芻議加強企業的檔案管理工作

張睿華

企業檔案管理工作是優化企業管理和提高企業經濟效益的一項服務性工作。自新中國成立以后，我國的檔案管理工作得到了很大的發展，從檔案工作的管理原則、管理體制、管理內容到管理方法、管理手段都發生了很大變化。國家相關檔案法律法規的相繼出臺，為企業檔案管理工作提供了法律保障。隨著企業的不斷發展，檔案數量不斷的增加，社會信息化進程的加快，如何做好企業檔案管理工作就顯得越來越重要。在服務型社會大環境下，作為一個企業檔案管理人員，我認為要從三個方面去努力，即加大收集力度，努力把好收集關；拓寬知識層面，實現管理現代化；創新工作思路，提高檔案利用率，才能科學的開發和利用好企業檔案資源，高質量、高效率為提高企業經濟效益做好服務工作。

一、加大收集力度，努力把好收集關

廣泛收集是基礎。收集是檔案工作的首要環節，做好收集工作要從接收范圍、完整程度、利用價值、質量等方面嚴格把關。隨著社會的不斷發展，各種門類、各種載體形態的檔案將不斷產生，檔案的數量和種類日益增加。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，加強文件的前期控制，保證收集渠道的暢通，以便把有價值的文件收集齊全。

建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業的各項管理活動相同步，與項目的實施過程相同步，確保檔案資料的完整、準確、系統。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，形成網絡體系。首先，要結合企業自身的管理體制、檔案材料的形成規律，建立一個縱橫交織的檔案管理網絡體系，協調企業內部之間的關系，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎工作。其次，企業檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業經營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點工程、重要領導人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展企業管理工作服務，為企業各項管理工作提供詳細、可靠的檔案信息資源。只有做好企業檔案的收集工作，才能保證企業檔案的完整性。

同時企業檔案管理工作應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強企業全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于企業檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實現管理現代化

企業檔案管理人員要與時俱進。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要檔案管理人員重視業務知識學習，有扎實的檔案管理理論知識、科技知識。因為在科技日新月異發展的今天，傳統的手工整理、檢索檔案的方式已無法滿足現代社會的發展需求，檔案管理逐漸從傳統管理變為現代化管理，因此，實現企業檔案管理現代化是必要的，同時又是迫切的。檔案管理人員只有涉獵廣博的專業知識，拓寬自身知識層面，不斷“充電”才能提高綜合素質，才能做好新時期的企業檔案管理工作。

檔案管理數字化、信息化是信息社會對企業檔案工作的新要求，也是企業檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理人員要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。切實做好電子文件的采集、積累、鑒定、著錄、歸檔工作，確保電子文件的真實、完整、有效。利用計算機輔助檔案管理，使歸檔文件整理的編目、檢索、統計等各個環節由計算機自動或輔助完成，方便快捷，縮短了企業檔案信息的加工時間，則可以收到事半功倍的效果。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高歸檔文件整理工作的效率，提升了企業檔案服務水平。

三、創新工作思路，提高檔案利用率

拓展服務功能是促進企業檔案工作發展的前提。企業檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理人員要更新思想觀念，解放思想，破除“看攤守業”的思想觀念，要及時“換腦筋”，破除自我封閉，因循守舊，安于現狀的舊觀念，樹立敢想、敢闖、敢冒風險的大膽開拓精神，不斷為企業檔案工作注入新的活力與動力，堅持以利用為中心的業務指導思想，拓展企業檔案工作的新領域走向經濟建設的主戰場，在處理好企業檔案利用和安全保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

創新是企業檔案管理工作實現跨越式發展的基石，傳統的檔案管理觀念、開發和利用等服務模式已不能滿足現代企業檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須進行創新。一方面要充分利用現代科技，豐富服務內容。檔案管理人員利用現代技術對已收藏的檔案進行分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編制成各種檔案參考資料，通過企業檔案室內部局域網及時公布相關信息，實現檔案信息的網上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面立足檔案，拓寬服務領域。加強橫向聯合，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，實現企業檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理。企業檔案人員要有效的管理和利用在科研、生產及管理等各個領域形成的大量電子文件和電子檔案，提高工作和管理效率。

總之，企業檔案管理是整個企業管理體系的重要組成部分。尤其是在企業的關鍵部門的檔案管理人員，其工作直接擔負著記載歷史節點、保存歷史資料的重要職能企業檔案管理工作與企業管理同步發展，只有做到同步發展，才能有效的開發企業檔案信息資源，為企業的騰飛服務。