淺議電子文件檔案化管理

張曉霞

隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，各部門使用辦公自動化管理系統，替代了以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機網絡上辦結，文件從產生到辦結幾乎可以不使用紙和筆。因此而產生的大量電子文件，就需要規范的檔案信息化管理。

電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程才能提供利用，與載體沒有必然的聯系。它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應當前的工作需要，因此，為適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術、有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案管理信息管理模式，并相應的成立地區性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。本著服務社會回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的電子檔案信息服務。

電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段，對各個單位產生的電子文件信息進行集中統一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里。在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息，采取維護電子文件產生原生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

因此電子文件檔案化管理，是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件實行社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

一是電子檔案的歸檔時間與傳統不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔或某一事件周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子簽名封答認證，由檔案工作人員接受登記，按事由原則給出檔案分類號設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特別，還以為避免檔案的流失和病毒的破壞。

二是電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別原始憑證性的關鍵信息也可以改變，這些都使電子文件原始憑證性辨別困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不出錯誤，以確保檔案部門收到電子文件的原始性、真實性和準確性。

三是電子文件在管理方式上和傳統檔案有差異。電子文件的載體易老化變質及信息多媒體、新儲存介質的產生和發展，都會影響電子文件的可讀性。檔案部門可以在接受到電子文件后打印出一份紙質檔案作備份，但最終的解放辦法還是需要計算機技術的發展和文件部門的配合，檔案部門在接受到文件的同時，要馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號。根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號。在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。也可以編制多角度、全方位的檢索工具，以方便檢索查詢信息，用戶只需要給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文，從而減輕了檔案工作人員的勞動強度，提高了工作效率。

電子文件檔案化管理，對檔案管理部門、電子文件形成部門都具有現實意義。檔案管理部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門等各行業人士密切配合，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享作出應有的貢獻。