事業單位檔案管理信息化建設研究

全國檔案事業發展“十四五”規劃綱要已明確強調，需加速檔案信息化轉型升級，構建全新信息化體系，并強化數字檔案資源建設，以提升檔案信息化服務水平。在此背景下，事業單位檔案管理信息化建設不僅是技術層面的升級，更涉及管理理念與服務模式的深刻變革，該進程要求在依法治檔、科技興檔的基礎上，全面利用云計算、大數據、人工智能等現代技術手段，對傳統檔案管理模式進行深度改造與重塑，以此提升工作效率、優化服務質量，并推動檔案管理的可持續發展。

一、加強信息化基礎設施建設

事業單位應加大投入，采購或升級高效能服務器及存儲設備，以應對檔案數據處理與存儲需求。例如，引入SSD固態硬盤，顯著提升數據讀寫速度，減少訪問延遲。構建涵蓋防火墻、入侵檢測及數據加密的全方位網絡安全防護體系，保障檔案信息安全。開發或采用集成檔案全生命周期管理的綜合系統，增強檢索功能，優化查詢方式，提升利用便捷性。利用OCR、掃描等技術實現紙質檔案數字化，提高效率和準確性。積極引進檔案學、信息技術及數據分析等領域的復合型人才，為檔案管理信息化提供支撐。同時加強管理人員培訓，涵蓋信息技術、法律法規及數字化工具使用等內容。通過云計算技術構建云存儲平臺，降低存儲成本，提升數據安全與可訪問性。開發智能檢索6c43cbe37c093b4362154e0e433dfead系統，基于自然語言處理，優化用戶體驗。此外，全面數字化紙質檔案，建立電子檔案管理系統，并利用大數據分析技術，為政府決策提供數據支持。

二、提升信息化管理意識

事業單位應定期組織檔案管理人員參與信息化管理培訓，通過多樣化形式提升其認識水平。利用內部宣傳平臺，廣泛傳播信息化管理理念與成功案例，構建積極氛圍。需建立健全相關制度，明確職責與任務，保障工作有序進行。借助績效考核與獎懲機制，強化責任落實，激發管理人員積極性。同時加大信息化建設投入，引進先進系統與設備，改善檔案存儲、檢索與利用條件。加強網絡基礎設施建設，保障信息系統穩定高效運行。積極探索信息化服務模式，如在線查詢、遠程調閱等，提升用戶服務體驗。持續收集用戶反饋，優化服務流程與內容，增強用戶滿意度與信任度。例如，采用先進電子檔案管理軟件，實現檔案電子化存儲與高效檢索。建立健全信息安全管理制度與應急響應機制，確保信息安全傳輸與存儲。提供在線查詢服務，并與其他單位建立電子檔案共享協議，促進資源互通。定期舉辦用戶培訓會，提升用戶技能與滿意度。

三、推動信息資源整合與共享

紙質檔案存儲空間存在局限性，其查閱效率較低，且極易受自然環境因素的影響，導致檔案損壞。此外，不同部門間存在信息孤島現象，難以實現檔案資源的高效整合與共享，這在一定程度上限制了檔案價值的充分發揮，并對事業單位的服務質量和決策效率產生了負面影響。鑒于此，事業單位應基于自身實際情況，制定科學合理且符合規范的檔案管理信息化建設規劃，該規劃需明確建設目標、任務分工、時間節點以及資金預算等關鍵要素，以確保信息化建設的穩步推進。同時投入必要資金，用于完善檔案管理的硬件設施和軟件系統，具體包括購置高性能的服務器、存儲設備、掃描設備等硬件設施，以及開發或引進與自身需求相匹配的檔案管理軟件，并建設穩定可靠的網絡環境。

為提升檔案管理效率，還需建立健全檔案資源目錄體系，對各類檔案進行統一編碼、分類和標引。此外，應積極推動跨部門、跨地區的檔案信息資源共享合作機制建設，以實現檔案資源的互通互認和協同利用，打破信息孤島現象。在人才隊伍建設方面，應加強對檔案管理人員的信息化培訓，提升其信息技術應用能力和專業素養。

四、強化信息安全保障

當前，眾多事業單位已逐步構建檔案管理信息系統，實現了檔案資料的電子化存儲、檢索與管理。為保障信息安全，事業單位需強化全員信息安全意識教育，通過定期舉辦信息安全培訓、案例分享等活動，提升員工對信息安全的認識與防范意識，并建立信息安全責任制，明確各部門、崗位的職責，形成全員參與的信息安全保護機制。同時，事業單位應建立完善的信息安全管理制度，涵蓋信息資產分類保護、訪問控制、密碼管理、數據安全備份與恢復、應急響應等方面，確保系統安全穩定運行。

隨著信息技術發展，事業單位應積極引入加密技術、防火墻技術、入侵檢測技術和安全審計技術等先進信息安全技術，構建多層次、全方位的信息安全防護體系。對于構建難度和成本較高的單位，建議與第三方信息安全服務機構合作，獲取專業咨詢、風險評估和應急響應服務，并定制個性化信息安全解決方案，以提升信息安全防護能力。

五、結語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設是一項長期且繁重的使命。在迎接新時代的挑戰與機遇時，相關人員應持續秉持與時俱進的精神風貌與創新能力，緊跟國家政策引領與時代潮流，通過積極引入先進技術和手段，推動檔案管理領域的革新與進步。

（作者單位：湖北省黃岡市浠水縣人力資源和社會保障局機保中心）