基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)問題的探究

周衛(wèi)紅?張霞

摘 要：作為基層檢察機(jī)關(guān)工作開展、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面的主要依據(jù)，檔案管理對(duì)檢察機(jī)關(guān)工作效率的提升發(fā)揮著重要的作用。檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)具有科學(xué)性、服務(wù)性的特點(diǎn)。在管理中實(shí)行科學(xué)有效的檔案管理信息化建設(shè)，可以為檔案的充分利用提供一份可靠地保障。本文主要對(duì)基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理的重要性及措施進(jìn)行了分析與探究。

關(guān)鍵詞：基層檢察機(jī)關(guān)；檔案管理信息化建設(shè)

按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，并與檢察系統(tǒng)檔案工作的實(shí)際情況相結(jié)合，進(jìn)一步加強(qiáng)檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作。作為基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)是指通過加工處理檔案資料，利用數(shù)字化原理及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，科學(xué)配置、開發(fā)及利用檔案資源，以此達(dá)到共享檔案信息資源的目的。其特性為信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息處理一體化、信息利用共享化及信息服務(wù)社會(huì)化等，同時(shí)能夠?qū)z察機(jī)關(guān)原本的歷史面貌加以維護(hù)。與其他一些檔案管理相比，基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)具有較高的服務(wù)性與參考性，也是對(duì)檢察機(jī)關(guān)工作質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)與有效控制的可靠依據(jù)。

1 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1、材料種類過多。文字描述、影音等都是基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理中常見的資料形式，這些資料又產(chǎn)生于多個(gè)渠道，各個(gè)資料之間存在著諸多不同。特別是檔案歸檔時(shí)，需到檔案管理部門進(jìn)行檔案調(diào)閱，因訴訟檔案為檔案總量的9/10以上，將使用大量檔案資料，這種情況下將大大增加檔案管理的難度。基于此，檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)，將各項(xiàng)資料進(jìn)行妥善保管，并對(duì)各項(xiàng)資料之間的關(guān)系進(jìn)行充分分析，確保材料的真實(shí)性與精準(zhǔn)度。在檔案管理信息化建設(shè)中，數(shù)字化檔案將取代紙質(zhì)檔案，能夠在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案信息的傳送與檢索。此時(shí)，各個(gè)部門在檔案調(diào)閱時(shí)即可憑借身份證明將特定密碼輸入，即可及時(shí)查看檔案，這樣可有效提升檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，達(dá)到共享信息、資源的目的。

2、檔案管理貫穿于基層檢察機(jī)關(guān)工作的整個(gè)過程。從檔案收集、歸檔、調(diào)閱及查閱等都離不開檔案管理，在整個(gè)管理過程中全部的數(shù)據(jù)、圖紙、表格等形成了完整的檔案資料，為基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理水平的提升提供了可靠地依據(jù)。作為檔案管理的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)水平的高低對(duì)檔案利用效果起到關(guān)鍵性的作用，為此相關(guān)單位必須重視檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)性及完整性。在檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施中，可對(duì)信息化平臺(tái)迅速統(tǒng)計(jì)、分類對(duì)比等優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行充分利用，為正確決策提供科學(xué)、有效的數(shù)據(jù)資料，同時(shí)能夠?yàn)樗锌剖覙I(yè)務(wù)的開展及時(shí)提供準(zhǔn)確的案件信息，做好查詢相關(guān)數(shù)據(jù)工作，只有這樣才能充分發(fā)揮法律監(jiān)督的作用。

2 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中存有的問題

在落實(shí)與貫徹“科技強(qiáng)檢”戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，需穩(wěn)步推進(jìn)檢察工作信息化進(jìn)度，且全面展開檔案管理信息化建設(shè)。現(xiàn)階段，在硬件、軟件建設(shè)等方面，我國基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)仍存在諸多問題，具體如下：

1、檔案管理信息化設(shè)備投入較低。在基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理中，信息化建設(shè)的前提為檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是基本設(shè)施與配套設(shè)施，如檔案庫房、檔案密集架等。為滿足當(dāng)前數(shù)字化檔案發(fā)展需求，還需完善其配套基礎(chǔ)設(shè)施，如電腦、打印機(jī)、光盤等。因此類設(shè)備投資額度較高，大多數(shù)基層檢察機(jī)關(guān)往往因經(jīng)費(fèi)不足等問題，無法配置齊全所需設(shè)備，進(jìn)而與檔案管理信息化建設(shè)規(guī)定不符。

2、檔案管理信息化規(guī)范化軟件不統(tǒng)一。在公辦自動(dòng)化管理中可充分融入檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件，如檢索、查閱檔案資料，以此達(dá)到自動(dòng)檢索檔案信息資料及進(jìn)行數(shù)字化傳輸。現(xiàn)階段，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)在各地市基層檢察機(jī)關(guān)開展，但嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一規(guī)范性軟件，因各地選取軟件不同，且各個(gè)軟件兼容性較差，致使紙質(zhì)相同的檔案在各個(gè)檢察院人員處理中選取的電子格式不一致，致使掃描、編目及查閱電子檔案也存在極大的不同，這種現(xiàn)象的長期存在，將嚴(yán)重影響開展檔案管理信息化的進(jìn)度。

3 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)問題有效處理的措施

1、加大檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備的投入

在配置基層檢察機(jī)關(guān)檔案設(shè)備時(shí)，不僅要對(duì)其先進(jìn)性進(jìn)行充分思考，還需對(duì)其適用性加以重視。通常情況下，要求檔案管理信息化系統(tǒng)的建立與完善必須以室藏內(nèi)容為主體，以工作效率提升為目的，達(dá)到檔案信息資源開發(fā)、利用及管理工作現(xiàn)代化。同時(shí)，還需進(jìn)行檔案實(shí)體管理系統(tǒng)的建立，如對(duì)檔案完整性、安全性加以維護(hù)，實(shí)現(xiàn)總體檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。隨后進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的建立，其基礎(chǔ)為計(jì)算機(jī)技術(shù)，此時(shí)需進(jìn)行相關(guān)配套軟件的購買，實(shí)現(xiàn)檢察檔案信息共享。在軟件購買環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格遵循當(dāng)?shù)貦z察機(jī)關(guān)的實(shí)際情況及需求，對(duì)軟件的兼容性、擴(kuò)展性等因素進(jìn)行充分考慮，做好各項(xiàng)調(diào)查工作，為檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展提供可靠保障。

2、提高基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)

目前在基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理中普遍存在基層管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的現(xiàn)象，如資料整理過程中過于敷衍、資料收集不認(rèn)真，歸檔不規(guī)范等，這些現(xiàn)象的大量存在導(dǎo)致檔案管理工作難度不斷加大。在檔案管理中，為對(duì)檔案管理水平進(jìn)行有效提升，檢察機(jī)關(guān)專職人員必須端正工作態(tài)度、指導(dǎo)檔案使用人員，確保其操作的規(guī)范性，在各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)層面上確保檔案資料都能詳細(xì)收集，單位應(yīng)組織相關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)課程不定期地讓基層工作人員參加，以此有效提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，確保檔案資源收集的完整性與準(zhǔn)確性，確保檔案歸檔的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)有效性。

3、強(qiáng)化檔案保管與利用

在基層檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展中對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理及有效利用，可以為檢察單位工作的開展、報(bào)告總結(jié)及理論研究提供強(qiáng)有力的保障。在檔案管理信息化建設(shè)中，必須嚴(yán)格遵循相關(guān)管理?xiàng)l例，實(shí)行統(tǒng)一科學(xué)地管理，增強(qiáng)檔案管理的安全性與準(zhǔn)確性，為檔案管理秩序的有效維護(hù)及利用提供一份可靠地依據(jù)。

（1）實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中管理。作為檔案管理中的重要組成部分，檔案保管工作中相關(guān)部門必須進(jìn)行良好保管環(huán)境的創(chuàng)建，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，維護(hù)檔案創(chuàng)建的良好秩序。在數(shù)字化檔案保管中主要內(nèi)容包括：檔案的日常維護(hù)、檔案的修復(fù)管理及設(shè)備的維護(hù)等。作為一個(gè)案件及單位各項(xiàng)工作內(nèi)容的存在形式，在檔案保管中必須做到科學(xué)性與有效性，對(duì)檔案保管工作質(zhì)量進(jìn)行不斷提升，只有這樣才能充分發(fā)揮電子檔案管理的作用。

（2）開發(fā)利用電子檔案資源，是對(duì)檢察機(jī)關(guān)檔案信息及價(jià)值的反映，并利用多種科學(xué)管理方式，對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行建立與完善，確保檔案資源的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

（3）只有轉(zhuǎn)變檢察檔案的服務(wù)方式，才能確保檔案管理與時(shí)代的發(fā)展需求相符合。在檔案管理信息化建設(shè)中，檢察機(jī)關(guān)應(yīng)重視檔案服務(wù)，將原有的傳統(tǒng)單一服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣姆?wù)方式。并對(duì)原有檔案管理模式加以調(diào)整，同時(shí)通過信息技術(shù)，進(jìn)行電子檔案的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的有效提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，基層檢察機(jī)關(guān)作為檢察系統(tǒng)的主體，其辦案任務(wù)占總辦案量的4/5左右，伴隨檢察工作量的逐步加大，檔案數(shù)量也隨之增多，以往檔案管理模式與當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)的工作存在嚴(yán)重的滯后問題，為滿足現(xiàn)代檔案工作發(fā)展需求，在檔案工作中檔案信息化已經(jīng)成為其發(fā)展變革的重點(diǎn)，是傳統(tǒng)檔案過渡到現(xiàn)代檔案的重要階段，是檢察工作、檔案工作得以快速發(fā)展的重要保障。

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