優化檔案管理服務強化機關效能建設

任鑫

摘要：隨著我國機關單位管理的優化和為人民服務意識的增強，機關效能建設成為提高單位工作績效的有效方法。對于檔案管理而言，不斷加強檔案管理，是機關效能建設工作的重要基礎和有力保障。本文通過對基層機關效能工作機構優化檔案管理服務的探討，分析了檔案管理服務在機關效能建設中的重要意義，為機關運行機制的優化提供了借鑒和參考。

關鍵詞：效能建設；檔案服務；管理水平

隨著我國全面深化改革的不斷推進，各級行政機關為落實“簡政放權放管結合優化服務”的要求，不斷強化機關效能建設，推進政府職能轉變。各級部門單位在檔案管理工作中，只有把握發展的方向，切實轉變自身的職能，更新服務理念，改善服務方式，解決服務問題，才能實現檔案服務管理水平的提升，推進檔案管理在機關效能建設中的工作績效，實現機關效能的強化。

一、檔案管理在機關效能建設中的作用

機關效能建設是現代機關單位科學管理的重要方面，是以增強效能為目標，從自身職能出發，改革工作機制，完善工作方法，實現權力運行的公開透明，優化單位行政環境。其工作內容主要包括：效能督查、效能投訴和績效管理等。

檔案服務工作是單位整體工作的重要組成部分，是對單位各項工作、事件、人員變動、績效考核等的詳細記錄，檔案承載著單位各項工作開展的情況，承載著單位工作實踐完成的全部過程，是機關效能建設工作的重要基礎和有力保障。

二、機關效能建設中檔案管理存在的問題

隨著機關效能建設不斷深入，內容和方法的不斷豐富，檔案管理方面問題也不斷凸顯。以基層機關效能工作機構的檔案管理為例，主要存在以下問題：

（一）檔案管理方式滯后

隨著檔案管理的形式、內容的日漸豐富，數量與日俱增。在機關效能建設工作中，對于績效考評、效能督查、效能投訴等業務的新要求逐漸增多，基層機關效能工作機構檔案管理方式明顯滯后。一是只重文書檔案管理。當前檔案管理重點仍放在文書檔案管理，而忽視照片、錄音、錄像等方面，這顯然不符合效能工作的新要求。如：效能投訴的形式多樣，有信函、來訪、來電、網絡等方式，對于來訪、來電、網絡等方式的投訴，錄音、錄像等原始記錄極為重要，往往是用筆錄登記不能替代的。二是只重結果檔案管理。目前檔案管理往往只注意某個事項結果的檔案管理，而不重視產生這個結果的過程記錄，這與機關效能工作機構工作性質極不相符，是經不起檢驗的。

（二）檔案管理流程不合理

檔案管理從材料的收集、鑒定到后期的利用，應當是環環相扣緊密銜接的。在基層機關效能工作機構中，普遍存在收集材料不完善、檔案整理不規范、檔案編目不標準、檔案信息不保密、檔案移交不規范等問題，缺乏科學的檔案管理流程，造成檔案工作管理難度增加，檔案安全風險增大，檔案利用依據缺乏等現象。

（三）檔案管理力量薄弱

在機關檔案管理工作中，由于檔案管理工作繁復，工作量大，在一定程度上造成了基礎管理人員的流動，由于人員變動影響了檔案管理的連續性和穩定性。據調查，機關檔案管理人員中專業檔案管理人員占比不足10%，大部分檔案人員沒有經過專業的檔案知識培訓，缺乏專業檔案管理知識，且身兼數職的情況比比皆是。由于檔案管理在資料收集、整理、鑒定、編輯等環節精細化要求高，工作繁瑣，工作人員精力有限，專業知識的缺乏也造成了工作規范和標準程度低，無法保證檔案管理的質量和效率。

三、加強機關檔案管理，強化機關效能建設的對策

（一）完善制度，加快改革

檔案管理工作的優化需要將檔案管理融入效能建設中，將檔案管理融入機關各項業務工作中。機關單位各項工作隨著體制改革 和社會發展而變化，檔案管理也應加強前進的腳步，做好工作規劃建設，落實檔案管理體制改革，結合內部控制要求，加強“條線管理”。完善檔案管理各項制度，制定檔案管理每一步驟、每一環節的操作規范和實施細則，建章立制，細化工作體系，推進模式改革。

（二）優化流程，提升效率

機關效能建設中權責運行、職責追究、監督評議是其重要內容，檔案管理工作要積極引進崗位責任制，明確工作權責，建立單位內部聯動機制，強化部門之間、業務之間的溝通協調性，在檔案移交、業務交織、規整鑒定方面提升實效。

（三）更新技術，保障有力

大數據時代下，積極利用新興技術，結合信息科技能夠更加便捷開展工作。在數字化、智能化和電子化辦公中，建立信息共享平臺，提升查閱速度；建立錯誤信息反饋系統，有利于檔案資源的更新和維護，為機關效能建設提供有力的檔案管理服務保障。

（四）優化人才，增強動力

在當前條件下，基層要引進專業檔案人才存在較大困難，為工作人員提供培訓機會，成為較為現實的選擇。單位要積極選送檔案人員到專業檔案管理機構進行培訓，也要請相關專業人士對各業務部門人員進行培訓，提高單位人員的檔案意識和能力。此外還應通過建立工作激勵機制，明確權責且合理獎懲，激發工作人員的積極性和主動性，保證工人員的穩定性，改變工作人員身兼數職的局面，提升工作人員績效建設意識，優化人才隊伍，促進機關效能建設的高效開展。

參考文獻：

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