建立電子檔案的價值與管理思考

王曉娟

摘 要：隨著科學網絡技術的不斷發展，電子檔案的價值與管理日益凸顯重要，本文介紹了建立電子檔案的價值，對做好電子檔案管理的措施進行了思考，包括：建立健全的法規和制度，規范執行信息化時代國家電子檔案法律法規制度；做好電子檔案收集和安全管理；建立檔案復合型人才隊伍；電子檔案安全性管理，嚴格控制庫房環境。

關鍵詞：電子檔案管理；價值；對策

電子文件指在計算機及網絡環境中生成的社會活動記錄，即以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。從形式上看，它是數字化的。能夠直接借助數據通信技術和網絡技術進行遠程傳遞和共享利用。我國從20世紀90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家檔案局成立了專門的課題組，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理方法的試行稿，電子文件的管理正從無序狀態進入規范化管理的攻堅階段。由于電子文件是通過代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過設備來利用，所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，在實踐中探索電子文件的檔案管理，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系十分必要。這有利于對這部分信息資源的檢索、利用和共享，有利于本行業對電子檔案管理統籌規劃，有利于對電子文件的檔案價值進行準確鑒別，統一進行電子文件收集、存儲、保管、保護，確保歸檔電子文件的安全，建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其它載體檔案之間的有機聯系，有利于加速檔案工作的現代化進程。因此檔案部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任。

1 在歷史上，具有的完整性和客觀性價值

電子文件將成為人們進行信息交流的主要媒介，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。作為保存歷史記錄的專業機構的檔案部門，電子檔案是檔案的重要組成部分，目前人們因為尚未認識文件形成運轉的客觀規律，因此管理電子文件總是難以擺脫管理紙質文書的方式方法。對于電子文件往往只作為資料或副本保管，如果不主動承擔起保存電子文件的責任來，長此以往，人類記憶的完整性和客觀性將很難得到保證，我們將失去大量“像樣”的檔案，我們的歷史將面臨斷代。

2 在現實中，具有開發和利用的價值

隨著辦公自動化的進一步深化和CAD、CAM技術的推廣應用，特別是電子計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，能提供越來越完善的信息服務。電子文件隨之大量產生，但這些信息資源存在著數量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，這對于檔案管理帶來了一次革命性的挑戰。要對有用信息進行深層次開發與利用，必須通過對電子檔案的網絡化管理，由于電子檔案的信息內容的數字化，文、檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使之與紙質檔案的管理及網絡信息的繁雜、混亂有著截然不同的區別，它對信息資源的開發和運用顯然更快捷、更方便。人們可以通過電子檔案的網絡化管理獲得便捷直觀的電子文件信息；能夠使人共享電子文件信息資源；能夠通過網絡科學地管理電子文件而降低費用，提高效率；能夠改變人的生活方式、工作方式，使人開闊視野，拓寬思維空間等等。而如果因循守舊，繼續沿用傳統的管理模式，則有悖于利用先進技術提高工作效率之初衷。

3 在發展中，存在提高和更新的需要

檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發展的重要技術之一。在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。我國的檔案管理學是經過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學科。但檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強調“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術原因，強調原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強調檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好，這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設計階段，檔案人員就要進行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質文件歸檔及其檔案管理，不是以技術環境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設備和技術條件下進行，檔案部門將會碰到一系列技術問題，電子檔案的收集規范要求不同于紙質文件，如何保證電子文件格式的統一性，文本文件的通用格式統一轉為XML ＼RTF＼TXT等，掃描電子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保證電子檔案的內容、結構和背景信息的真實性，保證電子檔案的內容、結構、背景信息和元數據等的完整性，以及保證電子檔案收集的及時性、有效性和安全性等。

這些問題必須要一一解決，方能達到管理和開發利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質檔案管理截然不同，所以應充分注意到電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案—個門類的基本指導思想的前提下，根據電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，在認真研究不斷實踐的基礎上，創立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術；管理標準、法規和制度，形成我國的電子檔案管理學科，促進檔案事業進一步發展。

當然，在電子文件的檔案管理中，我們還面臨著諸如：網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源；技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難；保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術難題很多；電子文件的法律效力尚不明確等困難；但其無可回避的價值意義和必要性要求我們要積極應對，趨利避害，在探索電子檔案管理的科學道路上與時俱進，以適應檔案工作不斷發展的需要。

4 做好電子檔案管理的措施

1、建立健全的法規和制度，規范電子檔案的管理

根據國家最新的《歸檔文件整理規則》，貫徹落實統一的電子文件管理標準。實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，緊跟國家最新檔案行業標準，湖北省檔案局已于2015年10月發布了最新檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日執行，其中歸檔整理規則規定了新標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料一并歸檔，制定了最新科學的電子文件歸檔管理標準[1]：如：歸檔電子文件的整理要求：

1.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》的規定。

1.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標準執行。

1.3 歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894 等標準的應用系統等。

在進行電子檔案管理過程中，除執行國家的法律法規外，還應該制定嚴格的電子檔案的歸檔、保管、定期備份、借閱、銷毀等切實可行的內部管理制度，對電子檔案實行規范化的管理。

2、做好電子檔案收集與管理安全

2.1電子檔案的收集應形成由單位檔案部門聯合各個業務部門同步進行，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的收集歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，業務部門全程參與配合并同時提供相關電子原始數據。

2.2 檔案部門在收集電子檔案時，應包括元數據和背景信息的收集，元數據是電子檔案的技術數據，如描述電子文件的編排與內部結構的數據等[2]。電子檔案是由電子文件轉化而來，元數據是保持電子文件真實性完整性和長期可讀性的關鍵，并對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。鑒別電子文件的保存價值，并對電子文件真實性、可讀性及其數據特性實施判斷，包括價值鑒定和技術鑒定。

2.3 做好電子檔案系統的安全管理，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。首先建立健全電子檔案系統的安全管理制度，加強對密碼、口令、授權的管理；如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而對電子文件進行特定的保護；做好電子檔案使用權限的審核；根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄；加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理[3]。

其次采用先進的計算機操作系統并對數據庫文件進行加密；三是采取必需的技術手段來防范病毒和黑客對網絡系統的攻擊和破壞。

3、人才隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質

應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍。在電子信息日益發展的今天，檔案管理工作者不僅需要具備檔案學、圖書、情報的專業知識和一定外語水平[4]，還需要具有較強的現代信息技術應用能力。檔案部門應重視和加強對檔案管理復合型人才的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4、電子系統硬件設備安全性，嚴格控制庫房環境

由于電子檔案的新型存儲介質的不斷出現，其保管手段也必須與時俱進，緊跟當代計算機技術的發展，不斷引進先進的存儲介質和技術手段，從而有效地保證電子檔案的安全性和時效性。同時，需要嚴格控制介質的保存環境，做好庫房的防磁、防塵、防光、防有害氣體，嚴格控制庫房的溫度和濕度，并對儲存介質定期遷移復制、防止載體的損壞，造成電子檔案信息的丟失。

參考文獻

[1]http：//www.hbda.gov.cn/manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId;=9312

[2]國家檔案局，電子文件歸檔與電子檔案管理概[M].中國檔案出版社，1999.

[3]孟煒煒，楊文綺.談電子檔案保護的基礎[J] 湖北檔案，2014，2：23-25.

[4]朱麗.關于信息時代的電子檔案管理探討[J] 經濟技術協作信息，2013，34：25.