糧食行政處罰案卷管理中不容忽視的幾個問題

文/曲雁羽/

糧食行政處罰案卷管理中不容忽視的幾個問題

文/曲雁羽/

國務院發布的《全面推進依法行政實施綱要》明確要求“行政機關要健全行政執法案卷評查制度。應當建立有關行政處罰、行政許可、行政強制等行政執法的案卷。對公民、法人和其他組織的有關監督檢查記錄、證據材料、執法文書應當立卷歸檔。” 糧食行政處罰案卷管理應當嚴格按照上述要求，并落實好以下三方面工作。

一、案卷材料要規范翔實

對涉糧違法行為實施行政處罰前，糧食執法主體應當告知行政管理相對人作出行政處罰決定的事實、理由、依據及依法享有的陳述和申辯權利，并按照《中華人民共和國行政處罰法》規定的簡易程序、一般程序、聽證程序實施處罰，同時做好適用不同處罰程序案卷的整理和歸檔工作。案卷內容應當包括卷宗、目錄、檢查通知書、檢查登記表、案件討論記錄、案件調查終結報告、行政處罰事先告知書、聽證告知書、行政處罰決定書及銀行繳款票據等。

（一）簡易程序案卷歸檔材料。簡易程序只適用于當場作出的行政處罰決定，是“違法事實確鑿并有法定依據”的涉糧違法案件，處罰額度“對公民處以五十元以下、對法人或者其他組織處以一千元以下罰款”或者警告的行政處罰的。簡易程序案卷歸檔材料應當有卷宗、目錄、檢查登記表、當場處罰決定書及銀行繳款單。

（二）一般程序案卷歸檔材料。一般程序行政處罰應當制作詢問或者檢查筆錄，案件調查終結后，根據案件情節輕重及具體情況，作出行政處罰決定，對情節復雜或者重大違法行為給予較重的行政處罰，應當集體討論決定。同時，應當告知行政管理相對人所具有的陳述或者申辯的權利。鑒于此，對于一般程序的涉糧行政處罰案卷應當有卷宗、目錄、檢查通知書、檢查記錄、調查終結報告、案件討論記錄、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書及銀行繳款票據等。

（三）聽證程序案卷歸檔材料。聽證程序的行政處罰是指作出責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款等行政處罰。對于糧食執法而言，當擬作出吊銷《糧食收購許可證》或較大數額罰款時，必須告知行政管理相對人具有聽證權利。關于較大數額罰款具體標準，《中華人民共和國行政處罰法》規定各省（直轄市、自治區）結合實際制定。如吉林省人民政府《關于行政處罰聽證范圍中“較大數額罰款”數額的規定》中明確，“對個人處以1000元以上罰款的，對法人或者其他組織處以5000元以上罰款的”，當事人提出申請要求聽證的，糧食管理部門應當組織聽證，并制作聽證筆錄。鑒于此，聽證程序案卷，除了具備一般程序案卷所需的材料外，還應當有行政管理相對人的聽證申請書及聽證會議制作的筆錄。

其他特殊情況，如行政管理相對人對糧食行政機關作出的行政處罰決定不服，并提起申請行政復議或者提起行政訴訟的，相關材料也要一并歸檔。

二、案卷保管期限要合理把握

依據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第四條規定“國務院各部門經國家檔案局同意，省、自治區、直轄市人民政府各部門經本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統專業檔案的具體管理制度和辦法。”從我國目前的情況看，國家及省級糧食部門尚沒有出臺關于糧食執法案卷保管期限的具體規定。如何確定保管年限，筆者認為最低保管年限應在5年以上。依據《中華人民共和國行政訴訟法》第四十六條第二款規定 “因不動產提起訴訟的案件自行政行為做出之日起超過20年，其他案件自行政行為做出之日起超過5年提起訴訟的，人民法院不予受理。” 糧食行政處罰案件屬于“其他案件”范疇。雖然《中華人民共和國行政復議法》和《中華人民共和國行政訴訟法》有行政管理相對人“可以自知道該具體行政行為之日”及“自知道或者應當知道做出行政行為之日”起，60日內提起行政復議，或6個月內提起行政訴訟的規定，但這里的時限是保護行政管理相對人的正常訴訟時限，一旦出現訴訟例外情況亦不能忽略。如行政管理相對人“因不可抗力或者其他不屬于其自身的原因耽誤起訴期限的，被耽誤的時間不計算在起訴期限內”，盡管此種例外并不多見，但司法實踐中確實存在，因此，合理掌握案卷保管期限對糧食執法來說非常重要。

三、案卷監管要提檔升級

應當建立行政執法案卷互查制度，推進案卷管理提檔升級。行政執法案卷互查制度作為“行政機關的一種事后、內部行政執法監督，主要是通過對案卷的評比檢查，反映并體現行政執法活動的過程、結果和執法水平、執法質量的高低”，最終實現提升行政執法水平的目標。建議國家及省級糧食部門通過頂層設計，研究制定糧食執法案卷管理指導意見，明確案卷的保管機構、保管年限及具體獎懲措施等。各省、各市州間通過案卷互查，能夠增加糧食行政執法行為透明度，督促行政執法人員以積極、審慎的態度，充分發揮主觀能動性，嚴格依法行政，規范行政，以免事后被追責。

（作者單位：吉林省吉林市糧食局）