的管理，忽略了對(duì)人的心理和行為的管理，而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作由實(shí)體管理向人力資本管理理念的轉(zhuǎn)變，同時(shí)要具備互聯(lián)網(wǎng)思維，就要求檔案管理的前提是培養(yǎng)出一批專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員，可謂是做到了先把“人”管理好，再管理好“物”，這樣一來(lái)，企業(yè)檔案管理工作的績(jī)效也就能夠得到明顯的提升了。

2.企業(yè)檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，主要是指企業(yè)的檔案管理方式要從之前的硬性管理轉(zhuǎn)變?yōu)檐浶怨芾淼墓芾矸绞健＞唧w來(lái)說(shuō)就是，長(zhǎng)期以來(lái)，我們已習(xí)慣于用“館藏檔案的數(shù)量、提供利用的人次、編印檢索工具和添置設(shè)備的種類”等指標(biāo)來(lái)作為衡量企業(yè)檔案管理績(jī)效的關(guān)鍵性和決定性指標(biāo)，雖然在特定的歷史條件下這種方式是有效的，但是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷引進(jìn)和檔案管理工作內(nèi)容的不斷豐富和完善，采用這種方式來(lái)作為企業(yè)檔案管理工作的指標(biāo)就顯得比較滯后了，因此，將用館藏檔案的知識(shí)含量、價(jià)值含量、提供利用所產(chǎn)生的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)作為企業(yè)檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)指標(biāo)來(lái)替代之前硬性的指標(biāo)就顯得尤為必要了。

3.企業(yè)檔案管理工具的轉(zhuǎn)變

就現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工具的轉(zhuǎn)變同樣是重要組成部分。也就是說(shuō)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下知識(shí)量及增加速度成幾何倍級(jí)發(fā)展，企業(yè)檔案管理方式與工具需要從紙質(zhì)管理向網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)變。具體來(lái)說(shuō)就是，將之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，這是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新突破，而且現(xiàn)代更多的大中型企業(yè)都通過(guò)開(kāi)發(fā)“ECM（企業(yè)內(nèi)容管理）”、“ERP”等信息系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，而且經(jīng)實(shí)踐證明，紙質(zhì)檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，不僅大大降低了檔案管理人員的工作壓力，而且大大提高了檔案管理工作的效率和效果，符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)發(fā)展的新要求，有助于企業(yè)的檔案管理工作向國(guó)際化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

4.企業(yè)檔案管理方向的轉(zhuǎn)變

我們所述的企業(yè)檔案管理方向的轉(zhuǎn)變，主要是指知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，企業(yè)的檔案管理工作需要由信息資源管理向創(chuàng)新型管理方向轉(zhuǎn)變。即知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的理念、思維、方式、方法等層面都提出了新環(huán)境和新形勢(shì)的新的要求。所以檔案管理工作在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中也要擺脫傳統(tǒng)思維對(duì)其的束縛，迎合檔案管理工作的新局面，不斷提出創(chuàng)新性的、建設(shè)性的理念和方式，并將其落到實(shí)處，從根本上提高企業(yè)檔案管理工作的效率和效果。例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司在落實(shí)檔案管理工作時(shí)不僅將設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息建立了電子檔案，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，完善的檔案管理系統(tǒng)在此公司順利通過(guò)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵性的作用，同時(shí)其檔案管理方式和方法也成為了相關(guān)行業(yè)學(xué)習(xí)的重要參考，起到了帶動(dòng)和引導(dǎo)的重要作用。

三、做好企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變工作的建議

由上述分析可知，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，企業(yè)的檔案管理工作需要從管理理念、管理評(píng)價(jià)指標(biāo)、管理工具、管理方向四個(gè)基本的層面著手，進(jìn)行戰(zhàn)略性的轉(zhuǎn)變，以確保企業(yè)檔案管理工作符合新時(shí)代的新要求和新挑戰(zhàn)，而如何使這四大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變能夠切實(shí)地落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作中去，提高企業(yè)檔案管理工作的績(jī)效，減少其不必要的損失和風(fēng)險(xiǎn)，筆者結(jié)合自身多年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和所掌握的理論知識(shí)提出了以下幾點(diǎn)建議和意見(jiàn)。

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)力度

人是最重要的生產(chǎn)要素，根據(jù)“以人為本”的管理理念需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)力度，這是確保企業(yè)檔案管理工作能夠切實(shí)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵，工作績(jī)效得到穩(wěn)步提高的前提和基礎(chǔ)。所以需要企業(yè)從以下兩個(gè)基本的方面著手：一方面企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對(duì)其重視程度，并做到以身作則，在企業(yè)內(nèi)部形成人人重視檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)其樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高其專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，以為檔案管理工作績(jī)效的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.完善配套的制度規(guī)范

俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，所以在企業(yè)檔案管理工作中做好相關(guān)制度規(guī)范的建立和完善工作就顯得尤為重要了。而完善的制度規(guī)范需要企業(yè)做到以下幾點(diǎn)：第一，要建立健全標(biāo)準(zhǔn)的、可行的、科學(xué)合理的檔案管理制度規(guī)范、檔案管理人員獎(jiǎng)懲規(guī)范以及監(jiān)督控制等規(guī)范制度；第二，要將這些制度規(guī)范切實(shí)落實(shí)到企業(yè)的檔案管理工作中去，并堅(jiān)決做到有法可依，有法必依，違法必究；第三，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、戰(zhàn)略目標(biāo)和所處的生命周期不斷提出建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，以提高既定制度規(guī)范的實(shí)用性和適用性，確保其應(yīng)有價(jià)值的切實(shí)發(fā)揮。

3.建立有效的反饋機(jī)制

有效的反饋機(jī)制的建立也是確保上述四大轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略得以落實(shí)的保障性措施。所以企業(yè)一方面要適當(dāng)加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入和使用力度，以提高反饋機(jī)制的有效性；另一方面，要加強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門之間溝通和交流的力度，確保有效信息的及時(shí)傳遞，進(jìn)而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策工作的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.以現(xiàn)代技術(shù)為引導(dǎo)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了技術(shù)支持，使得管理理念與管理方式不再局限于傳統(tǒng)的內(nèi)容，比如檔案服務(wù)方式與服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)了多樣化、人性化、便利化、優(yōu)質(zhì)化等。同時(shí)根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代、知識(shí)管理的要求企業(yè)檔案管理也需要以現(xiàn)代技術(shù)為引導(dǎo)，加大投入進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，從現(xiàn)階段企業(yè)所處的宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和政治環(huán)境來(lái)看，檔案管理工作在接受了更多發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著新的壓力和挑戰(zhàn)，如何有效緩解企業(yè)檔案管理工作中面臨的瓶頸問(wèn)題，就需要相關(guān)工作人員從管理理念、管理方式、管理工具、管理方向等基本戰(zhàn)略著手，在使得企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍的同時(shí)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更快更好的發(fā)展，進(jìn)而為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和經(jīng)濟(jì)效益的獲得奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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