談如何做好水利單位會計檔案管理工作

摘 要：會計檔案作為任何一個單位中極其重要的一種企業檔案，其中記錄著極其重要的內容。而水利單位作為事業單位，它的會計檔案更是關乎著企業的正常運行。隨著科技的發展和市場經濟的完善，事業單位作為重要的企業也面臨著更多的困難。在會計信息化的發展之下，會計檔案的管理工作便成為了眾多的工作中的重點之一。本文便是對在水利單位中做好會計檔案管理工作進行的一系列研究。

關鍵詞：會計檔案；管理；水利單位；制度

隨著當代會計事業的發展的會計電算化的進步，會計檔案變得更加復雜。非實物的會計憑證、賬簿、報告等一系列的檔案也成為了會計管理中極為重要的部分。深化會計檔案的管理工作，將會計檔案中的資料更多的通過數字化去呈現，能夠充分減少會計檔案管理工作的難度，也能夠節約管理成本，增強會計檔案的管理強度。

1 建立健全會計檔案管理制度

作為事業單位，更多的需要制度去約束每位職工，而要想做好會計檔案的管理工作，建立健全會計檔案的工作制度也是不容忽視的。在日常的企業規則制定中，充分深入制定會計檔案的工作制度的制定，讓會計檔案的管理工作有法可依、有法必依。而且有了制度，能夠更好的進行會計檔案的工作的管理，集中管理更容易找到其中出現問題的部分。而且有了完善的會計檔案工作制度，有助于企業內部管理水平的充分提高，深化企業內部管理改革，讓企業的管理更加秩序化，增加企業的協調力度，便于企業工作的開展。健全了會計檔案工作制度，能夠減少企業預算，讓預算編制更加地協調，為財務的內部管理工作提供更多的詳實依據，從而提升企業的內部管理水平。這也有利于讓職工的法律和企業意識得到很好地提升，增強企業內部的協調力度，讓企業的內部管理更加完善。

建立健全的會計檔案工作制度，要將管理過程中的憑證類、賬簿類和財務報告類這些數據的實體進行科學地管理。要讓職工能夠熟悉并按照《會計檔案管理制度》進行工作和日常運用，也要對在實際操作中較為特殊的部分展示出較為合法性、適應性和可操作性的一些處理方法。例如：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但在實際工作中，財務部門為了方便工作，通常在會計年度終了后3-5年甚至更長的時間，才向檔案部門移交。這種處理方法便是便是對于特殊的管理問題進行較為合法性、適應性和可操作性的一些處理方法，這樣的處理方法也有助于充分完善會計檔案的工作制度，讓會計管理工作更加制度化、規范化。

2 重視水利會計檔案保存整理

會計檔案作為企業經濟活動中極其重要的資料，充分貫穿了經濟活動的整個過程。所以會計檔案的資料也是極其復雜和繁瑣的，這就需要企業注重對于會計檔案的保存工作，讓檔案能夠更多地保存下來。首先，便要要求對于已經完成或者結束的經濟活動進行重要的檔案保存，雖然經濟活動已經結束，但是存留下來的會計檔案依舊是需要重點保存的資源。要將經濟活動中使用過的合同、設計圖紙、預決算書等會計檔案進行較為穩妥的安置，將各類重要資料進行分類保存，便于日后查找時能夠更方便的找到。將會計管理保存工作做好，便能夠充分減少在今后的尋找資料時花費的人力物力，這也在一定程度上減少了企業對于管理上的開支。也能夠從側面提升企業的工作效率和文化底蘊，讓企業在競爭中能夠獲得更多的資本。

企業不僅要重視會計檔案的保存工作，保存之后的整理工作也是極為重要的一環。企業應該將經濟活動中零散的、沒有規律的會計檔案通過會計手段進行科學的整理，將每個部分進行分組，較為條理的將經濟活動的中的會計檔案進行分類和有組織的整理，再保存在企業之中。例如：在每年末或制度規定的期末中，對已經形成的會計檔案，按照要求認證進行清理，讓檔案進行更有條理的分類，減少其中的錯誤和問題，并且要讓檔案保持整潔，最后移交管理部門進行歸檔保存。這樣每次進行檔案的清查，能夠保證檔案的條理性和有效性，做好防塵、防火、防潮、防磁的各種工作，減少檔案在保存中破壞，將重要的企業檔案進行雙份處理，有助于企業檔案的長時間有效的保存，更好地深入會計管理工作的開展。

3 落實會計檔案查閱登記制度

會計檔案在原則上是不能夠借出的，所以只能夠通過查閱來保證對于今后的經濟活動提供較為準確的資料。所以，企業應該建立完善的會計檔案查閱登記制度，保證檔案能夠更好地保存在檔案室之中，不僅能夠對于企業發揮應有的作用，而且保證檔案不至于被丟失或損傷。隨著市場競爭的愈加激烈，會計檔案作為一個企業極其重要的經濟秘密應該得到較好的管理和保存。將會計檔案有制度的進行管理，讓職工能夠存在有權利的查閱，才能保證一個企業的機密不被泄露，保證一個企業能夠在競爭的過程中守住自己的秘密，有一定的底牌進行競爭。而且也應該對于企業的會計檔案的泄密處罰也進行明確的規定，讓職工能夠充分重視會計檔案的查閱制度，讓企業的管理更加規范化和合理化。

例如：在員工進行查閱的過程中，應當讓員工持自己的員工證件進行登記，在查閱的登記表中，填寫處查閱的時間，歸還時間以及檔案種類、內容和查閱的原因，并且應在規定的時間內將查閱的資料進行及時的歸還，并且需要借閱者和經辦人的共同蓋章才可通過。這樣的規定便能夠讓查閱的系統更加的完善，在職工查閱的過程中，能夠表明查閱的各個信息，讓再因查閱出現問題時更好地尋找問題的源頭。也有助于企業內部管理的秩序化，讓企業內部管理的制度和條例也更加晚上，增強企業內部軟實力，讓企業在今后的商業戰爭中更具競爭力。

4 重視會計檔案冗余銷毀工作

會計檔案更多的是在保存的一定時間后，將一些沒有價值的會計檔案進行銷毀，減少會計檔案的冗余。銷毀會計檔案是管理會計檔案中最重要的部分，處理好了檔案的銷毀工作才能夠保證會計檔案的管理工作做到完美無缺。這就需要企業在日常的管理過程中，確保能夠周期性的調查企業中已經失去價值的會計檔案，并且進行銷毀。這樣可以節約企業對于無效檔案所花費的人力物力。并且應該在單位提出銷毀意見時，要及時的編制會計銷毀清冊，要對清冊之后的各個信息進行具體地登記，要經過每一步、每一個單位的一層層蓋章，才能夠通過。而且在要對被抽取的原始憑證的各個信息列入到被銷毀的清冊之中，要將其在會計檔案目錄中一一注明，并且經過嚴格的程序進行層層把關之后，才能進行銷毀。

例如：在會計檔案的銷毀之中，必須有會計人員和檔案管理人員共同提出銷毀清單，經主管領導批準之后，才能送入造紙廠，并且打漿的過程必須要監銷人員在場進行監督，保證機密不被泄露。只有在銷毀的過程中每一步都按照規定上的去實行，才能保證最后銷毀的結果得到保障，減少無效會計檔案的累積。這樣也能夠保證會計檔案不被其他有心之人加以利用，對于企業進行不良的企圖，也能夠充分保證企業的資源的循環利用，提高企業在管理會計檔案中的重視程度，讓企業的會計檔案管理深入到企業管理的改革之中，讓會計檔案的管理工作真正成為企業優于其他部門的亮點。

總而言之，企業的會計檔案管理工作必須要受到企業的大力關注。只有讓企業的會計檔案管理工作形成制度化、規范化，才能夠保證企業的整個管理系統得到充分的提升，增強企業的核心競爭力，讓企業的內部軟實力得到充分提升。讓企業對于會計檔案的管理工作各部分都落到實處，讓企業更快地邁向全球化經濟的時代。

參考文獻

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作者簡介

賈延梅（1976-），女，漢族，河北承德市，館員，研究方向：事業單位會計檔案。就職于承德市武烈河河道與橡膠壩管理處。