事業單位檔案管理優化途徑初探

王永輝

摘 要：隨著經濟發展的提速以及改革進程的不斷深化，我國事業單位在機構精簡、行政體制和人事制度等方面改革的力度不斷加大，并取得了一定的成效，這個過程里事業單位實踐活動開展中所發生的檔案收集、歸檔以及變動等方面凸顯出了諸多問題。本文從事業單位檔案管理現狀出發闡述了檔案管理工作優化的必要性，分析了當前檔案管理工作存在的諸多問題所在，并提出了事業單位檔案管理的工作優化的創新思路。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；優化

1 事業單位檔案管理優化的必要性

機關檔案工作是檔案事業的基礎，我國的機關檔案管理工作是以機關檔案室為主要模式開展的。當前的機關檔案管理工作始建于上世紀50年代，主要是依據1983年頒布的《機關檔案管理工作條例》（以下簡稱《條例》）建立起來的。隨著我國國民經濟、民主政治、社會文化快速發展，檔案事業也得到長足發展。但從現實來看，檔案管理水平還遠遠落后于經濟發展水平，這是因為固有的管理方式自身存在著難以適應時代發展的局限性，使檔案管理水平難以持續提高。事實也證明，時代快速發展的今天，《條例》在指導機關檔案工作方面已顯示出一定的局限性。當前，事業單位的改革在不斷深入進行，事業單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發展。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。因此，進一步規范事業單位檔案管理對當前事業單位的建設發展具有重要意義。

2 當前事業單位檔案管理存在的問題分析

（1）檔案工作的重視程度不平衡

行政事業單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。

（2）檔案管理模式有待提高

多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（3）檔案人員業務素質還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。

（4）檔案管理基礎設施建設滯后

當前，我國的現代化的辦公設備相對落后，檔案管理的硬件設備并沒有隨經濟的增長而有及時的更新。事業單位不能充分發揮檔案的作用，且不談利用高科技設備進行檔案的科學化和規范化。既不重視信息資源的開發，也忽視對現代檔案資源的利用與管理，不善加利用當代的網絡與計算機技術。總之，事業單位傳統的檔案管理方式和管理設備對檔案的信息保護作用甚微，收效甚小。

（5）檔案資源的開發利用工作不夠完善

許多事業單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責任，而忽視了對檔案資源的開發利用。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案部門應該想方設法的開發利用這些資源，最大限度地發揮檔案應有的作用。

3 優化途徑探討

（1）加強人事檔案管理宣傳工作

提高人們對人事檔案管理整體，加快人事檔案管理制度改革的速度，首先就要結合人事檔案管理工作實際，通過各種途徑擴大對人事檔案管理重要性的宣傳工作。通過教育和宣傳工作的開展，使大眾清晰地認識到，在市場競爭日益激烈的大背景下，無論是區域之間還是企業之間的競爭，從根本上來說都是圍繞人才進行的競爭。

（2）促進事業單位檔案管理的深化發展

對于我國而言，現階段各類型事業單位均需要借助于規范的組織學習以及定期的思想宣傳方式強化有關單位內部檔案管理的重要性認知。從這一角度上來說，要想在事業單位經營管理過程當中落實檔案管理的重要地位，其前期在于構建一支優秀的領導團隊，發揮領導團隊的引導及榜樣職能，以定期或是不定期的方式針對事業單位檔案管理工作的執行情況進行嚴格的監督與檢查。在此基礎之上，各類型事業單位還應當結合自身經營管理的實際情況，構建一套與本單位經營管理實際情況相結合的檔案管理工作考核達標機制，以事業單位檔案管理工作的落實程度作為考核達標機制的關鍵衡量指標，通過級別或是薪資升降的方式實現對整個檔案管理工作考核達標機制的動態化管理。更為關鍵的一點在于：事業單位還應當依托于單位自身發展使勁，構建有關檔案管理工作質量的評價標準，通過評價標準的落實明確事業單位檔案管理在工作過程中存在的問題與應采取應對措施，從而規范檔案管理發展。

（3）事業單位檔案管理應當著眼于對檔案管理工作人員綜合素質的提升

在知識經濟時代發展進程不斷推進的背景作用之下，檔案管理工作人員作為檔案管理的工作主體，其自身素質狀況直接關系著檔案管理工作質量的高低，這對于事業單位檔案管理而言同樣如此。考慮到事業單位檔案管理工作有著較強的實踐性與專業性，若從事檔案管理作業的工作人員缺乏豐富的工作經驗，勢必會導致檔案管理工作無法有效開展，事業單位有關檔案管理的收集與整合需求也就無法得到充分實現。從這一角度上來說，事業單位一方面需要強化對職業道德的完善，引導檔案管理工作人員明確與樹立科學化的職業道德基本觀念，一方面需要借助于對現代化信息技術的綜合應用，重點關注對事業單位檔案管理工作人員文字駕馭能力以及綜合分析能力等專業水平的有效提升，通過對復合型事業單位檔案管理人才的培養確保現代化事業單位檔案管理工作綜合需求能夠得到有效滿足。

（4）引進先進設備，加快其現代化進程

伴隨信息時代的來到，加快檔案管理的現代化刻不容緩，目前事業單位檔案管理引進計算機，充分利用信息技術的優越性，結合檔案管理和信息技術對檔案進行統一的管理。從而極大地提高檔案的利用水平與管理水平。同時，引進先進的管理方式，利用高科技加強管理效率與其現代化進程。

（5）提高檔案作為信息資源的服務能力

機關單位檔案管理工作不僅僅是對材料的保管，更加重要的是提高檔案服務能力。盡管機關檔案的服務能力是隱蔽的，看似無足輕重。實際上，檔案為機關各項工作提供利用所發揮的作用不可估量。而且政務公開的逐步推進，機關檔案管理部門要改變傳統工作模式，提高服務能力。機關可以建立檔案館網頁，開展網上利用服務，要進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現檔案信息和數據的高效使用。

4 結語

綜上，隨著計算機網絡技術與信息技術的不斷發展，要想提高當前事業單位檔案現代化管理水平，必須要增加檔案管理工作的重視程度，提高管理人員素質，改善檔案管理基礎設施，不斷優化檔案科學分類方法，由傳統檔案手工管理過向計算機管理以及數字化管理方向過渡，提高整體管理水平，從而促進事業單位檔案管理事業的可持續發展。