關(guān)于創(chuàng)新檔案管理辦法提高檔案管理質(zhì)量的探討

張偉萍

摘 要：在檔案管理工作的開(kāi)展中，不同的企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的要求不同，整體的檔案管理工作開(kāi)展面臨的各種壓力也就會(huì)有相應(yīng)的變化。本文將從檔案管理工作的角度入手，分析研究如何在當(dāng)前的工作中，創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；檔案管理；質(zhì)量

檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中的作用越來(lái)越重要，隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，企業(yè)或者組織單位的檔案管理工作對(duì)于單位的整體發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，做好檔案的管理工作，能夠進(jìn)一步提升組織單位的技術(shù)和管理水平，為企業(yè)和組織的發(fā)展提供基礎(chǔ)動(dòng)力。

1 創(chuàng)新檔案管理工作的意義

創(chuàng)新是檔案部門(mén)發(fā)展的原動(dòng)力。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門(mén)進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是檔案工作還存在一些問(wèn)題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務(wù)對(duì)象的局限性，服務(wù)項(xiàng)目的單一性，服務(wù)手段的滯后性等。要解決這些新問(wèn)題，真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過(guò)創(chuàng)新才能開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面。

創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人與技術(shù)的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來(lái)。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來(lái)把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，利用高科技手段不斷提高檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。

2 當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作中存在制度不完善的問(wèn)題

當(dāng)前在很多的單位中，檔案管理工作重視程度不足，制度不夠完善并且落后，檔案管理相關(guān)部門(mén)對(duì)于管理工作缺乏全面、嚴(yán)格的檔案管理工作制度要求，不能適應(yīng)當(dāng)前形式對(duì)于檔案管理工作的需求。同時(shí)，由于檔案管理工作在單位內(nèi)部的受重視程度低，很多工作人員特別是一線工作人員對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度比較懈怠，沒(méi)有從積極的角度來(lái)關(guān)注本職工作，因此，在工作態(tài)度方面存在著消極懈怠的情緒，影響了檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與提高。

（二）檔案管理工作缺乏信息化方面的創(chuàng)新支持

當(dāng)前，在很多事業(yè)單位以及檔案管理工作部門(mén)中，對(duì)于檔案管理工作所需要具備的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施等配備不夠齊全，檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)于這些基礎(chǔ)設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，而在創(chuàng)新的過(guò)程中，基本的硬件設(shè)備配置也是一種重要的支撐。此外，對(duì)于一些已經(jīng)具備創(chuàng)新技術(shù)基礎(chǔ)的單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的創(chuàng)新中，一些檔案管理人員對(duì)于創(chuàng)新工作的認(rèn)識(shí)還存在不足，對(duì)于技術(shù)的學(xué)習(xí)能力和認(rèn)知能力還存在差異，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作的創(chuàng)新也在一定程度上受阻。

3 創(chuàng)新檔案管理辦法提高檔案管理質(zhì)量的途徑分析

未來(lái)，做好檔案管理工作創(chuàng)新可以從以下幾個(gè)方面入手。

首先，要提高各方面人員對(duì)檔案管理工作的重視，在單位內(nèi)部要形成關(guān)注檔案，重視檔案的認(rèn)知，從領(lǐng)導(dǎo)層的角度入手，提起對(duì)檔案管理工作的重視，全面分析研究當(dāng)前單位內(nèi)部檔案管理工作中存在的問(wèn)題。從制度的層面，一方面可以針對(duì)性的對(duì)現(xiàn)行的制度和當(dāng)前的檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，研究制度存在的不足，并針對(duì)性的進(jìn)行制度的補(bǔ)充；另一方面，在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，還要開(kāi)展進(jìn)一步的制度建設(shè)和檔案管理工作理念的培養(yǎng)，培養(yǎng)一線檔案管理崗位的工作人員對(duì)檔案管理工作形成正確的思想認(rèn)識(shí)，這樣，才能夠在未來(lái)的檔案管理工作中形成更好地創(chuàng)新能力和創(chuàng)新思想。

其次，檔案管理工作的創(chuàng)新離不開(kāi)高科技手段的廣泛應(yīng)用。要增加對(duì)當(dāng)前檔案管理工作部門(mén)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施的配備，同時(shí)，單位內(nèi)部要增加對(duì)檔案管理工作方面的信息技術(shù)研發(fā)，運(yùn)用信息技術(shù)手段，組建信息化的檔案管理技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，在單位內(nèi)部的檔案管理工作中發(fā)揮重要的作用。此外，針對(duì)當(dāng)前信息化的檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)，未來(lái)，在信息技術(shù)的研發(fā)和新技術(shù)的發(fā)展中，要更多的傾向于對(duì)檔案管理，檔案保密以及檔案歸檔分類(lèi)等方面的內(nèi)容要進(jìn)行深入的技術(shù)研究，提升檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新力度，更高的提升檔案管理工作的質(zhì)量和整體水平。

引進(jìn)全息影像技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必將引起檔案管理的改革風(fēng)暴，全面改觀檔案儲(chǔ)存、管理手段，大大提高管理水平。全息影像技術(shù)具有信息量大、直觀、全面、搜索便宜、服務(wù)對(duì)象廣泛、應(yīng)用便捷等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)前的縮微攝影技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，也已建立了一套完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加之其對(duì)原始檔案的真實(shí)復(fù)制，使其彌補(bǔ)了數(shù)字產(chǎn)品的不足。首先結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案縮微膠卷管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)配套研發(fā)管理系統(tǒng)；其次要分階段建立數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理中大多為紙質(zhì)，傳遞保存不便，也無(wú)法滿足信息時(shí)代的使用需求，而利用數(shù)字影像技術(shù)將檔案數(shù)字化，建立全民共享的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)便成為了新的發(fā)展方向；第三建立備份系統(tǒng)，由于檔案管理的工作的重要性及其時(shí)間的跨度性導(dǎo)致其脆弱易損，還需利用當(dāng)前的模擬影像技術(shù)對(duì)每一份檔案進(jìn)行備份，建立特藏室；第四進(jìn)行影像整合，當(dāng)檔案縮微膠卷管理系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，就需要將兩者進(jìn)行資源整合，在處理影像技術(shù)前需要樹(shù)立整體性觀念，將所有的檔案進(jìn)行編號(hào)管理，再運(yùn)用模擬影響技術(shù)與數(shù)字影像技術(shù)進(jìn)行對(duì)號(hào)處理，以保證不同檔案著錄、編號(hào)的唯一性。由于數(shù)字影像技術(shù)日趨成熟，但是法律地位有待認(rèn)證，加之投資較大會(huì)造成前期實(shí)際使用存在問(wèn)題，為此需分階段逐步實(shí)施，但其發(fā)展前景勢(shì)在必行。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的創(chuàng)新勢(shì)在必行，如何做好創(chuàng)新，提升創(chuàng)新力，這對(duì)于每一位從事檔案管理工作的人員來(lái)說(shuō)都是非常值得思考的問(wèn)題。當(dāng)前，檔案管理工作還存在很多不足，在未來(lái)的工作發(fā)展中要不斷突破，不斷努力，提升整體的創(chuàng)新力。

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