大數據時代的檔案工作

（Big data）是IT行業自Web2.0、云計算、物聯網之后的又一輪網絡技術革命，美國奧巴馬總統將數據定義為“未來的石油”，是與陸、海、空同等重要的“國家核心資產”。著名未來學家阿爾文托夫勒編寫的《第三次浪潮》一書中，把大數據贊頌為“第三次浪潮的華彩樂章”。大數據時代的到來對檔案管理工作產生了巨大的沖擊和影響，把大數據的巨量數據資源、創新思維、技術革新運用到檔案管理 ，以最佳的方式更好地為國守史，為黨管檔、為民服務。

一是有利于保護各類檔案文化資源，確保檔案收集的完整性。檔案資源是人類發展、社會變遷和個人進步的歷史記錄，完整的保護檔案資源對國家機構、社會組織、家庭以及個人來說具有非常重大的意義和作用，檔案資源所承載的是價值厚重的“國家記憶”。在檔案資源收集、技術處理能力受限的時代，以檔案的來源、價值大小、重要性等進行有選擇的歸檔是受主客觀條件所限。大數據時代的到來顛覆了傳統的思維方式，提出了“全數據”概念，檔案來源渠道更加廣泛，一切信息皆可歸檔，大大擴寬了檔案資源的收集范圍，有利于保存各種類型的檔案資源，保證“檔案全數據”的完整。

二是有利于優化檔案業務工作流程，提升檔案業務管理工作能力。傳統的檔案業務工作環節中，檔案管理主要靠人工、檔案的收集主要靠“索要”，檔案的管理純粹靠“手工”、檔案的利用服務很“被動”。大數據時代，云計算、云存儲、微服務、云服務、遠程服務、大數據挖掘和分析等技術，檔案網絡管理系統和應用平臺的出現，實現檔案“收”、“管”“用”的全流程控制、全技術支持、全智能服務，可以有效減輕檔案工作者任務負擔，利用信息科學技術提高管理工作水平。

三是有利于挖掘檔案增值信息，創造社會、經濟雙重效益。檔案的最終價值體現在提供利用。在浩瀚的檔案資源中，現在使用和利用的僅僅是其中的冰山一角，還有更多的檔案資源被迫歸于沉寂，等待我們去發掘它們的價值，利用大數據技術開發使用檔案管理軟件和系統，有利于把具有民族價值、文化價值、民生價值、社會價值、經濟價值的檔案進行深挖分析，以供全社會享用。

四是有利于加強檔案管理機構的職能職責，構建科學的檔案管理體系。隨者信息社會的高速發展，傳統的檔案管理方式已經滿足檔案信息數量與日俱增的管理需求，二者之間的矛盾日漸突出。大數據時代下檔案管理模式創新研究，尤其是對檔案管理機構的準確定位和職能優化，有利于提高檔案信息資源存量與增量保存的效率，有利于加強檔案部門與其他部門的協同合作，同時又節省了人力、物力和財力，為建立科學的現代化管理模式創造了可能。

大數據是信息科技領域顛覆性的技術變革，但大數據不止是技術的創新，實質上是計算機服務時代的來臨，馬云說，未來三十年，因為數據經濟，人類社會將會真正進入巨大的變革時代，未來的世界，我們將不再由石油驅動，二是有數據驅動。利用服務是數據存在的最終目的和意義，大數據的產生卻改變了人的需求，利用服務不再簡單純粹，檔案用戶不再只滿足于文件的利用，而是想要獲得數據背后的信息內容和蘊藏的隱形知識。

“大數據時代的預言家”維克托.邁爾.舍恩伯格編寫的《大數據時代》一書中對大數據定義是不用隨機分析法（抽樣調查）這樣的捷徑，而是采用所有數據的方法，也就是說大數據將才有整體分析法來替代過去的抽樣分析法，將人們從傳統的定式思維習慣中抽離出來。檔案服務在大數據時代必將朝著社會化、多元化方向發展，檔案管理重心向前傾斜。第一是由“為國守史，為黨管史”向國家“為民服務”傾斜。檔案部門不能再是“守財奴”，國家賦予的責任要堅守，黨的利益要堅持，但檔案部門不應再是“守財奴”，國家賦予的責任要堅守，黨的利益要堅持。但檔案部門不應再是把著一張門，守著幾張紙，服務幾個人的守舊狀態，民生利益是新時代國家給予民眾的切身利益。第二是由“坐等人上門”向“主動型服務”傾斜。大數據時代，檔案部門不僅可以運用信息技術把隱藏在海量數據中的知識揭示出來，對用戶的利用習慣和興趣趣向進行數據挖掘和量化分析，改變檔案利用服務方式，提升檔案服務的主觀能動性，向用戶提供信息抓取準、知識含量高的檔案定制、推送服務，實現大檔案大服務。第三是提供一站式一條龍服務。數據的多寡是影響服務質量因素之一，因此用戶希望檔案部門提供的服務是不受時空限制的海量數據資源的精細化出差結果，在一個地方用一種方式就可以實現“問題-數據-解決方案”一站式一條龍到位服務。

大數據時代，檔案資源要實現物盡其用，就要對其內容深度挖掘，打造檔案資源知識庫，檔案利用者也會因為自身知識水平的提高對檔案服務提出更多的要求，關注它他們新的需求，對傳統的檔案利用服務理念和途徑做出調整，用新思維和新方法，開辟檔案利用服務新高度。檔案服務利用工作將朝著社會化、多元化方向發展，以企業、客戶個性化、差異化需求為導向，提供人性化、智慧化服務“，面對檔案利用者的諸多需求，檔案部門要努力完善四種服務理念。

一是人性化服務。人性化服務就是在檔案服務中體現“以人為本”思想，不能由官老爺心態，以用戶第一為原則，給用戶提供獲取信息的權利，服務過程中表現良好的服務態度，把自己當作服務生，面對用戶熱心、耐心、細心、專心、尤其是基層檔案部門經常要服務一些農民老百姓，對他們的利用訴求要認真傾聽，服務要熱情周到。

二是個性化服務。個性化服務是檔案部門對檔案利用者需求提供精確性匹配的服務。大數據時代信息受眾分類更加明確，用戶的利用需求發生改變，追求個性化服務，享受不受時空限制方便快捷取所需，檔案部門要對用戶的利用需求、行為、方式等細節進行收集、追蹤和分析，預測出他們需要的內容，以參考、定制等方式推送給用戶。

三是智能化服務。智能化服務是檔案服務的最高技術水平。大數據時代更注重技術的應用，檔案服務技術水平也要提高，檔案部門要有智能化的檔案數據處理系統，能夠快速完成數據分析任務，智能抓取有效信息，提供便捷服務通道，這不僅有助于檔案部門發現隱形知識，還有利于從檔案服務向知識服務跨越，實現檔案知識的順暢流通與廣泛傳播。

四是知識化服務。知識化服務是一種基于網絡環境下的開放式的服務，是檔案服務發展的趨勢和方向。檔案知識化服務應以知識管理理念為指導，以檔案資源為核心，以大數據技術為支點，以檔案知識挖掘為重點，以檔案知識應用和知識創新為目標來構建檔案知識服務體系，完成知識提供與檢索、知識整合與加工、知識共享與交流的一體化服務。

網絡的發展改變了信息傳播的方式，豐富了信息傳播的渠道，檔案服務借閱、咨詢、展覽等傳統途徑將得到調整，檔案服務途徑多樣化網絡化，應用各種新興媒體、發揮網絡遠程功能、基于云計算云存儲的云服務手段將成為大數據時代檔案服務新戰場。

微服務。服務主要之一是通過微博微信等新媒體為載體即時傳播信息的服務形式。微博即一句話博客，是一個基于用戶關系信息分享、傳播、交流以及獲取的社交網絡平臺，主要涉及信息發布、網絡營銷、政府管理以及個人交流等方面，是中國網民上網的主要社交平臺之一。微信是一個為智能終端提供即時通訊服務的免費應用程序，通過網絡快速發送短信、語音、視頻、圖片和文字，微信公眾平臺的訂閱號和服務號就是為微信用戶提供公共信息、咨詢和服務的平臺。檔案部門或檔案學會通過開通微博微信可以傳達檔案信息和傳送服務項目，向社會公眾提供方便快捷的檔案服務，拉近檔案與大眾的距離，拓寬檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的效率，還可以交流互動、共享信息、加強協作，為社會提供更好的檔案服務。

遠程服務。遠程服務指利用通信手段實現不同地域之間的實時人工服務方式。遠程服務具有方便快捷、節約成本、服務對象沒有地域限制、服務可集中化管理的優點和優勢，非常適合于大數據時代的網絡檔案服務。檔案信息遠程服務以數字化地信息資源為基礎，依靠科學技術，通過網站、電子郵件或實時交互的形式，向用戶提供遠距離檔案信息咨詢和服務。檔案部門要在加強檔案資源建設的同時，加快采用信息技術，充分利用網絡優勢，建設好覆蓋廣、內容全、檢索快的檔案遠程利用服務平臺。

云服務。云服務指通過網絡以按需、易擴展的方式獲得所需服務，它是一種基于互聯網的相關服務的增加、使用和交付模式，涉及通過互聯網來提供動態易擴展且經常是虛擬化的資源。檔案云服務是以云計算技術為基礎，以云存儲資源為保障，將分散的檔案信息通過云平臺組織構建起來形成服務云，借助這些云平臺強大的計算能力和低成本、高安全性等特性來提高國家檔案信息資源共享效率的一種檔案資源服務模式。國家檔案局開展的“中國檔案云”項目就是致力于打造國家級開放的檔案信息資源共享利用系統，它以云技術云存儲為依托，覆蓋全國各級各類檔案館，為社會公眾提供開放檔案信息查詢利用服務的專業化平臺，將成為互聯網用戶訪問全國開放檔案資源的統一門戶，提供一站式全方位服務。

2012年12月25日，國家檔案局楊冬權局長在全國檔案局（館）張會議上講話要求加快檔案信息化建設，提高檔案科技的驅動力內生力，以數字化建設為先導，促進檔案信息化與檔案服務體系深度融合。大數據時代，檔案信息化步伐加快，檔案管理趨向結構化、系統化、檔案部門要學會應用新一代信息技術及相關工具和方法，穩步開展檔案數字化和電子檔案接收工作，進一步提高檔案資源優化整合能力。

一是繼續推進“存量數字化，增量電子化”戰略。檔案部門要以“存量數字化”的要求極力推進傳統載體檔案數字化，尤其是對資質檔案要加快數字化進程，查閱時用數字化檔案代替原件利用，保護并延長紙質檔案壽命。二是要以“增量電子化”為任務對歸檔、接收進館檔案要求全面實行原生電子文件形式，新形成的電子文件即時歸檔保存并按時接收進檔案館保護。大數據時代，檔案部門要嚴格要求黨政機關單位對歸檔文件實施電子化管理，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整可用；接收檔案以電子化版本為主，在范圍上多注重民生電子形式檔案的就收，在種類上多收集多媒體、數據庫、網頁等形式的檔案資源、在加強電子檔案接收管理方面，國家將制定一批實用性高操作性強的文件，如《電子檔案準確性、完整性、可用性、安全性檢測規范》、《海量電子文件數據存儲指南》、《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指引》等，這些文件今年將陸續出臺，著重考慮網絡信息的歸檔工作，黨政機關等單位的門戶網站、政務微博、政務微信等新興發布平臺的信息歸檔工作將逐步提上日程，成為檔案部門一項新任務新挑戰。

二是優化資源結構。檔案資源的底層化、碎片化，各種檔案資源散落在互不連通的數據庫中，成為一座座“信息孤島”，如何連通這些孤立的數據庫，將分散的檔案資源集中起來，實現檔案資源的優化整合，發揮出檔案資源最大價值，是大數據時代檔案管理的一個重要挑戰。檔案部門沒有能力對所有的檔案資源兼容并包，需要和不同的群體合作，一是檔案部門系統內部之間的互聯，二是與文化館、圖書館等相互學科之間的互助，三是和網絡商和數據開發公司的互通，最重要的是檔案部門要與社會進行資源、技術、人才方面的交流合作，收集更多的資源，運用更強的技術、借助互聯網的計算方式，將全國的檔案資源進行整合，形成“中國檔案云”，完成檔案資源的優化整合，充分發揮檔案資源的集聚效應。

檔案行政管理根據國家各項建設事業的需要，對全國的檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動，是國家整個行政工作的重要組成部分。大數據時代，檔案部門必須正確認知局與館各自的職能范圍，要善于借助社會力量逐步放開服務“大包攬”方式，切實轉變行政職能，提高行政管理能力。

大數據時代，檔案部門需理順檔案管理機制，改變局與館性質、職能混亂無序的現狀、各級檔案行政管理部門的職責是依法統一監督指導本行政區域內黨政機關和其他事業單位的檔案工作，各級國家綜合檔案館的職責是集中管理本級黨政機關和其他單位的檔案，檔案局的行政事務和檔案館的管理事務要嚴格分別開來，確保分工明確、樹立起檔案行政管理的威嚴。檔案部門要順應時代發展和自我職能轉變需求，積極引導社會力量參與檔案服務工作，要把社會力量參與檔案事務活動作為檔案事業發展的重要補充形式，發揮檔案學會、檔案學術交流機構這些社會組織的協同作用，積極扶持與檔案有關的咨詢業、信息開發業、軟件行業、網絡公司以及檔案用品制造業、檔案文化教育服務業的發展；檔案部門要規范并支持檔案中介機構、專業機構參與當那事務活動，幫助開展社會宣傳和服務，增強檔案中介服務知名度和影響力，通過專業檔案整理團隊達到既完成了檔案整理工作，又能在督察管理中提高檔案行政的權威性的目的。

大數據時代，檔案數量增多、檔案需求的改變、檔案服務的擴展、檔案信息技術的應用，使得檔案部門只有加強與社會組織的交流合作才能與時代同步，贏得先機謀得發展。電子檔案的收集、檔案數字化都需要檔案部門加強與網絡服務商、數據開發公司等信息行業的合作。互聯網給檔案部門帶來大量即是福利也是負擔，數量大種類多的資源充實了檔案資源庫，但如何從海量的資源中篩選出有價值的信息作為檔案保存是檔案部門憂思的難題，檔案部門與網絡服務商的溝通與合作就成為必要選擇，借助網絡服務商的幫助，從信息源頭剔除垃圾信息保留有用信息供檔案部門收集，大大提高檔案的質量。這些收集來的電子檔案和庫存檔案數字化產生的電子檔案的管理工作遠遠超出了檔案部門的工作能力范圍，檔案部門要積極主動與數據開發公司合作，通過公司專業人才、專業技術、專業軟件的幫助協同完成對電子檔案的管理。

大數據時代檔案管理將朝著知識管理、信息管理集約化服務的方向發展，新的形勢需要檔案工作者以創新開放的互聯網思維，把大數據的巨量數據資源、創新思維、技術革新運用到檔案管理中去，以最佳的方式更好地為國守史、為黨官檔、為民服務。

作者簡介

文雯，湖北省電力公司，研究生。