縣級公共資源交易類檔案規范化管理研究

于海燕

摘 要：隨著近些年來信息技術的發展，不斷推動著檔案管理的規范化發展。檔案的規范化管理在部門的決策方面起著越來越重要的作用。通過檔案的規范化管理，可以明顯的提升縣級檔案的管理水平，從而提高相關部門與單位的工作效率，更好的服務于相關部門。基于此，本文將對縣級公共資源交易類檔案的規范化管理進行研究，從而為相關的檔案規范化管理提供借鑒。

關鍵詞：公共資源交易類檔案；規范化；管理

近些年來隨著我國經濟的發展，我國公共資源交易市場也獲得了較大的發展，并且越來越完善，公共交易的規模與頻次都在不斷的擴大，這在一定程度上也推動了我國經濟的發展。對于當前的縣級公共資源交易類檔案管理進行制度化與規范化，可以有效的促進縣級公共資源的交易與調度，實現公共資源的最優配置，同時對縣級公共資源交易市場的規范化也起著巨大的推動作用。因此，本文將對縣級公共資源交易類檔案管理的規范化進行分析。

1 縣級公共資源交易類檔案管理現狀

1.1 檔案管理成本與監管、定位方面的問題

當前，縣級公共資源交易類檔案的管理較為分散，造成許多檔案管理部門內檔案室的建設大多相類似，對公共資源造成極大的浪費，也使得縣級檔案管理工作的成本上升。并且一些檔案管理室建造不規范，使得檔案文件無法得到有效的保護[1]。在當前縣級公共資源交易類檔案市場中，檔案管理單位同時兼顧參與者與管理者的角色，使得公共資源交易市場不公平的現象嚴重。在落后的公共資源交易類檔案規范管理體制中，檔案管理單位的職責不明確，使得相關監察單位無法對檔案管理單位的工作做到有效的監管，無法保障檔案管理的規范性。并且多數的地方公共資源交易管理人員并不是專業的管理人員，專業素質參差不齊，從而無法使檔案管理工作得到有效的規范。

1.2 交易類檔案管理不規范

從當前的縣級公共資源交易類檔案管理來看，公共資源交易檔案管理存在管理模糊的問題，相關的管理規則也不夠明確，沒有統一的規范。這樣的檔案管理工作嚴重的降低了縣級公共資源交易類檔案管理的工作效率，同時使得縣級公共資源交易檔案管理單位職權混亂，從而削弱了檔案管理單位作用。造成地方公共資源交易檔案管理工作不規范的重要原因還在于沒有統一的法律管理制度。在目前，雖然已經存在許多與地方公共資源交易類檔案管理相關的法律出臺，但是，這些法律法規存在較大的行業性，沒有統一的、通用的法律法規，這在很大程度上制約了地方對公共資源的配置，對縣級公共資源交易類檔案管理工作也造成了不小的影響[2]。在對法律的解讀方面，還存在許多誤讀、片面解讀的情況，這也是造成地方公共資源交易類檔案管理工作混亂的重要原因。

2 縣級公共資源交易類檔案規范化管理

2.1 完善檔案管理機制，明確立檔責任人

在縣級公共資源交易類檔案管理中，需要完善檔案管理機制，發揮監察單位的作用，從而維護縣級公共資源交易市場檔案管理的秩序，加大對公共資源交易類檔案管理違法行為的打擊力度，以提高公共資源交易類檔案管理的合法性以及規范性。并且還需明確立檔責任人，在我國的縣級公共資源交易類檔案中，立檔責任人指的是我國縣級公共資源交易活動的參與單位，活動的參與單位需要明確檔案資料的歸檔范圍，資料歸檔范圍的是依據縣級公共資源交易的具體項目來確定[3]。立檔單位需要根據規定的相關標準，建立檔案資料管理室。對檔案資料管理室的建設，也需要根據相關的標準，在檔案室的內部配置相應的防火、防潮設備，對可能出現的意外情況，比如：檔案資料發霉、破損等，需要安排專業的人員進行處理，預防以及處理意外事故的發生。

2.2 強化檔案的細節管理，對檔案管理準確的定位

要強化檔案的細節管理，對檔案管理準確的定位。在檔案工作人員進行檔案工作時，需要對檔案管理準確的定位，認識到檔案管理工作的重要性，此外，還要加強對檔案的細節管理，在完成對檔案文件的收集與整理工作之后，需要及時登記檔案文件，以此規范檔案文件的立卷與整理。并且縣級公共資源交易類檔案在經過核準、審批、審定等公共資源交易過程之后，項目的備案審核單位與建設單位各保存一份，立檔單位保存檔案的復印件。如果文件資料只有一份，那么項目的備案審核單位保存文件資料的原件，項目的建設單位與立檔單位保存文件資料的復印件。在文件資料的復印件上，需要含有原單位的名稱、時間，并且還要蓋上原件單位的印章。對公共資源交易類建設項目的相關機構，立檔單位需要對牽涉到的單位資料進行收集保管。對一些裝訂好的文件資料，要盡量選取防腐性能好、材質穩定的材料對資料進行儲存保護[4]。

2.3 制定相應的法律法規，規范化檔案保管期的管理

需要根據公共資源交易類檔案管理的特性，制定明確的法律法規，從而避免法律誤讀現象出現，防止檔案管理工作的混亂。同時，還需要規范化檔案的保管期。在縣級的公共資源交易類檔案的管理中，需要按照相關規定，明確檔案保管期的期限。在不同的檔案中，保管期有多種。工程招標檔案的保管期有三種，保管期的期限有長有短，短期的檔案保管期一般在14年及以下，除短期之外，還有永久的檔案保存期。一般資源交易類檔案的檔案保管期為長期，與文件資料中合同所寫明的日期相一致[5]。永久的檔案保存期一般是發生在一些一次性的轉讓項目中。在拍賣機構的檔案資料保存中，一般檔案保存期都在9年以上，檔案保存期的起始時間是在拍賣成交合同簽好那一刻。

2.4 提高公共資源交易類檔案管理人員的管理水平

對公共資源交易類檔案管理，還需要明確檔案管理人員的職責，將最新的網絡信息技術引入到檔案管理工作中，建立檔案管理網絡，統一檔案的收集管理工作，方便管理人員對檔案的整理，同時也有利于檔案的保存以及銷毀。以此建立的規范的檔案管理流程，可以明顯的提高檔案管理人員的檔案管理意識，增強檔案管理人員的檔案管理能力。立檔單位還需要加強對檔案管理人員的檔案管理技能的培訓，從而提高檔案管理人員對相關規范的了解。

3 結語

當前的縣級公共資源交易類檔案管理，在不斷朝規范化發展的同時，還存在較多的問題，如：管理成本較高、監管不到位、管理不規范、公共資源交易類檔案管理定位不準確等。因此，需要完善檔案管理機制，明確立檔責任人，強化檔案管理，并明確檔案的保管期限以及保密級別，提高公共資源交易類檔案管理人員的管理水平，并且，立檔單位還需要加強對檔案管理人員的檔案管理技能的培訓，提高檔案管理人員對相關規范與法律法規的熟悉程度。從而使縣級公共資源交易類檔案管理走向規范化，提升檔案管理水準，促進檔案管理事業的發展。

參考文獻

[1]黃鳳平.貫徹落實五大發展理念全面開創檔案事業跨越發展新局面——在全省檔案工作暨表彰先進會議上的講話[J].云南檔案，2016，02：8-17.

[2].省檔案局黨組書記、局（館）長胡振榮在全省檔案工作暨表彰先進會議上的講話（節選）[J].檔案時空，2016，02：9-14.

[3].站在新起點蓄力新征程同心譜寫龍江檔案事業發展新篇章——齊秀娟同志在全省檔案工作暨表彰先進會議上的報告[J].黑龍江檔案，2016，01：6-10.

[4]趙煥林.繼往開來銳意進取為建設富庶文明幸福新遼寧而奮斗遼寧省檔案局（館）長趙煥林在全省檔案工作會議上的講話[J].蘭臺世界，2012，07：5-8.

[5].加強檔案資源建設提升檔案服務功能促進檔案事業科學發展——遼寧省檔案局（館）長趙煥林在全省檔案工作會議上的講話[J].蘭臺世界，2015，04：4-7.