企業(yè)辦公室工作管理方略

摘要：在企業(yè)辦公室工作管理中，包含著文秘、行政、財務(wù)等各項內(nèi)容。從根本上說，辦公質(zhì)量的提升關(guān)系到了企業(yè)效益的整體推進(jìn)，能夠促進(jìn)對企業(yè)的深化和改革，從而提升企業(yè)辦公室工作人員的工作熱情。本文針對企業(yè)辦公室工作的價值、意義、常見問題及管理措施進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；管理；人力資源；創(chuàng)新

黨的十八大以來，現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的腳步逐漸加快。在企業(yè)辦公室工作中，它的職能包括行政決策、監(jiān)督調(diào)查、管理服務(wù)等不同的方面，而在具體的工作性能上，也契合了文秘、行政、財務(wù)等綜合內(nèi)容，開創(chuàng)了企業(yè)內(nèi)部科學(xué)、高效、和諧的工作氛圍，確保企業(yè)各項工作能夠保持正常的運(yùn)轉(zhuǎn)態(tài)勢。

在辦公室工作中，辦公質(zhì)量的提升關(guān)系到了企業(yè)的整體推進(jìn)。廣大企業(yè)辦公人員除了要具備專業(yè)素養(yǎng)還有具有完善的協(xié)調(diào)能力、溝通能力和思維能力。這能力的掌握從不同角度上體現(xiàn)出了企業(yè)辦公室工作的管理意義。

一、企業(yè)辦公室工作管理的思想價值

習(xí)近平總書記早在2015年在參觀杭州高新技術(shù)開發(fā)區(qū)的過程中，針對企業(yè)的發(fā)展就做出了明確的指示。他指出，“企業(yè)持續(xù)發(fā)展之基、市場制勝之道在于創(chuàng)新。”要求各類企業(yè)管理者要本著創(chuàng)新進(jìn)取的精神，進(jìn)一步加強(qiáng)對企業(yè)科學(xué)技術(shù)研究的管理深度。

同樣，在企業(yè)辦公室工作中，包含了紛繁的行政事務(wù)。對于辦公室工作而言，創(chuàng)新辦公室工作管理是企業(yè)在發(fā)展的過程中工作態(tài)度、精神面貌、企業(yè)風(fēng)尚、服務(wù)質(zhì)量、工作紀(jì)律的集合，也是員工執(zhí)行力、貫徹力的相互融合。促進(jìn)企業(yè)辦公室工作需要從各個方面進(jìn)行深化和改革，逐步提高企業(yè)的核心能力，增進(jìn)企業(yè)辦公室工作人員的工作熱情，推動企業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室工作管理工作中出現(xiàn)的問題

新的發(fā)展形式下，企業(yè)迎來了更加科學(xué)的轉(zhuǎn)型升級，在國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)辦公室工作也呈現(xiàn)出了一些常見的問題，具體分析如下：

（一）辦公室工作流程亟待優(yōu)化

在企業(yè)發(fā)展中，辦公室工作涉及到了企業(yè)決策、執(zhí)行、營銷、反饋等各個方面，從根本上決定了企業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)。但是，當(dāng)前無論是在辦公文件的批閱、處理，還是各項事務(wù)的綜合整理上，都存在著不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不精細(xì)的發(fā)展現(xiàn)狀。不管是在企業(yè)檔案管理還是在文件審閱上，都缺乏規(guī)范化的處理系統(tǒng)、規(guī)范化的會議安排和規(guī)范化的企業(yè)指導(dǎo)，嚴(yán)重影響了企業(yè)辦公室管理工作的推行。

（二）辦公服務(wù)思想較為落后

縱觀排名世界五百強(qiáng)的各大企業(yè)，“服務(wù)質(zhì)量”是企業(yè)的立命之本。而在當(dāng)前企業(yè)辦公室工作中，很多工作人員受到工作壓力的影響，在領(lǐng)導(dǎo)決策和服務(wù)能力上，都難以形成完善的服務(wù)系統(tǒng)。再加上，很多企業(yè)管理者認(rèn)為，辦公室工作不能和企業(yè)產(chǎn)品的經(jīng)營效益掛鉤，所以對辦公室工作存在輕視、淡漠的態(tài)度，造成辦公室工作的服務(wù)意識十分淡薄，難以正確處理好企業(yè)辦公室人員的工作態(tài)度和工作意識。

（三）辦公人員的能力有待提升

應(yīng)該說，辦公室人員的工作能力對企業(yè)發(fā)展來說具有基礎(chǔ)性的作用。面對當(dāng)前信息爆炸的時代背景，作為一名合格的企業(yè)辦公人員，他所應(yīng)該具備的素養(yǎng)有很多。既要包括良好的語言表達(dá)能力，還要具有較強(qiáng)協(xié)調(diào)辦事能力。但是，受企業(yè)工作壓力的影響，很多辦公室人員在工作過程中面臨著繁雜的工作任務(wù)，對于PPT、Word、Excel辦公軟件的熟練程度不足，嚴(yán)重直接影響了辦公室工作的最終效率。

三、提升企業(yè)辦公室工作管理的具體措施

在企業(yè)辦公室工作中，包含著企業(yè)制度建設(shè)、產(chǎn)品經(jīng)營銷售、效率發(fā)展各個環(huán)節(jié)。針對企內(nèi)部包含的各項問題，其也管理者要從根本上保持持續(xù)的發(fā)展流程和合理設(shè)計方案，進(jìn)一步增進(jìn)企業(yè)辦公室工作的可行性，帶動企業(yè)工作人員增進(jìn)處理事務(wù)的能力。

（一）轉(zhuǎn)變辦公室工作的具體職能

習(xí)近平在長春召開的座談會上表示，企業(yè)要想發(fā)展，必須要謀求創(chuàng)新之路，堅持轉(zhuǎn)作風(fēng)、轉(zhuǎn)創(chuàng)新、轉(zhuǎn)職能。在我國經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變下，企業(yè)辦公室工作在管理機(jī)制上出現(xiàn)了深刻的轉(zhuǎn)變。辦公室工作的職能也隨之產(chǎn)生了新的變化。從被動性辦公職能的轉(zhuǎn)變上，企業(yè)職工在管理服務(wù)和政務(wù)工作上進(jìn)行了深入的拓展，從單純的事務(wù)性辦公、禮儀接待、后勤保障上面轉(zhuǎn)變出來，轉(zhuǎn)變發(fā)展思維，進(jìn)一步形成企業(yè)智能化辦公、導(dǎo)向性辦公和監(jiān)督性辦公。將被動的工作意識轉(zhuǎn)變成為主動的參與意識，進(jìn)一步增進(jìn)企業(yè)辦公室工作的實效性發(fā)展。同時，企業(yè)辦公人員還需要立足于具體的崗位優(yōu)勢，盡可能的把握發(fā)展脈搏，從而達(dá)到周密的組織協(xié)調(diào)作用和技術(shù)管理能效。

（二）企業(yè)辦公人員的能力建設(shè)

在企業(yè)辦公室工作的發(fā)展任務(wù)面前，事物的發(fā)展趨勢決定了企業(yè)工作人員要具備過硬的行業(yè)能力。企業(yè)管理者要利用多種措施，進(jìn)一步增進(jìn)辦公人員的能力建設(shè)，通過教育、培訓(xùn)、激勵等各種途徑，使辦公室工作人員能夠充分發(fā)揮創(chuàng)新作用。進(jìn)一步增進(jìn)企業(yè)綜合能力的提升。企業(yè)還要結(jié)合習(xí)總書記講話精神、深入開展創(chuàng)新驅(qū)動、加快技術(shù)產(chǎn)業(yè)融合，從而營造一個良好的經(jīng)濟(jì)支撐和企業(yè)發(fā)展模式。除此以外，企業(yè)管理者還要加大對辦公室人員的資源建設(shè)，無論是在硬件、軟件方面，都要進(jìn)一步調(diào)動人的積極性，增強(qiáng)對員工對企業(yè)發(fā)展的認(rèn)識，進(jìn)一步培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)習(xí)能力。

（三）創(chuàng)新突破辦公室管理工作

正如習(xí)近平總書記所言，企業(yè)的發(fā)展離不開堅守和創(chuàng)新。為此學(xué)校辦公室工作除了要謀求發(fā)展創(chuàng)新，還要針對新情況、新思維、新發(fā)展，在吸納過去知識和經(jīng)驗的同時，打造一個現(xiàn)代的企業(yè)辦公環(huán)境。要在辦公室工作理念上，汲取新的知識、鍛造辦公室工作的新的局面。要立足于“勤儉辦公”、“無紙化辦公”，盡快實現(xiàn)辦公室工作的信息化建設(shè)。

四、總結(jié)

綜上所述，在辦公室工作中，企業(yè)管理者要不斷加強(qiáng)對企業(yè)辦公人員的栽培和引導(dǎo)，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，緊抓干部培訓(xùn)、教育輔導(dǎo)、企業(yè)文化建設(shè)等內(nèi)容，進(jìn)一步增進(jìn)辦公室工作的發(fā)展熱情，使辦公人員能夠在日常生活中學(xué)會處理各項問題和突發(fā)事件，為現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展建立完善的管理模式和創(chuàng)新的思維技巧。

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作者簡介：張林長（1963—），銀川高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)總公司董事長、總經(jīng)理。