淺議我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略

賈國云

摘 要：隨著計算技術的不斷發(fā)展，我國信息化技術發(fā)展面臨著新的機遇，同樣，檔案數(shù)字化建設也會面臨新的問題，檔案管理工作最為國家基礎工作，是保證國家生產(chǎn)生活的基礎建設，而計算機技術的普及，導致檔案數(shù)字化建設成為未來發(fā)展的必然趨勢。同時，檔案數(shù)字化管理不僅可以讓管理人員的工作變得更加便捷，也提高了檔案管理的水平。本文對檔案數(shù)字化建設的意義和必要性進行闡述，并對其未來發(fā)展方向進行分析。

關鍵字：檔案數(shù)字化；建設；發(fā)展趨勢

1 檔案數(shù)字化建設的意義

不論是在企業(yè)還是日常生活中，檔案都有著重要的作用。個人在學習中，可以對學習生活進行記錄，并形成檔案，在后期鞏固知識時有著重要的意義。而從社會會角度來講，檔案又是社會信息資源，在社會發(fā)展過程可以為日常生產(chǎn)提供保障，所以建設數(shù)字化檔案在社會發(fā)展中有著重要的意義，完善的數(shù)字化檔案可以推動市場經(jīng)濟的發(fā)展，在檔案管理中，對檔案進行數(shù)字化建設已經(jīng)成為首要任務。

1.1 信息時代發(fā)展需要檔案數(shù)字化建設

隨著世界科技的發(fā)展和基本，計算機技術在我國得到了不斷了普及，而網(wǎng)絡技術和通信技術都得到了快速的發(fā)展，而信息化時代的來臨，為人們帶來了新的生活方式，特別是其使用范圍也在不斷的進行擴展，在這中大環(huán)境中，檔案管理工作必然要向信息化建設靠攏，才能不斷滿足檔案管理的需求，并為人們帶來更便捷的工作方式。和傳統(tǒng)檔案管理方式相比，數(shù)字化檔案有著一定的優(yōu)勢，不論是在儲存、操作，還是在使用便捷上，更能滿足檔案管理人員的需求。并且這種管理方式更有利于應用和共享，特別是一些發(fā)達國家的檔案信息也可以通過合法的手段被進行瀏覽和參考。

1.2 社會發(fā)展的需求

檔案內(nèi)容可以更好的對我們的學習和工作進行展現(xiàn)，特別是一些復雜的數(shù)據(jù)，同樣可以轉(zhuǎn)化為圖片并記錄在檔案中，而在后期需要時，這些數(shù)據(jù)可以成為重要的參考資料，除此之外，有些數(shù)據(jù)也屬于社會中的信息資源，而這些數(shù)據(jù)往往具有社會價值。特別是計算機技術發(fā)展以后，人們對檔案的準確性、時效性和查閱方式都有了更對的需求。那么，加快檔案數(shù)字化建設就成為刻不容緩的事情。首先，檔案數(shù)字化，在保存的過程中就更簡單，而且也不需要專門的人員定期對檔案進行檢查，減輕了管理人員工作的復雜性；其次，在對檔案進行儲存時，檔案內(nèi)容更加準確，即使后期需要完善也更簡單；最后不論是查閱方式還是儲存，都更簡單快捷，所以檔案數(shù)字化更符合檔案管理的發(fā)展，也有利于相關人員開展管理工作。

1.3 檔案數(shù)字化建設發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)檔案管理中主要的儲存方式是以紙質(zhì)資料為主，但是由于檔案信息量較大，且內(nèi)容多，所以在儲存的過程中就存在一定問題，比如紙質(zhì)檔案易受潮，容易發(fā)霉，所以檔案期限較短，需要定期對其進行整理；而且由于內(nèi)容較多，人們在儲存時肯定會出現(xiàn)一些問題，導致檔案準確性降低；而人們在對其進行閱讀時，也需要花費更多的時間才能找到需要的資料。相反，隨著檔案數(shù)字化的建設，檔案管理優(yōu)勢會被進一步擴大，比如計算機儲存空間較大，所以在儲存過程中不必擔心內(nèi)容過多而造成儲存困難；而且數(shù)字化檔案可以進行備份，不僅提高了檔案的安全性，即使發(fā)生丟失的情況，也可以及時的被找回；在查閱過程中，數(shù)字化檔案更方便分類，所以查閱起來更方便。

2 我國檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

2.1 我國檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

我國檔案數(shù)字化發(fā)展的主要地區(qū)是北京、天津等，這些成為作為重要的試點地區(qū)，其檔案數(shù)字化發(fā)展至今，已經(jīng)具備了完善體系，而且也具備了一定的先進性，因此可以認為這些城市的檔案數(shù)字化發(fā)展，已經(jīng)進入發(fā)展階段，其標準化和準確度已經(jīng)有了很大的提高。但是，這也只能說明一些發(fā)達地區(qū)的檔案數(shù)字化使用已經(jīng)逐漸達到普及，從整體角度來看，我國檔案數(shù)字化建設和發(fā)達國家相比還有一定的距離，因此整體水平并不高，所以我國檔案數(shù)字化建設仍然處于摸索階段。

2.2 我國檔案數(shù)字化建設的發(fā)展方向與趨勢

我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，讓各個行業(yè)的資源和信息需求都越來越多，所以檔案電子化建設的發(fā)展，不僅是信息化社會發(fā)展的產(chǎn)物，更對的是由于人們的需求而發(fā)展起來的。其次，在檔案管理工作中，檔案數(shù)字化的建設讓管理工作變得更加簡單，并且對于一些需要保密的資料，其保密性更強，所以管理工作的質(zhì)量也得到了提高。在對其建設的過程中，企業(yè)可以選擇一些專業(yè)的公司，讓其代為設計。一方面這些公司的專業(yè)能力較強，且管理經(jīng)驗更加豐富。而且中外包的管理形式，可以有效的降低企業(yè)的成本，同時還節(jié)約了員工勞動力。讓公司有更對的資金可以用在產(chǎn)品創(chuàng)新上，而管理人員的工作量也會有所降低。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，人們對其也會有更深的了解，使用范圍也會不斷被擴大，所以，檔案數(shù)字化建設有著更多的發(fā)展前景。

3 總結(jié)

綜上所述，不論是在日常生活還是在生產(chǎn)建設中，檔案數(shù)字化建設都可以發(fā)揮重要的作用。而數(shù)字化檔案的發(fā)展是人們需求和社會信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物。所以對數(shù)字化檔案進行建設已經(jīng)成為檔案管理今后的主要發(fā)展趨勢。本文對其未來發(fā)展方向進行了簡單的分析，認為檔案數(shù)字化建設在我國今后發(fā)展中有著良好的前景，而且其使用范圍會不斷的被擴大。

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