淺議提升石油企業辦公室秘書素質的對策

李揚　郭宇程

摘要：石油企業工作的有效開中離不開石油企業辦公室秘書的工作，只有石油企業辦公室秘書工作效率與秘書人員的素質提高了，石油企業便能更好更快地發展。下文將從目前石油企業辦公室秘書工作的現狀和如何提高石油辦公室企業秘書人員素質這兩個方面進行闡述。

關鍵詞：石油企業；辦公室秘書素質；對策

企業辦公室秘書主要的工作內容有：聯系職工、服務領導、聯系個方面的工作。他對企業工作的順利進行起到了重要作用。現代石油企業對辦公室秘書的素質提出了更高的要求，協調領導開展工作，溝通個部門之間的工作等。另一方面，石油企業辦公室秘書素質需要較高的職業素質才更符合石油企業的工作性質。

一、石油企業辦公室工作存在的現狀

企業辦公室秘書工作，主要協助領導聯系職工協調各方面的工作，需要高素質的辦公室秘書。但是目前我國大多數石油企業辦公室秘書管理工作都出現以下幾個問題。制度管理松弛、 缺乏競爭動力以及辦公室計劃執行不嚴格。

（一）石油企業是一個資金投入龐大、擁有眾多設備、更新換代比較快的密集型企業。此外，石油企業所具有的特殊性，在辦公室工作管理層面，缺乏嚴格的管理制度，管理制度未實現真正的制度化，并且在管理制度執行時也不能嚴格執行，就更難達到全面管理的效果。

（二）石油企業雖然為了有效地提高管理效率，也做了一定程度上的改變，例如：在人員上，進一步減少員工的配置，削減設備開支，但取得的成效并不明顯。但由于競爭機制的缺乏，減少人員和設備開支會帶來其它一系列的問題。會大大弱化辦公室的管理職能，另一方面，相應的管理人員職業素質水平不高，都會阻礙企業的發展，不利于企業管理水平的提高。

（三）在日常工作中，雖然石油企業會制定相應的經濟管理計劃，但是執行的效果總是不太能讓人滿意。計劃主要有以下幾個方面問題：一、計劃制定的簡單粗略，缺乏準確性，尚未形成一個完整的計劃體系。二、工作人員執行工作時通常依靠自己的經驗，缺乏科學的理論依據。三、辦公室人員缺乏工作熱情以及良好的服務意識，并且不能嚴格的執行工作計劃，這些都極大地影響了石油企業的工作管理和工作的順利開展。

二、提升辦公室秘書素質的措施

（一）進行思想政治宣傳

中國石油業屬于國家的支柱行業之一，它需要在大的方針政策方面堅持正確的政治信念指導，堅持正確的政治信仰是辦公室工作要遵循的基本原則。以石油企業自身的實際為依據，辦公室秘書協助領導做好本單位發展計劃的制定，聯系各個部門，做好相關工作。在此之前，辦公室人員需要對黨和國家的路線、方針有個深入的研究并且透徹理解，掌握內在的精神，使自身的理論功底和戰略思想有所提高。

（二）提高辦公室秘書業務素質

提高辦公室秘書人員的自身素質是建立完善的石油辦公室管理體制的關鍵因素。在石油企業辦公室過程中，需要每一人參與進來，落實工作任務，使自身的管理水平提高，促使工作完美進行。如何做到這些，首先，定期或不定期的組織員工進行相關管理工作的培訓，在培訓過程中，強調員工實際操作能力的培養，重點是將培訓中的理論知識運用到實際工作中去。其次，發揮競爭的作用，建立一套獎懲機制，激勵員工，促使其形成競爭意識，獎勵優秀員工，通過這種激勵機制激發員工工作的熱情和積極性。另外，讓秘書參與一些管理工作，使其明白工作的基本內容、要求，從而提高管理工作的質量，充分調動員工工作的熱情，提高責任意識，促使企業可持續發展。

（三）加強制度建設

辦公室工作內容廣泛，涵蓋面廣泛。所以，首先要制定出一套可行的制度與規則，有嚴格的辦事程序，否則工作會顯得雜亂無序。建立有法可依的規章制度，要讓每一個環節落實到個人身上。一方面秘書人員對工作有強烈的熱情。另一方面，石油企業要形成一套系統化的管理體系，辦公室管理機制健全，一切工作準備就緒，石油企業才能在辦公室日常管理工作中，使企業的經濟效益提高，辦公室工作更具規范、科學、程序化。

（四）培養辦公室秘書扎實的文字功底

作為一名企業辦公室秘書最基本的要求就是要有較強的文字功底。因為日常工作中，會有材料撰寫的內容，好的文字功底能夠有效的完成工作。如何提高秘書的文字功底，以下有幾點要求：一、留心寫作。要求工作人員瀏覽各種類型的作品，注意作品的結構與格式，既要粗讀又要精讀，吸取他人作品的優勢，做到為我所用。二、用心寫作。寫作需要一個長期的過程，事先需要經過長期素材的準備、積累、搜集，這樣經過充分的準備階段，等接到任務時就能迅速高效地完成任務，從而，完成領導指派的工作。

三、結語

近年來，我國社會經濟迅猛發展，石油企業也相應得到了提升，但是，石油企業想要取得更大的突破，進一步提升自身的競爭優勢，需要石油企業適應市場經濟的發展，加強對外的聯系，這就要求石油企業辦公室秘書工作更高效，它不僅僅是個文秘工作，而是一個具有高難度的協調工作。所以，石油企業秘書人員的素質提高、秘書辦公方式的改進是實現石油企業工作順利進行的重要因素。

參考文獻：

[1]付劉娜.淺談提升石油企業辦公室秘書素質的對策[J].辦公室業務，2015，18：52.

[2]李世光.提升石油企業辦公室秘書素質的對策[J].化工管理，2016，07：100.

[3]覃艷華.現代企業辦公室秘書的綜合素質分析[J].中國電力教育，2009，20：261-262.