地方檢察檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的實(shí)證研究

李華偉?陳冰

摘 要：在檔案工作中，檔案信息資源開(kāi)發(fā)及利用極為關(guān)鍵。為達(dá)到檢察機(jī)關(guān)工作效率與工作質(zhì)量全面提升，檢察檔案工作的合理開(kāi)發(fā)與充分利用能夠?yàn)榫S護(hù)檢察機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌提供可靠依據(jù)，是國(guó)家檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展道路上的重要基礎(chǔ)。開(kāi)發(fā)及利用地方檢察檔案信息資源能夠充分發(fā)揮檢察檔案信息資源的價(jià)值，能夠?yàn)闄z察機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展作為巨大貢獻(xiàn)。為此，筆者依據(jù)自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)地方檢察檔案信息資源開(kāi)發(fā)及利用的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：地方檢察機(jī)關(guān)；信息資源開(kāi)發(fā)；合理利用

1 地方檢察檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)狀調(diào)研情況

2011年8到9月之間筆者通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查及深度訪談的形式對(duì)某市10個(gè)縣級(jí)檢察院檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用情況進(jìn)行了分析。本次問(wèn)卷題目為26道，以檔案工作者的現(xiàn)有知識(shí)情況出發(fā)，對(duì)當(dāng)前開(kāi)發(fā)與利用檢察檔案信息資源的方法、獲得的成效等方面為主進(jìn)行研究。以該市縣級(jí)檢察院檔案工作者對(duì)此次調(diào)查問(wèn)卷進(jìn)行填寫(xiě)，問(wèn)卷發(fā)出總數(shù)為10份，全部回收，即10份回收，100%回收率，100%問(wèn)卷有效率。具體建設(shè)情況如表1所示。

通過(guò)表1得出，在信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，A市檢察檔案電子化具有較高水平，已經(jīng)基本完成文書(shū)檔案掃描工作，正在緊密開(kāi)展訴訟檔案電子化掃描工作。同時(shí)該檢察院檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)建立，局域網(wǎng)也在逐步完善，基本達(dá)到共享信息資源的目的。其他縣級(jí)檢察院，則檔案信息化建設(shè)步伐較慢，并沒(méi)有全部開(kāi)展訴訟檔案電子化掃描工作，但都已建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

在檢察機(jī)關(guān)檔案利用方面，主要人員為公職人員，其需求主要來(lái)源于工作需要，檔案利用對(duì)象主要集中于文書(shū)、訴訟、會(huì)計(jì)等方面。隨后信息化技術(shù)水平的不斷提升，檢察機(jī)關(guān)逐步建立健全了檔案利用制度，明確規(guī)定了其利用權(quán)限。如A市人民檢察院，通過(guò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可選取計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子版本的快速閱讀，同時(shí)也有利于檔案利用及查詢，大大提升了利用效率。但在全面提升地方檢察檔案信息資源利用的同時(shí)，因全面性、系統(tǒng)性在檔案信息內(nèi)的缺失，導(dǎo)致收集各類檔案的重點(diǎn)存在極大差異，一般都會(huì)將業(yè)務(wù)、日常管理有關(guān)信息作為檔案信息收集的主體，特別是訴訟及文書(shū)檔案，在向檔案室歸納此類檔案時(shí)，整理時(shí)則又沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，只能按照案件、時(shí)間進(jìn)行整理，但該整理方式較為落后，系統(tǒng)性極差，只是在各個(gè)案卷內(nèi)可能存在主題相同的檔案內(nèi)容。除此之外，檔案使用過(guò)程中由于多種因素的影響，如保密等，將嚴(yán)重制約查閱利用的效率，降低利用率，無(wú)法最大限度滿足利用者的要求。現(xiàn)階段傳統(tǒng)的“重藏輕用”觀念及檔案服務(wù)內(nèi)容不足等問(wèn)題的存在，對(duì)充分發(fā)揮檢察檔案利用效果起到了嚴(yán)重阻礙，這都將引起廣大檢察人員的關(guān)注。

2 地方檢察檔案信息資源開(kāi)發(fā)及利用的對(duì)策分析

1、提高認(rèn)識(shí)檢查檔案的程度

在檔案認(rèn)識(shí)方面，當(dāng)前檢察系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)程度已經(jīng)得到了顯著提升，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作愈加重視，檢察單位與檔案局密切配合，積極開(kāi)展綜合評(píng)定、定期復(fù)查各級(jí)檢察機(jī)關(guān)檔案室等相關(guān)工作，要求實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理，積極改善地方檢察院檔案工作環(huán)境，正確定位檢察檔案，重視檔案開(kāi)發(fā)、利用工作，保證向各項(xiàng)檢察工作提供更好的檔案服務(wù)。

2、地方檢察檔案信息資源體系的完善

檢察檔案信息資源是否豐富對(duì)開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源極為關(guān)鍵。作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的基礎(chǔ)前提，應(yīng)對(duì)檢察檔案信息資源體系加以完善，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理檢察檔案，這也是做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作的重點(diǎn)。

（1）做好檢察檔案收集工作，狠抓立卷歸檔環(huán)節(jié)。作為檔案工作的主要內(nèi)容，收集工作能夠統(tǒng)一集中管理檢察工作中產(chǎn)生的所有文件材料，以便于檔案利用。收集重點(diǎn)往往聚焦于文書(shū)、訴訟檔案，其特點(diǎn)為較強(qiáng)基礎(chǔ)性、業(yè)務(wù)性。同時(shí)還應(yīng)重視音像檔案、會(huì)計(jì)檔案等收集。立卷歸檔工作中，在檢察檔案立卷歸檔制度建立與健全的基礎(chǔ)上，應(yīng)向相關(guān)部門(mén)定期、不定期移交文書(shū)材料、訴訟案卷等，要求具有齊全完整的歸檔文件材料，以此滿足歸檔標(biāo)準(zhǔn)及需求。

（2）檢察機(jī)關(guān)檔案室室藏結(jié)構(gòu)的完善。在檢察檔案開(kāi)發(fā)利用結(jié)構(gòu)科學(xué)構(gòu)建中檔案室藏結(jié)構(gòu)應(yīng)具有合理性。在室藏結(jié)構(gòu)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位的為文書(shū)檔案、訴訟檔案，其他檔案類型則處于劣勢(shì)地位。為緩解該現(xiàn)象，地方檢察檔案工作者應(yīng)在合理歸檔文書(shū)、訴訟檔案的前提下，對(duì)收集、保管其他類型檔案加以重視，如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等，以此達(dá)到檔案室室藏豐富及結(jié)構(gòu)優(yōu)化的目的。

3、實(shí)現(xiàn)檢察檔案信息共享

通過(guò)信息化方式，對(duì)檢察檔案信息資源進(jìn)行有效整合，達(dá)到數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化及一體化的目標(biāo)。對(duì)檢察檔案之間存在的各類矛盾逐步解決，避免信息孤島問(wèn)題的長(zhǎng)期存在，最大限度地對(duì)檢察檔案管理效率進(jìn)行提升，實(shí)現(xiàn)利用效果優(yōu)化的目的，且為檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)開(kāi)展提供有利條件。

第一，歷史檔案數(shù)字化整合得以實(shí)現(xiàn)。歷史檔案數(shù)字化掃描及檔案著錄工作的有效完成，充分發(fā)揮歷史檔案利用價(jià)值。

第二，數(shù)字資源網(wǎng)絡(luò)化整合得以實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件的應(yīng)用，不僅能夠?qū)n案室立檔方法加以改變，同時(shí)能夠做到部門(mén)立卷，這種方式能夠大幅度提升檔案信息資源收集效果。

第三，所有檔案資源的系統(tǒng)整合。利用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，可全面對(duì)文書(shū)檔案、訴訟檔案、基建檔案等所有檔案進(jìn)行整合。

第四，各類應(yīng)用系統(tǒng)一體化整合的實(shí)現(xiàn)。歸檔接口一體化的設(shè)置與開(kāi)發(fā)，以此為所有應(yīng)用系統(tǒng)的無(wú)縫銜接模式得以實(shí)現(xiàn)提供有利條件，為應(yīng)用系統(tǒng)信息歸檔速度的全面提升提供保障。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檢察機(jī)關(guān)作為國(guó)家法律檢察機(jī)關(guān)，在整個(gè)檢察工作中檔案工作貫穿始終。檢察檔案工作不僅是檢查機(jī)關(guān)工作效率、質(zhì)量全面提升的保障，更是記錄檢察機(jī)關(guān)所有職能工作活動(dòng)的重要資源，是檢察機(jī)關(guān)歷史發(fā)展過(guò)程的見(jiàn)證文獻(xiàn)，是信息資源得以開(kāi)發(fā)與利用的可靠前提。通過(guò)開(kāi)發(fā)檢察檔案信息資源，能夠?qū)⒂行А⒂杏玫乃夭奶峁┙o立法工作，能夠?qū)⒂辛Φ淖C據(jù)提供給行政執(zhí)法，能夠在很大程度上對(duì)產(chǎn)生的職務(wù)犯罪加以防范，能夠?yàn)榉杀O(jiān)督作用的充分發(fā)揮提供可靠保證。

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