建立電子檔案的價值與管理思考

王曉娟

摘 要：隨著科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的價值與管理日益凸顯重要，本文介紹了建立電子檔案的價值，對做好電子檔案管理的措施進(jìn)行了思考，包括：建立健全的法規(guī)和制度，規(guī)范執(zhí)行信息化時代國家電子檔案法律法規(guī)制度；做好電子檔案收集和安全管理；建立檔案復(fù)合型人才隊伍；電子檔案安全性管理，嚴(yán)格控制庫房環(huán)境。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；價值；對策

電子文件指在計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會活動記錄，即以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。從形式上看，它是數(shù)字化的。能夠直接借助數(shù)據(jù)通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞和共享利用。我國從20世紀(jì)90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家檔案局成立了專門的課題組，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理方法的試行稿，電子文件的管理正從無序狀態(tài)進(jìn)入規(guī)范化管理的攻堅階段。由于電子文件是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，所以它對傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，在實踐中探索電子文件的檔案管理，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系十分必要。這有利于對這部分信息資源的檢索、利用和共享，有利于本行業(yè)對電子檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于對電子文件的檔案價值進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別，統(tǒng)一進(jìn)行電子文件收集、存儲、保管、保護(hù)，確保歸檔電子文件的安全，建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其它載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。因此檔案部門應(yīng)該積極主動地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任。

1 在歷史上，具有的完整性和客觀性價值

電子文件將成為人們進(jìn)行信息交流的主要媒介，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。作為保存歷史記錄的專業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案部門，電子檔案是檔案的重要組成部分，目前人們因為尚未認(rèn)識文件形成運轉(zhuǎn)的客觀規(guī)律，因此管理電子文件總是難以擺脫管理紙質(zhì)文書的方式方法。對于電子文件往往只作為資料或副本保管，如果不主動承擔(dān)起保存電子文件的責(zé)任來，長此以往，人類記憶的完整性和客觀性將很難得到保證，我們將失去大量“像樣”的檔案，我們的歷史將面臨斷代。

2 在現(xiàn)實中，具有開發(fā)和利用的價值

隨著辦公自動化的進(jìn)一步深化和CAD、CAM技術(shù)的推廣應(yīng)用，特別是電子計算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，能提供越來越完善的信息服務(wù)。電子文件隨之大量產(chǎn)生，但這些信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準(zhǔn)確地找到所需信息，這對于檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)。要對有用信息進(jìn)行深層次開發(fā)與利用，必須通過對電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，由于電子檔案的信息內(nèi)容的數(shù)字化，文、檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使之與紙質(zhì)檔案的管理及網(wǎng)絡(luò)信息的繁雜、混亂有著截然不同的區(qū)別，它對信息資源的開發(fā)和運用顯然更快捷、更方便。人們可以通過電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理獲得便捷直觀的電子文件信息；能夠使人共享電子文件信息資源；能夠通過網(wǎng)絡(luò)科學(xué)地管理電子文件而降低費用，提高效率；能夠改變?nèi)说纳罘绞健⒐ぷ鞣绞剑谷碎_闊視野，拓寬思維空間等等。而如果因循守舊，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理模式，則有悖于利用先進(jìn)技術(shù)提高工作效率之初衷。

3 在發(fā)展中，存在提高和更新的需要

檔案管理技術(shù)是長期堅持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。我國的檔案管理學(xué)是經(jīng)過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學(xué)科。但檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強(qiáng)調(diào)“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術(shù)原因，強(qiáng)調(diào)原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強(qiáng)調(diào)檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好，這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質(zhì)文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設(shè)計階段，檔案人員就要進(jìn)行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質(zhì)文件歸檔及其檔案管理，不是以技術(shù)環(huán)境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設(shè)備和技術(shù)條件下進(jìn)行，檔案部門將會碰到一系列技術(shù)問題，電子檔案的收集規(guī)范要求不同于紙質(zhì)文件，如何保證電子文件格式的統(tǒng)一性，文本文件的通用格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)為XML ＼RTF＼TXT等，掃描電子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保證電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的真實性，保證電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等的完整性，以及保證電子檔案收集的及時性、有效性和安全性等。

這些問題必須要一一解決，方能達(dá)到管理和開發(fā)利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復(fù)雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)檔案管理截然不同，所以應(yīng)充分注意到電子檔案管理的各項標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案—個門類的基本指導(dǎo)思想的前提下，根據(jù)電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關(guān)載體的理化性能和技術(shù)設(shè)備不斷更新的實際情況，在認(rèn)真研究不斷實踐的基礎(chǔ)上，創(chuàng)立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術(shù)；管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度，形成我國的電子檔案管理學(xué)科，促進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

當(dāng)然，在電子文件的檔案管理中，我們還面臨著諸如：網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源；技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難；保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多；電子文件的法律效力尚不明確等困難；但其無可回避的價值意義和必要性要求我們要積極應(yīng)對，趨利避害，在探索電子檔案管理的科學(xué)道路上與時俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。

4 做好電子檔案管理的措施

1、建立健全的法規(guī)和制度，規(guī)范電子檔案的管理

根據(jù)國家最新的《歸檔文件整理規(guī)則》，貫徹落實統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，緊跟國家最新檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，湖北省檔案局已于2015年10月發(fā)布了最新檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日執(zhí)行，其中歸檔整理規(guī)則規(guī)定了新標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料一并歸檔，制定了最新科學(xué)的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)[1]：如：歸檔電子文件的整理要求：

1.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》的規(guī)定。

1.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

1.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894 等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)等。

在進(jìn)行電子檔案管理過程中，除執(zhí)行國家的法律法規(guī)外，還應(yīng)該制定嚴(yán)格的電子檔案的歸檔、保管、定期備份、借閱、銷毀等切實可行的內(nèi)部管理制度，對電子檔案實行規(guī)范化的管理。

2、做好電子檔案收集與管理安全

2.1電子檔案的收集應(yīng)形成由單位檔案部門聯(lián)合各個業(yè)務(wù)部門同步進(jìn)行，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的收集歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，業(yè)務(wù)部門全程參與配合并同時提供相關(guān)電子原始數(shù)據(jù)。

2.2 檔案部門在收集電子檔案時，應(yīng)包括元數(shù)據(jù)和背景信息的收集，元數(shù)據(jù)是電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，如描述電子文件的編排與內(nèi)部結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)等[2]。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來，元數(shù)據(jù)是保持電子文件真實性完整性和長期可讀性的關(guān)鍵，并對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進(jìn)行鑒定。鑒別電子文件的保存價值，并對電子文件真實性、可讀性及其數(shù)據(jù)特性實施判斷，包括價值鑒定和技術(shù)鑒定。

2.3 做好電子檔案系統(tǒng)的安全管理，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。首先建立健全電子檔案系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)對密碼、口令、授權(quán)的管理；如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩鴮﹄娮游募M(jìn)行特定的保護(hù)；做好電子檔案使用權(quán)限的審核；根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄；加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理[3]。

其次采用先進(jìn)的計算機(jī)操作系統(tǒng)并對數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行加密；三是采取必需的技術(shù)手段來防范病毒和黑客對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的攻擊和破壞。

3、人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍。在電子信息日益發(fā)展的今天，檔案管理工作者不僅需要具備檔案學(xué)、圖書、情報的專業(yè)知識和一定外語水平[4]，還需要具有較強(qiáng)的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4、電子系統(tǒng)硬件設(shè)備安全性，嚴(yán)格控制庫房環(huán)境

由于電子檔案的新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)，其保管手段也必須與時俱進(jìn)，緊跟當(dāng)代計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，不斷引進(jìn)先進(jìn)的存儲介質(zhì)和技術(shù)手段，從而有效地保證電子檔案的安全性和時效性。同時，需要嚴(yán)格控制介質(zhì)的保存環(huán)境，做好庫房的防磁、防塵、防光、防有害氣體，嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度，并對儲存介質(zhì)定期遷移復(fù)制、防止載體的損壞，造成電子檔案信息的丟失。

參考文獻(xiàn)

[1]http：//www.hbda.gov.cn/manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId;=9312

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[4]朱麗.關(guān)于信息時代的電子檔案管理探討[J] 經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息，2013，34：25.