關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

馬一力

摘要：隨著事業(yè)單位管理工作改革的深化，與單位發(fā)展、任用息息相關(guān)的檔案管理工作也在不斷的改進(jìn)過(guò)程中。當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中，由于陳舊的檔案管理理念影響，導(dǎo)致工作效率不高、管理方式和手段落后，同時(shí)，缺乏高層次的管理綜合人才也是需要解決的問題。要?jiǎng)?chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式，首先需要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論，基于現(xiàn)代化的管理思想改進(jìn)檔案管理工作方式，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟硬件手段。同時(shí)，培養(yǎng)高素質(zhì)綜合人才也是檔案管理創(chuàng)新的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）022-0000-01

傳統(tǒng)的管理思想中，很大程度上將檔案管理工作定義為簡(jiǎn)單的抄寫記錄工作。但實(shí)際上，和其它管理工作類似，檔案管理工作也需要先進(jìn)地管理理念和理論才可以更好地為單位的發(fā)展、改革提供有力地參考和依據(jù)。因此改進(jìn)和創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作，是當(dāng)前改革工作所面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理及其重要性

隨著我國(guó)對(duì)事業(yè)單位管理工作的要求不斷提高，單位的各項(xiàng)管理工作也在不斷得到改進(jìn)和創(chuàng)新。檔案管理是事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作的記錄和參照，是保證各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行的基本手段。良好的檔案管理工作不僅可以為單位用人、辦事提供準(zhǔn)確的依據(jù)，還能提高單位的整體工作效率。因此事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基本管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理理念較為陳舊

當(dāng)前情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作存在兩個(gè)基本現(xiàn)狀：一方面，由于傳統(tǒng)的低效率管理模式影響，很大一部分檔案資料疏于管理，查閱困難；另一方面，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和事業(yè)單位改革的深化，不少單位工作，如人才選拔和考核等都需要調(diào)閱檔案。因此事業(yè)單位的檔案管理處于一個(gè)相對(duì)被動(dòng)的情況，探究其根本原因，是由于檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的深度認(rèn)識(shí)，用陳舊的管理理念看待問題，以為檔案管理就是傳統(tǒng)的抄寫工作，不需要深層次的管理理念。這樣的陳舊觀念一定程度上降低了管理效率。

2.檔案管理手段效率較低

在相當(dāng)一部分單位中，由于檔案管理工作沒有得到充分的重視，使得檔案管理的軟硬件手段還處于一個(gè)相對(duì)落后的境況。檔案管理工作不具備現(xiàn)代化的辦公環(huán)境，檔案室較為簡(jiǎn)陋，不具備或不完全具備先進(jìn)的信息化辦公條件，一定程度上影響了檔案的及時(shí)、詳細(xì)記錄和調(diào)閱，不利于檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。

3.檔案管理模式不夠系統(tǒng)化

除了辦公環(huán)境等硬件設(shè)備以外，完善的現(xiàn)代化檔案管理制度也還沒有完全建立起來(lái)。檔案的記錄和調(diào)閱工作都還存在著大量的低效勞動(dòng)，既付出了大量的時(shí)間成本，還不能保證良好的工作質(zhì)量。實(shí)際上，這很大程度上也是受傳統(tǒng)管理模式的影響。

4.管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理工作的發(fā)展緩慢，除了制度建設(shè)和辦公環(huán)境的原因外，與管理人員缺乏足夠的工作素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)也有著很大關(guān)系。而檔案管理人員只是重復(fù)著抄寫記錄的體力工作，沒有掌握信息化辦公的相關(guān)技能，自然就沒有改進(jìn)工作的動(dòng)力，管理創(chuàng)新就成了無(wú)源之水。因此檔案管理創(chuàng)新要特別注重以人為本，特別是在事業(yè)單位中，許多工作的順利進(jìn)行都依賴于檔案資料的記錄和調(diào)閱，更要求工作人員具備綜合性的信息管理能力。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

1.創(chuàng)新檔案管理工作理念

要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作的管理理念，就要從基本的認(rèn)識(shí)學(xué)習(xí)開始，在平時(shí)加大檔案管理工作的宣傳力度，使單位人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，使其對(duì)工作具備基本的責(zé)任使命感，這是創(chuàng)新工作積極性的根本來(lái)源；同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)的宣傳，使大家認(rèn)識(shí)到檔案資料使單位得以發(fā)展的重要依據(jù)、使國(guó)家發(fā)展的重要財(cái)富。另外，從法制層面加強(qiáng)檔案管理工作也是一項(xiàng)重要手段，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳工作，豎立合法進(jìn)行、服從檔案管理工作的法制意識(shí)，即不僅要加強(qiáng)檔案管理人員的法制意識(shí)，還要對(duì)普通職工做好檔案法制的普及。只有具備了依法辦事的管理觀念，才有利于檔案管理的正常進(jìn)行。

2.引進(jìn)新型檔案管理手段

先進(jìn)的管理軟硬件設(shè)備是提高管理工作效率的重要手段，也是管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。因此一方面要投入足夠的資金保障良好的檔案辦公、庫(kù)房場(chǎng)地環(huán)境，同時(shí)更要引入先進(jìn)的信息管理手段以提高檔案管理效率。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，電子信息儲(chǔ)存、調(diào)閱資料已經(jīng)成為一項(xiàng)重要手段，檔案管理巨大的資料內(nèi)容使得其必須引入信息化和數(shù)字化的管理手段。這就要求管理部門具備電子計(jì)算機(jī)、光盤等現(xiàn)代化儲(chǔ)存設(shè)備條件。

3.建立完善的檔案管理制度

檔案管理的制度完善要從理論和實(shí)踐兩手抓。在理論制度上，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作重點(diǎn)，尤其是一些特殊資料的管理，一定要依照單位的實(shí)際建設(shè)狀況進(jìn)行，如根據(jù)單位的工作性質(zhì)、所需的信息的側(cè)重部分以及單位的發(fā)展?fàn)顩r等，為單位檔案管理制度的完善提供切實(shí)參考；在實(shí)踐上，要明確以人為本的基本要求，即事業(yè)單位的檔案管理工作是一個(gè)雙向的服務(wù)工作，因此檔案管理必須在服務(wù)層面具備方便和高效的特性，這在傳統(tǒng)的管理制度中是不曾提到的。

4.培養(yǎng)檔案管理的高素質(zhì)綜合人才

由于檔案管理的執(zhí)行者和服務(wù)對(duì)象都是人，因此檔案工作本身就一項(xiàng)以人為本的工作。由此，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，就要從培養(yǎng)具備信息管理綜合知識(shí)的檔案管理人才入手。因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、經(jīng)驗(yàn)型的工作，因此必須通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐才能對(duì)工作的一些深層次問題有較為全面的認(rèn)識(shí)；同時(shí)，單位要定期組織信息管理知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)方面的綜合培訓(xùn)，以保證管理人員能夠適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展并不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)。

四、結(jié)論

隨著事業(yè)單位管理改革的深入，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新要求必然會(huì)逐步提高。本文僅針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作所面臨的具體現(xiàn)狀，給出了一些創(chuàng)新改進(jìn)措施，對(duì)于相關(guān)工作的進(jìn)行具有一定的參考意義。

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