淺論檔案管理工作的創新建設

靳紀波

摘 要：創新，是時代進步和社會發展的重要推動力，是企業生存發展的根本。隨著社會信息化時代的到來，各行各業都在努力提升自身的創新能力，以求獲取行業和企業的長遠發展。我國的檔案管理工作要保持與社會發展同步，必須加快管理工作的創新建設步伐，積極探索、開拓創新，以便于適應社會發展形勢的需要。本文通過對檔案管理工作創新涵義及內容的概述，指出了檔案工作進行管理創新的意義和必要性，在對檔案管理工作中存在的問題進行分析研究的基礎上提出了一些實現檔案管理創新的對策和措施，以期改善檔案管理存在的問題，促進我國檔案管理工作持續、高效、健康、快速的發展。

關鍵詞：檔案管理；創新；建設

檔案事業的發展離不開創新建設，只有通過檔案工作的創新，才能適應經濟社會發展的需要，使我們的檔案事業適應和服務于社會各項事業；才能使檔案工作充滿生機和活力，促進檔案事業可持續發展，跟上當今和未來世界發展的步伐。

1 對檔案管理工作創新的認識

（一）創新是社會發展的必然。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。開拓創新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢，認識新事物的思想武器。根據時代和實踐的要求，勇于和善于不斷創新，才能使我們對客觀世界的認識不斷深化。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

（二）創新是檔案部門發展的原動力。近年來，隨著我國經濟社會的快速發展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業務和檔案信息資源建設得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務對象的局限性，服務項目的單一性，服務手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進、持續發展，只有通過創新才能開創檔案工作的新局面。

（三）創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展，意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。要實現檔案事業的可持續發展，必須在目前的基礎上不斷創新，不斷提高檔案工作的社會服務功能。

2 實現檔案管理工作創新的途徑

（一）思想觀念的創新。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種種意識。一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，才能更好的發揮檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。我們應當意識到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個問題。所以，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發揮檔案的價值。

（二）管理方式的創新。檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。同時，隨著現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須與時俱進地創新，最為突出的特點是檔案實體和檔案信息分離。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，跟上現代化的步伐。進行檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，才能實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計；而檔案信息檢索、傳輸的主要對象，脫離實體便于作深層次加工、貯存，才能實現計算機檢索和在網上傳輸。

（三）服務方式的創新。檔案服務是檔案工作的中心，檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用，才能使檔案事業與社會經濟協調發展，使檔案事業充滿生機與活力，走上可持續發展的道路。檔案服務創新，應當著重把握二個方面：一是檔案服務內容和范圍的創新。隨著經濟社會的發展，檔案服務的內容和范圍是不斷擴大的，這是適應更好地做好檔案服務工作和為需求者提供更優質檔案服務的必然要求。二是檔案服務方式的創新。隨著高新技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創新服務方式，需要我們在實踐中不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新。

（四）管理隊伍素質的提高。檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這就要求高度重視檔案管理隊伍素質的提高。

1、培養敬業精神。敬業是創新精神的基礎。檔案工作者要熱愛事業，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，不斷進行檔案工作的探索和創新。

2、培養獨立思考的習慣。檔案工作者要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。

3、培養求實的科學精神。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，學習總結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。

因此，檔案工作者必須對當前形勢的變化加以認清，轉變觀念，勇于實踐，開拓創新，努力加快檔案事業的發展，更好地服務于國家，服務于全社會，服務于小康社會建設。要積極利用計算機網絡提供服務，并對各項事務加強管理，推動檔案管理現代化。