煤炭集團型企業辦公自動化建設淺析

陳衛軍

煤炭集團型企業下屬層級較多，各子公司之間快速、高效的業務協同需要借助現代信息技術構建一個統一、面向企業所有管理員工的協同工作平臺，實現安全有效的公文和各種項目的流轉、審批、會簽、監控、實現文檔管理一體化；實現各業務層級的個性化需求和分級授權管理；實現整個集團內的信息互換和發布平臺，集團內部各子公司之間電子公文的安全分發和企業信息的快速發布；實現辦公自動化系統與集團業務系統的數據資料整合，建立集團內部便捷統一的大辦公平臺。辦公自動化系統應用平臺將分權限、層級覆蓋集團總部和各子公司所有管理人員，實現異地人員在同一平臺上辦公，這是大型煤炭集團管控目標的有效途徑和必然選擇。

一、系統應具備的技術特點

煤炭集團型企業自動化辦公目標應是業務型、智能型、集成型和集團型架構統一的自動化辦公系統。無論是在業務需求、結構，還是在性能、靈活性等方面，都更加穩健有力，而且功能更加完善。應具備以下幾個方面：

（一）流程引擎包括駁回直送，同處理人跳過，溝通，轉辦，知會，并發審批，超時自動處理等功能。

（二）自動統計各部門業務流轉的件數、辦事周期，可以查看相應辦理效率，以便高質量、高效率地完成工作任務。

（三）當某些業務數據庫文檔數量過多后，可以將歷史文檔通過分庫存儲庫進行簡單的分庫歸檔，以提高當前業務庫的使用效率。

（四）將系統中重要的操作記錄到日志中。分別記錄登錄日志，刪除日志和存取控制日志。

（五）表單域、IDX可編輯分開控制，提高了公文處理權限分配的靈活性。

（六）在流程提交時，增加了默認處理人、選擇范圍支持按部門過濾，對流程進行了固化，減少手動選擇操作。

（七）支持條件判斷，系統根據判斷條件自動選擇流程。例如，費用審批100萬以內和超過100萬的審批流程不一樣，通過設定系統會自動選擇。

（八）會簽改進。可以選擇終止某幾個或者全部的部門、個人；完善了會簽登記單記錄的反饋、接收、終止等信息，會簽反饋提交時可以另外輸入意見匯總。

（九）委托辦理改進。流轉過程中記錄委托辦理信息，被委托人辦理后，在相應位置會留下記錄。

（十）實現對word文檔的重復套打，多文件上傳與下載，手寫批示保留用戶最近一次使用的字號和顏色。

二、固網與移動辦公的融合

隨著4G網絡的覆蓋，以及企業人性化管理需要和4G網絡的全面建設，整個IT信息產業的移動化應用趨勢日益明顯，“手機永遠在線”的時代已經到來。建設一個與固定網絡辦公自動化相融合的移動辦公系統顯得日益重要，移動辦公系統充分利用了手機等移動終端上網便捷、移動性強、覆蓋范圍廣等特點，其與傳統局域網的結合，打破這些時空上的信息束縛限制，跳出固化的信息化建設路線，切實有效解決了因“出差”、“會議”等原因造成的辦公滯后現象，可以隨時、隨地進行網上辦公，再次大幅度提升了辦公效率。移動辦公應具備以下幾個方面：

（一）用戶能夠隨時隨地收發OA系統中的郵件、瀏覽附件，并能夠在附件中查看word、excel、PowerPoint、pdf、jpg、gif、png等多種常用格式的文件。當有新郵件時，服務器會將該郵件直接推送到手機上來，用戶使用起來就像使用短信一樣方便。

（二）通過公司新聞功能，用戶可以在這里任意查看公司新聞。如企業介紹、新聞、產品介紹、期刊、大事記、規章制度、公告等。

（三）通訊錄功能模塊實現快速通訊以及個人信息查詢功能。用戶進入資訊中的單位通訊錄分別可查看內部通訊錄和外部通訊錄。

（四）移動辦公系統具有完善的管理功能，提供系統設置與維護功能，使企業可以維護本系統相關信息。

三、成立系統建設工作組

為提高辦公自動化系統建設效率，保證系統按計劃、高質量完成，及時解決實施過程中出現的各種問題，需成立工作小組。前期工作是先進行調研，主要從公司技術實力、辦公自動化項目實施經驗和典型應用案例等幾個方面進行考察。考察公司規模， 整體實力，有無相關資質， 在項目實施方面的成功經驗等。重點了解應用案例單位使用情況， 聽取用戶的意見和建議。對調研結果認真分析、總結， 為實施自己的OA 項目在技術和管理上提供了寶貴的經驗和參照，最后選擇項目實施商

工作組要有技術、使用等多部門組成，技術部門、系統最終使用部門都應參與整個系統的設計建設過程，保證系統實施過程中的實用性、高效性。工作小組職責：組織制定公文流轉管理系統實施計劃、人員培訓計劃并遵照執行；嚴格監督項目實施的進度，系統測試、上線運行等工作；定期通報項目實施進度，研究解決實施過程中出現的有關問題；編寫公文流轉管理系統文檔，并存檔。

四、操作培訓

最后，也是非常重要的一個環節就是培訓，再好的系統也要有好的人員操作，所有人員培訓環節及其重要，所以，需要根據各部分人員特點制定計劃，這樣才能達到非常好的效果，為系統高效運行提供了最好保證。

首先，企業領導積極參與，并主動帶頭使用，促進內部系統使用人員不斷使用辦公系統，領導培訓除要完成必要的使用培訓外，更多的是與領導進行溝通，充分體會領導對辦公系統提出的要求，并將這種要求貫徹到系統的建設過程中；其次，面對各子公司中系統維護及中間使用環節人員進行培訓，例如文秘人員，是系統主要使用及具體操作成員，為這類人員提供上大課的形式，配合培訓教材，使其初步掌握系統的使用方法，在具體的工作中，可以由各單位、部門的文秘人員作為“應用系統管理員”言傳身教，為其解決具體的操作問題，實踐證明，這種培訓模式得到很好的培訓效果。再者，是技術培訓由于辦公平臺最終運行在企業內部，企業的技術人員需要對整個系統有比較深入的了解，以便能夠自主完成對系統的日常維護工作，并在需要的時候，可以在系統的標準體系框架下，開發新的系統模塊，豐富系統的功能。