知識經濟時代企業檔案管理的轉變

邰曦

摘要：眾所周知，知識經濟時代的到來給各行各業帶來了更多新的發展機遇，同時也給其帶來了新的壓力和挑戰，對企業檔案管理工作更是如此。知識經濟時代下，企業檔案管理在管理體制、管理技術以及管理環境等各個方面都遇到了不同程度的問題，所以知識經濟時代下改變企業檔案管理工作既有的戰略就顯得尤為重要和必要了。文本主要采用理論分析、實地調查和案例分析的方式，首先分析了知識經濟時代企業檔案管理過程中遇到的瓶頸問題，其次分析了知識經濟時代企業檔案管理工作的轉變，最后就如何做好轉變工作提出了切實可行的建議。希望本文能夠起到拋磚引玉的作用，在引起更多專業人士關心和重視企業檔案管理工作的基礎上促進其實現更快、更好的發展和進步。

關鍵詞：知識經濟；企業檔案管理；瓶頸問題；戰略轉變

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）022-0000-02

一、知識經濟時代企業檔案管理過程中遇到的瓶頸問題

就目前企業檔案管理工作的現狀來看，雖然更多的企業逐漸加強了對其的重視程度，也通過完善相關的立法規范、提高工作人員的綜合素質等方法來提高企業檔案管理工作的績效，但是在知識經濟的今天，企業的檔案管理工作在不同層面都遇到了不同程度的瓶頸問題，主要表現在思維層面、管理層面、體制層面和技術層面等，比如：認為在知識經濟時代企業檔案管理工作還是和傳統的企業檔案管理一樣，還是停留在收集、整理、歸檔等方面，而未對開發利用引起足夠的重視。當前更多企業的檔案管理工作管理理念不符合知識經濟時代的新要求、管理內容和方式也比較落后，檔案管理工作在實際落實的過程中不僅成本較高，而且效果不佳，亟待完善和優化。

二、知識經濟時代企業檔案管理工作的轉變

由上述分析可知，知識經濟時代，企業檔案管理工作中在管理環境、管理方式、管理理念等方面都存在不同程度的瓶頸問題，不僅嚴重影響了企業檔案管理工作的效率和效果，而且在很大程度上影響了企業其他各項工作的順利開展和執行，所以在知識經濟時代的今天，企業檔案管理工作很有必要進行戰略性轉變，而具體需要轉變的戰略主要為以下幾點，具體內容如下所述：

1.企業檔案管理理念的轉變

物質決定意識、意識對物質具有反作用。企業檔案管理管理理念的轉變，是轉變戰略的重要組成部分。即企業的檔案管理工作要從實體管理轉變為人力資本管理，堅持“以人為本”的原則。也就是說，之前對檔案管理工作我們更加注重檔案實體的管理，忽略了對人的心理和行為的管理，而知識經濟時代檔案管理工作由實體管理向人力資本管理理念的轉變，同時要具備互聯網思維，就要求檔案管理的前提是培養出一批專業素質強、職業素養高的檔案管理人員，可謂是做到了先把“人”管理好，再管理好“物”，這樣一來，企業檔案管理工作的績效也就能夠得到明顯的提升了。

2.企業檔案管理評價指標的轉變

企業檔案管理方式的轉變，主要是指企業的檔案管理方式要從之前的硬性管理轉變為軟性管理的管理方式。具體來說就是，長期以來，我們已習慣于用“館藏檔案的數量、提供利用的人次、編印檢索工具和添置設備的種類”等指標來作為衡量企業檔案管理績效的關鍵性和決定性指標，雖然在特定的歷史條件下這種方式是有效的，但是在知識經濟時代的今天，隨著科學技術的不斷引進和檔案管理工作內容的不斷豐富和完善，采用這種方式來作為企業檔案管理工作的指標就顯得比較滯后了，因此，將用館藏檔案的知識含量、價值含量、提供利用所產生的社會和經濟效益來作為企業檔案管理工作績效的評價指標來替代之前硬性的指標就顯得尤為必要了。

3.企業檔案管理工具的轉變

就現階段我國企業檔案管理工作的現狀來看，檔案管理工具的轉變同樣是重要組成部分。也就是說知識經濟時代下知識量及增加速度成幾何倍級發展，企業檔案管理方式與工具需要從紙質管理向網絡化、大數據化管理轉變。具體來說就是，將之前傳統的紙質介質轉變為數字檔案，這是知識經濟時代的新突破，而且現代更多的大中型企業都通過開發“ECM（企業內容管理）”、“ERP”等信息系統來對檔案進行管理，而且經實踐證明，紙質檔案管理工作向網絡化、大數據管理轉變，不僅大大降低了檔案管理人員的工作壓力，而且大大提高了檔案管理工作的效率和效果，符合知識經濟時代企業發展的新要求，有助于企業的檔案管理工作向國際化和現代化方向轉變。

4.企業檔案管理方向的轉變

我們所述的企業檔案管理方向的轉變，主要是指知識經濟時代下，企業的檔案管理工作需要由信息資源管理向創新型管理方向轉變。即知識經濟時代對檔案管理工作的理念、思維、方式、方法等層面都提出了新環境和新形勢的新的要求。所以檔案管理工作在實際落實過程中也要擺脫傳統思維對其的束縛，迎合檔案管理工作的新局面，不斷提出創新性的、建設性的理念和方式，并將其落到實處，從根本上提高企業檔案管理工作的效率和效果。例如國華徐州發電有限公司在落實檔案管理工作時不僅將設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息建立了電子檔案，并集成了其他生產和設備管理系統數據，完善的檔案管理系統在此公司順利通過國家優質工程金獎現場復查工作中起到了關鍵性的作用，同時其檔案管理方式和方法也成為了相關行業學習的重要參考，起到了帶動和引導的重要作用。

三、做好企業檔案管理轉變工作的建議

由上述分析可知，知識經濟時代的今天，企業的檔案管理工作需要從管理理念、管理評價指標、管理工具、管理方向四個基本的層面著手，進行戰略性的轉變，以確保企業檔案管理工作符合新時代的新要求和新挑戰，而如何使這四大戰略轉變能夠切實地落實到實際的檔案管理工作中去，提高企業檔案管理工作的績效，減少其不必要的損失和風險，筆者結合自身多年的實際工作經驗和所掌握的理論知識提出了以下幾點建議和意見。

1.加強對檔案管理人員綜合素質的培養力度

人是最重要的生產要素，根據“以人為本”的管理理念需要加強對企業檔案管理人員綜合素質的培養力度，這是確保企業檔案管理工作能夠切實實現戰略轉變的關鍵，工作績效得到穩步提高的前提和基礎。所以需要企業從以下兩個基本的方面著手：一方面企業的領導層要加強對其重視程度，并做到以身作則，在企業內部形成人人重視檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，要加強對企業檔案管理人員專業知識和職業素養的培養力度，鼓勵其樹立終身學習的意識，不斷提高其專業知識和專業技能，以為檔案管理工作績效的提高奠定堅實的基礎。

2.完善配套的制度規范

俗話說，沒有規矩不成方圓，所以在企業檔案管理工作中做好相關制度規范的建立和完善工作就顯得尤為重要了。而完善的制度規范需要企業做到以下幾點：第一，要建立健全標準的、可行的、科學合理的檔案管理制度規范、檔案管理人員獎懲規范以及監督控制等規范制度；第二，要將這些制度規范切實落實到企業的檔案管理工作中去，并堅決做到有法可依，有法必依，違法必究；第三，要結合企業的實際經營特點、戰略目標和所處的生命周期不斷提出建設性的意見和建議，以提高既定制度規范的實用性和適用性，確保其應有價值的切實發揮。

3.建立有效的反饋機制

有效的反饋機制的建立也是確保上述四大轉變戰略得以落實的保障性措施。所以企業一方面要適當加強現代化信息技術的投入和使用力度，以提高反饋機制的有效性；另一方面，要加強企業各個部門之間溝通和交流的力度，確保有效信息的及時傳遞，進而為企業領導層決策工作的順利開展奠定堅實的基礎。

4.以現代技術為引導，加強檔案基礎設施建設

現代信息技術的迅猛發展為企業檔案管理提供了技術支持，使得管理理念與管理方式不再局限于傳統的內容，比如檔案服務方式與服務手段實現了多樣化、人性化、便利化、優質化等。同時根據大數據時代、知識管理的要求企業檔案管理也需要以現代技術為引導，加大投入進行基礎設施的建設。

四、結語

總之，從現階段企業所處的宏觀經濟環境和政治環境來看，檔案管理工作在接受了更多發展機遇的同時也面臨著新的壓力和挑戰，如何有效緩解企業檔案管理工作中面臨的瓶頸問題，就需要相關工作人員從管理理念、管理方式、管理工具、管理方向等基本戰略著手，在使得企業檔案管理工作實現質的飛躍的同時促進企業檔案管理工作實現更快更好的發展，進而為企業戰略目標的實現和經濟效益的獲得奠定堅實的基礎。

參考文獻：

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