李華偉?陳冰

摘 要:在檔案工作中,檔案信息資源開發(fā)及利用極為關鍵。為達到檢察機關工作效率與工作質(zhì)量全面提升,檢察檔案工作的合理開發(fā)與充分利用能夠為維護檢察機關歷史真實面貌提供可靠依據(jù),是國家檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展道路上的重要基礎。開發(fā)及利用地方檢察檔案信息資源能夠充分發(fā)揮檢察檔案信息資源的價值,能夠為檢察機關單位各項業(yè)務的開展作為巨大貢獻。為此,筆者依據(jù)自身多年工作經(jīng)驗,對地方檢察檔案信息資源開發(fā)及利用的相關知識進行了探討。
關鍵詞:地方檢察機關;信息資源開發(fā);合理利用
1 地方檢察檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀調(diào)研情況
2011年8到9月之間筆者通過問卷調(diào)查及深度訪談的形式對某市10個縣級檢察院檔案信息資源開發(fā)與利用情況進行了分析。本次問卷題目為26道,以檔案工作者的現(xiàn)有知識情況出發(fā),對當前開發(fā)與利用檢察檔案信息資源的方法、獲得的成效等方面為主進行研究。以該市縣級檢察院檔案工作者對此次調(diào)查問卷進行填寫,問卷發(fā)出總數(shù)為10份,全部回收,即10份回收,100%回收率,100%問卷有效率。具體建設情況如表1所示。
通過表1得出,在信息化建設環(huán)節(jié),A市檢察檔案電子化具有較高水平,已經(jīng)基本完成文書檔案掃描工作,正在緊密開展訴訟檔案電子化掃描工作。同時該檢察院檔案管理數(shù)據(jù)庫已經(jīng)建立,局域網(wǎng)也在逐步完善,基本達到共享信息資源的目的。其他縣級檢察院,則檔案信息化建設步伐較慢,并沒有全部開展訴訟檔案電子化掃描工作,但都已建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。
在檢察機關檔案利用方面,主要人員為公職人員,其需求主要來源于工作需要,檔案利用對象主要集中于文書、訴訟、會計等方面。隨后信息化技術水平的不斷提升,檢察機關逐步建立健全了檔案利用制度,明確規(guī)定了其利用權限。如A市人民檢察院,通過檔案數(shù)據(jù)庫的建立,可選取計算機進行電子版本的快速閱讀,同時也有利于檔案利用及查詢,大大提升了利用效率。但在全面提升地方檢察檔案信息資源利用的同時,因全面性、系統(tǒng)性在檔案信息內(nèi)的缺失,導致收集各類檔案的重點存在極大差異,一般都會將業(yè)務、日常管理有關信息作為檔案信息收集的主體,特別是訴訟及文書檔案,在向檔案室歸納此類檔案時,整理時則又沒有統(tǒng)一標準,只能按照案件、時間進行整理,但該整理方式較為落后,系統(tǒng)性極差,只是在各個案卷內(nèi)可能存在主題相同的檔案內(nèi)容。除此之外,檔案使用過程中由于多種因素的影響,如保密等,將嚴重制約查閱利用的效率,降低利用率,無法最大限度滿足利用者的要求?,F(xiàn)階段傳統(tǒng)的“重藏輕用”觀念及檔案服務內(nèi)容不足等問題的存在,對充分發(fā)揮檢察檔案利用效果起到了嚴重阻礙,這都將引起廣大檢察人員的關注。
2 地方檢察檔案信息資源開發(fā)及利用的對策分析
1、提高認識檢查檔案的程度
在檔案認識方面,當前檢察系統(tǒng)的認識程度已經(jīng)得到了顯著提升,領導對檔案工作愈加重視,檢察單位與檔案局密切配合,積極開展綜合評定、定期復查各級檢察機關檔案室等相關工作,要求實現(xiàn)機關檔案工作規(guī)范化管理,積極改善地方檢察院檔案工作環(huán)境,正確定位檢察檔案,重視檔案開發(fā)、利用工作,保證向各項檢察工作提供更好的檔案服務。
2、地方檢察檔案信息資源體系的完善
檢察檔案信息資源是否豐富對開發(fā)、利用檔案信息資源極為關鍵。作為檔案信息資源開發(fā)與利用的基礎前提,應對檢察檔案信息資源體系加以完善,實現(xiàn)規(guī)范管理檢察檔案,這也是做好檔案開發(fā)利用工作的重點。
(1)做好檢察檔案收集工作,狠抓立卷歸檔環(huán)節(jié)。作為檔案工作的主要內(nèi)容,收集工作能夠統(tǒng)一集中管理檢察工作中產(chǎn)生的所有文件材料,以便于檔案利用。收集重點往往聚焦于文書、訴訟檔案,其特點為較強基礎性、業(yè)務性。同時還應重視音像檔案、會計檔案等收集。立卷歸檔工作中,在檢察檔案立卷歸檔制度建立與健全的基礎上,應向相關部門定期、不定期移交文書材料、訴訟案卷等,要求具有齊全完整的歸檔文件材料,以此滿足歸檔標準及需求。
(2)檢察機關檔案室室藏結(jié)構的完善。在檢察檔案開發(fā)利用結(jié)構科學構建中檔案室藏結(jié)構應具有合理性。在室藏結(jié)構中占據(jù)優(yōu)勢地位的為文書檔案、訴訟檔案,其他檔案類型則處于劣勢地位。為緩解該現(xiàn)象,地方檢察檔案工作者應在合理歸檔文書、訴訟檔案的前提下,對收集、保管其他類型檔案加以重視,如會計檔案、基建檔案等,以此達到檔案室室藏豐富及結(jié)構優(yōu)化的目的。
3、實現(xiàn)檢察檔案信息共享
通過信息化方式,對檢察檔案信息資源進行有效整合,達到數(shù)字化、網(wǎng)絡化、系統(tǒng)化及一體化的目標。對檢察檔案之間存在的各類矛盾逐步解決,避免信息孤島問題的長期存在,最大限度地對檢察檔案管理效率進行提升,實現(xiàn)利用效果優(yōu)化的目的,且為檢察機關業(yè)務開展提供有利條件。
第一,歷史檔案數(shù)字化整合得以實現(xiàn)。歷史檔案數(shù)字化掃描及檔案著錄工作的有效完成,充分發(fā)揮歷史檔案利用價值。
第二,數(shù)字資源網(wǎng)絡化整合得以實現(xiàn)。網(wǎng)絡版檔案管理軟件的應用,不僅能夠?qū)n案室立檔方法加以改變,同時能夠做到部門立卷,這種方式能夠大幅度提升檔案信息資源收集效果。
第三,所有檔案資源的系統(tǒng)整合。利用網(wǎng)絡版檔案管理軟件,可全面對文書檔案、訴訟檔案、基建檔案等所有檔案進行整合。
第四,各類應用系統(tǒng)一體化整合的實現(xiàn)。歸檔接口一體化的設置與開發(fā),以此為所有應用系統(tǒng)的無縫銜接模式得以實現(xiàn)提供有利條件,為應用系統(tǒng)信息歸檔速度的全面提升提供保障。
3 結(jié)束語
綜上所述,檢察機關作為國家法律檢察機關,在整個檢察工作中檔案工作貫穿始終。檢察檔案工作不僅是檢查機關工作效率、質(zhì)量全面提升的保障,更是記錄檢察機關所有職能工作活動的重要資源,是檢察機關歷史發(fā)展過程的見證文獻,是信息資源得以開發(fā)與利用的可靠前提。通過開發(fā)檢察檔案信息資源,能夠?qū)⒂行А⒂杏玫乃夭奶峁┙o立法工作,能夠?qū)⒂辛Φ淖C據(jù)提供給行政執(zhí)法,能夠在很大程度上對產(chǎn)生的職務犯罪加以防范,能夠為法律監(jiān)督作用的充分發(fā)揮提供可靠保證。
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