機關檔案的規范管理及檔案信息的有效利用問題探析

楊亞靜

摘 要：機關檔案工作不僅是機關行政管理中的重要內容，也是地區各項事業健康穩定發展的重要依據，能夠真實記錄國家機關的各項工作。而檔案管理作為機關管理的重要環節，其可以體現各機關單位的發展歷程，直接關系到機關效益的提升以及檔案管理工作的質量，因此加強機關檔案的規范管理以及檔案信息的高效利用顯得尤為重要。本文就對機關檔案的規范管理及檔案信息的有效利用問題進行分析和探討。

關鍵詞：機關檔案；規范管理；檔案信息；有效利用

對于機關檔案管理而言，其主要是利用現代化的科技手段和高新技術來管理機關檔案資源，加強機關檔案管理工作可以促進機關內部各項工作的順利實施。當前機關檔案管理工作還存在諸多問題，如管理手段和管理理念落后、管理意識不強等，如果沒有及時解決這些問題，將會影響檔案管理工作的有序進行，無法為機關提供優質服務[1]。這就要求機關單位積極強化檔案管理意識，創新管理手段與方法，以此實現檔案管理工作的改革，提高檔案信息利用的有效性以及檔案管理的水平。

1 機關檔案規范管理及檔案信息有效利用的重要意義

機關檔案工作是一項艱巨而長期的服務工作，檔案價值與作用的體現需要以檔案信息的有效利用為依據。首先，檔案信息的有效利用能夠檢驗檔案管理工作。機關檔案管理工作相對繁雜，需要投入一定的物力、人力和財力，但是檔案管理的主要目的不僅是保障其保存的安全性，還需要為社會發展與經濟建設而服務。只有將檔案服務的職能加以充分發揮，加強檔案信息利用的有效性，才能使檔案煥發活力與生機。其次，檔案信息的有效利用能夠發揮檔案工作的服務職能。檔案信息利用情況是衡量檔案實績與業務工作的標準，而案卷的檢索、庫藏、質量以及檔案資料歸檔的系統與齊全程度等直接影響利用效果，因此需要有效利用檔案信息，有效檢驗檔案工作各項制度的落實情況[2]。最后，檔案信息的有效利用能夠改進檔案管理工作。通常檔案管理工作的改進需要收集與調查檔案信息的利用情況，嚴格遵循機關檔案管理工作的規章制度，由機關組織來鑒定的檔案的保管期限，確定對其是延長期限還是銷毀。當然在鑒定過程中需要對相關因素加以綜合考慮，積極尋找信息利用情況的依據，對檔案價值進行準確判定，從而保證鑒定工作的順利實施，推動檔案事業的長遠發展。

2 機關檔案的規范管理及檔案信息的有效利用

（一）正確認識檔案管理與檔案信息利用的關系

機關檔案管理人員需要做好檔案資源的維護、上架、歸檔、整理和收集等工作，做到重要檔案的編排不重號、資料不遺漏，以此保證檔案管理的規范性，為機關發展提供準確與完整的檔案史料。同時檔案管理人員需要對現有機關檔案資源進行充分利用，編撰各類史志、年鑒和會刊等史料，讓檔案資源更好地服務于本地區和本單位的文化建設，促使人員編撰能力的提升以及管理經驗的豐富。可以說，檔案管理人員需要正確認識到檔案信息利用與檔案管理之間的關系，明確了解檔案規范管理的重要性，從而精準檢索檔案信息資源，避免檢索出錯，實現檔案信息的有效利用。

（二）建立健全檔案管理體制

如果機關檔案管理工作缺乏體制機制的引導，則無法規范科學地開展，因此機關檔案管理部門需要嚴格按照國家規定的法律法律來開展檔案管理工作，如《中華人民共和國檔案法》等。同時管理部門需要從日常管理工作實際情況出發，結合檔案管理條例中的相關規定，制定科學可行的檔案借閱制度、歸檔制度、保密制度以及管理檢查制度等[3]。這樣能夠記錄借閱人的相關信息，保證借閱流程的明晰化與規范化，使檔案管理流程更為合理，增強檔案的準確性，為檔案管理提供有效的理論依據。總而言之，不論哪種制度，其最終的目的都是為了保證檔案信息資源的安全性，促進檔案服務質量與管理水平的提升。

（三）建立集約化的管理模式

集約化管理是現代機構與企業在管理工作中采用的一種有效手段，將管理、財力、人力和物力等要素加以集中并進行統一配置，通過高效、節儉與約束等原則來強化工作效率，達到高效管理與降低成本的目的。隨著社會經濟的快速發展，機關單位保管的檔案資料也不斷增多，增加了檔案管理人員的工作壓力，勢必影響管理工作的質量與效率。傳統的紙質檔案管理模式不再滿足時代發展要求，因此機關檔案管理部門需要采用集約化的管理模式來高效管理與利用檔案信息資源，加大經費投入力度，積極配備現代化的設備，從而方便人員對檔案信息的分類與存檔[4]。此外，機關單位需要打破單位與部門行政隸屬關系的局限性，利用電子政務網絡平臺來建立數據歸檔系統，統一管理檔案文件資源，保證業務系統與數據歸檔系統之間的聯系，做好電子文件檔案的隨時存檔和形成，達到資源共享的目的，提高工作效率與質量。

（四）抓好管理工作關鍵環節

①及時整理。對于機關檔案管理工作而言，往往需要花費大量精力與時間來完成案卷整理工作，如果整理不夠細致與專業，則歸檔案卷將會缺乏規范性。由于案宗整理工作是信息檢索與檔案分類的基礎，因此管理人員需要以檔案標準化管理要求為依據，對案宗封面列出的項目進行完整填寫，保證書本的工整性，并填上相應地整理日期。隨著信息技術和網絡技術的發展，檔案管理基本實現了電子檔案目錄錄入，完成檔案整理工作后可以其類別為依據，做好目錄錄入的工作，便于后續檔案信息資源的檢索，提高檔案資源的利用率。

②及時歸檔。高效管理檔案資源的目的是為了更好地利用資源，因此管理人員在實際工作中需要增強歸檔的實效性、管理的規范性和資源的完整性，及時歸檔形成的檔案資源，避免遺漏檔案信息資源。同時管理人員可以組織開展“創優增效活動”，實現靜檔案的動態化，將檔案的作用加以充分彰顯，促進歸檔及時性的提高。

③優化服務。機關單位在檔案管理過程中，需要建立以借閱為主的審核制度，制定信息全面的檔案借閱或查閱申請表，其中包括保密等級、保管期限、文件或案卷題名、借閱或查閱實踐、申請人姓名等內容，要求借閱者詳實填寫“申請表”，并對檔案資源利用目的加以填寫，審核通過后方可借閱[5]。另外，借閱者利用完檔案信息資源之后，歸還是需要對相關手續進行及時辦理；管理人員則需嚴格按照登記表中填寫的信息做好后續跟蹤服務；如有必要則通過電話回訪等形式來完善信息資源利用情況。對于電子信息檔案資源來說，需要在先注冊再使用，對個人信息進行詳實填寫，然后由管理人員審核同意后方可登錄使用，這樣有利于統籌管理檔案信息，保證檔案管理的規范化與合理性。

3 結束語

機關檔案的規范管理及檔案信息的有效利用具有一定的實踐性價值，能夠有效解決檔案管理中出現的問題，保證檔案管理工作的順利開展，優化利用人力資源，促進檔案信息利用率以及檔案管理質量的提高。因此機關單位在開展檔案管理工作時，需要正確認識檔案管理與檔案信息利用的關系，建立健全檔案管理體制，構建集約化的管理模式，抓好管理工作關鍵環節，從而保證機關檔案管理工作的科學化與規范化發展，實現檔案事業的可持續發展。

參考文獻

[1]葉忠惠. 淺淡機關檔案的規范管理及檔案信息的有效利用[J]. 辦公室業務，2016，09：69+71.

[2]李金苓. 淺析機關檔案的有效管理[J]. 黑龍江檔案，2016，03：99.

[3]劉子芳，劉沛江. 機關檔案工作的有效組織與管理[J]. 檔案管理，2013，03：37-38.

[4]王克偉. 新時期的機關檔案管理工作分析[J]. 勞動保障世界，2016，15：47.

[5]安剛. 做好機關檔案管理工作的對策[J]. 黑龍江檔案，2014，06：67.