基于石油物資倉儲管理部門的入庫驗收管理策略探究

魏慶輝

摘要：物資倉儲管理工作在整個石油行業(yè)中發(fā)揮著不可缺少的重要作用，關(guān)系到企業(yè)物資管理工作質(zhì)量的好壞，只有保證了物資倉儲部門入庫驗收工作的合理有效性，才能保證物資入庫數(shù)量的真實準(zhǔn)確性。該文著重針對當(dāng)前倉儲部門物資驗收管理的實際狀況，對完善石油企業(yè)物資驗收管理的措施進行探究，希望能夠充分發(fā)揮出物資倉儲部門在企業(yè)物資供應(yīng)鏈中的作用。

關(guān)鍵詞：物資倉儲；入庫驗收

中圖分類號：F274；F426.22 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）022-000-01

油田生產(chǎn)和研發(fā)過程中所運用到的物資質(zhì)量直接關(guān)系到其生產(chǎn)建設(shè)的質(zhì)量，而想要保證物資質(zhì)量首要任務(wù)就是確保石油企業(yè)物資倉儲部門的工作效率。所以，保證物資入庫驗收管理工作的有效性，從根源上杜絕不合格物資是當(dāng)前物資倉儲部門的核心任務(wù)，那么，當(dāng)前物資驗收過程中存在哪些問題，如何加強入庫驗收管理呢？

一、分析石油企業(yè)中物資入庫驗收管理的作用與重要性

1.石油企業(yè)物資管理工作是眾多工作內(nèi)容中非常重要的一部分，而石油企業(yè)之所以開展物資入庫驗收工作，是為了能夠更清楚的了解物資提供商、運輸機構(gòu)及倉儲部門之間的責(zé)任。此外，物資入庫驗收還與供貨商、運輸機構(gòu)及倉儲部門的經(jīng)濟效益及責(zé)任直接掛鉤。物資數(shù)量是否足夠、規(guī)格不符、配套不全、質(zhì)量不合格等情況都要通過驗收工作才能夠確定，發(fā)現(xiàn)問題能夠分清責(zé)任，可以據(jù)此向有關(guān)責(zé)任單位提出換貨、退貨、拒付或索賠，以維護本單位的利益不受損失。

2.由于石油企業(yè)所需物資都要從遠處經(jīng)過長時間運輸和反復(fù)搬運裝卸才能夠到達目的地，在整個運輸過程中非常容易造成物資包裝破損、化工產(chǎn)品及儀器設(shè)備質(zhì)量損壞等問題，從而使物資的使用價值受到影響。若是物資在入庫時質(zhì)量不合格，既使后期再加強保養(yǎng)，也無法使物資質(zhì)量達標(biāo)。

3.當(dāng)物資經(jīng)過長時間運輸?shù)竭_倉庫后，驗收工作人員需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定要求對物資進行嚴(yán)格的驗收檢查，對于存在質(zhì)量不達標(biāo)的物資要拒收或第一時間返廠整修，這樣才能保證物資的質(zhì)量，保證用戶對物資的需求得以滿足。由此可見，把好物資入庫驗收關(guān)是非常重要的，任何的疏忽或大意，都會給以后的保管、發(fā)放工作帶來困難，并對單位造成一定的損失。

二、論述物資入庫驗收工作的具體事項及開展流程

首先，需要完成的是物資驗收前的準(zhǔn)備工作。需要全面了解物資的相關(guān)特點，以此確定物資具體的存放位置、如何存放以及怎樣保管等；要提前安排好物資搬運及裝卸所需的設(shè)備、機械及人力，準(zhǔn)備好堆碼、苫墊的材料，特別是針對具有特殊性質(zhì)的物資要規(guī)劃好有效的防護對策；對物資的檢測及計量工具進行反復(fù)校對；對物資相關(guān)資料、單據(jù)、憑證進行收集和熟知。

其次，要進行證件的核對工作。這里所說的證件核對主要是針對供貨商而言，對其質(zhì)量保證書、合格證及發(fā)貨明細等資料與入庫通知單和訂貨合同中的內(nèi)容進行比對核實，確定沒問題才能夠進行驗收。

第三，對實物進行全面仔細的檢驗。實物檢驗主要是按照相關(guān)流程和要求，對物資的型號、規(guī)格、品名、長度、重量及件數(shù)等與入庫通知單、運單及發(fā)貨明細對比是否完全相符，這只是針對物資數(shù)量而言；此外，還應(yīng)對物資的質(zhì)量進行全面檢查，保證物資沒有存在生銹、破損、老化、變質(zhì)變色及尺寸偏差等等方面的缺陷后方可進行驗收。

最后，還應(yīng)對物資實際驗收的結(jié)果進行真實全面的記錄和管理，做好最后的物資入庫及建卡建檔工作。

三、石油企業(yè)物資入庫驗收工作中存在的問題分析

在實際工作過程中難免會出現(xiàn)由于各種問題而影響到工作的效率和質(zhì)量。在石油企業(yè)物資入庫驗收工作進行過程中普遍存在由于驗收流程復(fù)雜，內(nèi)容繁瑣，導(dǎo)致驗收工作人員在操作和記憶時有很大的難度；此外工作過程中并沒有制定明確的責(zé)任制度，導(dǎo)致問題出現(xiàn)無法責(zé)任到個人；監(jiān)督考核時只重視懲治性事后監(jiān)督，完全忽略了事前事中給的防范性監(jiān)督。

四、完善石油企業(yè)物資入庫驗收管理的有效對策

1.針對于上文中所提到的內(nèi)容，由于驗收工作流程及內(nèi)容比較復(fù)雜，所以為了能夠方便與工作人員記憶和操作，應(yīng)對驗收工作進行全面的簡潔優(yōu)化。具體可以從以下兩方面著手進行：

第一，對驗收方法進行提煉簡化。在相關(guān)規(guī)定和要求的基礎(chǔ)上，可以將驗收工作簡短概括為：看到庫物資名稱規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與合同標(biāo)注及要求是否一致，看物資包裝標(biāo)識是否符合要求，看到貨物資有無產(chǎn)品合格證，看物資生產(chǎn)日期及保質(zhì)期標(biāo)注是否清楚，看物資內(nèi)外質(zhì)量是否合格，看定量包裝物資是否缺斤短兩；另外，要注意執(zhí)行供應(yīng)商寄售合同首批入庫率是否符合規(guī)定，注意物資的儲備定額是否達到標(biāo)準(zhǔn)，注意堅持先進先出的發(fā)料原則，注意一進一出的物資是否合規(guī)，注意杜絕先用料后補辦手續(xù)或不見料辦理手續(xù)等違規(guī)現(xiàn)象，注意拒收、退料手續(xù)是否齊全，注意單據(jù)、印章管理是否到位，注意入庫物資的基礎(chǔ)資料是否達到質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求。將繁雜的物資驗收規(guī)定提煉成瑯瑯上口的幾句話，使驗收標(biāo)準(zhǔn)變得簡單易于操作。

第二，大力實施取樣驗收方案。為了避免各種機械設(shè)備、石油專業(yè)工具等物資存在質(zhì)量問題，可以在倉庫內(nèi)創(chuàng)建樣品區(qū)，對不同生產(chǎn)商的產(chǎn)品進行樣品質(zhì)量對比，倉庫工作人員要對物資樣品、合同條款進行質(zhì)量對比檢驗。樣品區(qū)的建立，為驗收員提供了驗收把關(guān)的標(biāo)尺，使物資的驗收工作變得更加直觀、客觀，同時也方便了用戶對所用產(chǎn)品質(zhì)量的比較，促進了物資質(zhì)量的現(xiàn)場監(jiān)督的有效性。

2.重視對驗收工作人員專業(yè)能力及知識的培訓(xùn)。在實際工作過程中企業(yè)應(yīng)組織驗收工作人員參加各種專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，強化其對物資驗收注意事項的掌握程度，從而促進工作人員自身工作能力、質(zhì)量意識、崗位責(zé)任意識以及驗收識別能力的提升。具體可以從以下幾點入手進行：一是實行技能交流結(jié)對子，發(fā)揮老員工和年輕員工自身的優(yōu)勢，以“導(dǎo)師帶徒”、“一對一”、“一對多”技能交流結(jié)對子的形式，取長補短。二是設(shè)立了崗位練兵臺，創(chuàng)建“崗位課堂”，鼓勵職工利用業(yè)余時間，進一步提高業(yè)務(wù)技能。三是開展內(nèi)部培訓(xùn)。

3.重視對物資驗收工作的監(jiān)督檢查。在實際開展物資驗收工作時，企業(yè)應(yīng)發(fā)揮自身的監(jiān)督檢查作用，不能在監(jiān)督考核時單方面重視懲治性事后監(jiān)督，應(yīng)加大對事前事中的防范性監(jiān)督。對于工作中存在的問題要責(zé)任到個人，制定有針對性的防范措施，并納入員工績效考核。二是實行總庫承包分庫，分庫承包班組的形式，對各班組驗收工作進行日常巡查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，促進驗收工作的順利進行，保證驗收質(zhì)量。三是對個別重要物資，可組織供應(yīng)商寫出書面承諾，嚴(yán)禁出現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象，一旦發(fā)現(xiàn)將給予一定的處罰，或上報管理部門停止其物資準(zhǔn)入，以確保入庫物資的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]中國石油物資裝備總公司.物資倉儲管理基礎(chǔ)知識.石油工業(yè)出版，1994.11.