論人事檔案在人力資源管理中的效用

黃清華

摘 要：近些年來，隨著外在競爭壓力的不斷增大，單位也要加強(qiáng)對自身的管理，在加強(qiáng)管理過程中檔案管理被提升到另一個高度。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在單位管理中扮演著重要的角色。本文主要從人事檔案管理的功能、人力資源管理使用人事檔案的概率以及他們之間的關(guān)系等方面，闡述了人事檔案管理對整個單位的發(fā)展以及人事管理過程中的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；管理

1 引言

21世紀(jì)是以知識和信息為特征的新時代，檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業(yè)、公民活動中產(chǎn)生的有保存價值的信息資料。因此，檔案工作者必須認(rèn)清形勢的變化，緊跟時代的步法，進(jìn)一步解放思想，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，加快檔案事業(yè)不斷發(fā)展，更好地為國家、為人民服務(wù)。

2 人事檔案管理的概念

對一個職工在單位中的具體活動行為和表現(xiàn)進(jìn)行記錄收集并且存檔后得到的紙質(zhì)資料或是電子資料的集合即為人事檔案，這其中包含了職工的很多信息，比如家庭背景、個人情況以及工作狀態(tài)等。人事檔案能夠反應(yīng)出職工的個人經(jīng)歷、學(xué)歷、才能、品德素質(zhì)水平以及在工作中的具體表現(xiàn)，是單位為一個人集中保留的可以供查閱的信息資料。在一定時間內(nèi)，對整個單位里個人信息資料進(jìn)行收集、整理、存檔、保管和應(yīng)用，就是人事檔案管理工作的職能。

3 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理可以作為人事管理過程中對職工整體素質(zhì)和技能評價的有效依據(jù)，同時也是人力資源管理工作的一部分內(nèi)容。他們之間有被包含關(guān)系，但是又可以獨立的存在。單位人事管理人員可以通過查閱人事檔案來了解和分析職工的工作態(tài)度和個人能力，是人力管理人員對職工績效考核的重要內(nèi)容。人事檔案也是職工信息的載體和職工具體發(fā)展情況的體現(xiàn)。

4 人事檔案在人力資源管理中的作用

1、人事檔案可以為單位的一些決策提供重要的依據(jù)。如績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，關(guān)系著職工的晉升和獎懲，決定著單位對職工的薪酬分配，獎勵機(jī)制等決策。而績效考核需要大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，作出相應(yīng)的決策，從而保證單位的決策科學(xué)化、合理化。

2、人事檔案推動人力資源的開發(fā)。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案互為作用，互為促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

3、人事檔案提供真實可靠的信息，并可優(yōu)化人力資源的合理配置。單位要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個職工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握每個人的最真實全面的個人信息。通過查閱職工檔案了解職工的全部歷史和工作經(jīng)歷，從而為單位在選人、用人提供有價值的參考信息。人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。

5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

1、切實提高檔案管理人員的素質(zhì)。在現(xiàn)代化水平不斷提高的當(dāng)今時代，舊的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能適應(yīng)新形勢下的新要求；讓他們增強(qiáng)服務(wù)意識，改變過去坐等上門的被動方式，積極主動與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。

2、加強(qiáng)溝通與信息傳達(dá)，有效發(fā)揮人事檔案的存在價值。人事檔案管理員要與單位管理者加強(qiáng)溝通，形成默契，人事檔案管理員要及時把研究過程中發(fā)現(xiàn)的異常信息和情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)和決策者，為領(lǐng)導(dǎo)和決策者在做出人力資源可持續(xù)發(fā)展決策時提供參考依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者和決策者應(yīng)當(dāng)對研究成果充分信任，對需要進(jìn)行調(diào)整和決策的信息，應(yīng)立即做出決策，實現(xiàn)人事管理員和人事檔案的存在價值。

3、加強(qiáng)人事檔案的時效性和現(xiàn)代化管理。人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把心新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時補(bǔ)充道人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時效性。人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為介質(zhì)，占用空間大，保管環(huán)境要求高，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺，將個人檔案資料輸入計算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在單位內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握。人事檔案管理工作是一項信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事管理的信息化水平，要將人事檔案的相關(guān)材料及時錄入電腦系統(tǒng)，同時注重挖掘和使用各種系統(tǒng)分析軟件，對人事檔案中的各個要素進(jìn)行全面準(zhǔn)確的分析。同時加快人事檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，且出錯率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。

6 結(jié)語

人事檔案管理雖然是對資料收集、整理的過程，但其檔案里的信息卻是關(guān)于人事方面的。人事檔案中的人員信息管理對人員的考核、人員調(diào)配以及對人員的具體管理都起到一定的指導(dǎo)意義。所以單位人力資管理部門要科學(xué)有效地用好人事檔案，同時單位也要加大對人事檔案管理工作的重視程度，為人力資源管理和分配做好充分的準(zhǔn)備，最終使人事檔案的管理工作更加完善，更加適合單位的發(fā)展。

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